Учет расчетов с подотчетными лицами. Денежные средства организации могут быть выданы под отчет на административно-хозяйственные и операционные цели определенному кругу лиц

Денежные средства организации могут быть выданы под отчет на административно-хозяйственные и операционные цели определенному кругу лиц, установленному приказом руководителя, а также работникам, убывающим в командировку.

Порядок выдачи денежных средств под отчет предусматривает:

– наличие приказа руководителя организации, определяющего круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных сумм, сроки представления авансового отчета об использовании средств;

– соблюдение правил выдачи средств под отчет:

а) только сотрудникам, указанным в приказе руководителя;

б) только лицам, отчитавшимся по ранее полученным авансам;

в) запрещение передачи полученных денежных средств под отчет одним работником другому.

Суммы на командировочные расходы могут выдаваться только лицам, работающим в организации по трудовому договору, заключенному в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Круг лиц в этом случае не ограничен. Суммы командировочных определяются стоимостью проезда, суточными и стоимостью проживания. С точки зрения бухгалтерского учета лимита командировочных расходов не существует, ограничение размера суточных определяется Налоговым кодексом РФ и важно для налогового учета.

Подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет, бухгалтерия вправе произвести удержание этих сумм, о чем издается приказ руководителя. В приказе оговариваются размеры удержания и нарушенные положения действующего в организации порядка использования подотчетных сумм.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет, как правило, имеет одновременно два сальдо: дебетовое и кредитовое (рис. 10.1). Сворачивать сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» запрещается.

ДТ	Сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	КТ
Сн – дебиторская задолженность за работниками по подотчетным суммам на начало месяца	Сн – кредиторская задолженность перед работниками по компенсации произведенных расходов на начало месяца
1. Выдача денежных средств в подотчет 2. Компенсация (оплата) произведенных расходов	1. Списание подотчетных сумм на основании авансовых отчетов 2. Возврат неиспользованных подотчетных сумм
ОборотДТ – итого выдано денежных средств за отчетный месяц	Оборот КТ – итого списано подотчетных сумм за отчетный месяц
Ск – дебиторская задолженность за работниками по подотчетным суммам на конец месяца	Ск – кредиторская задолженность перед работниками по компенсации произведенных расходов на конец месяца

Рис. 10.1. Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В учете расчетов с подотчетными лицами большое значение имеет организация аналитического учета. К счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должно быть открыто столько аналитических счетов, сколько подотчетных лиц имеется в организации. Сальдо за отчетный период выводится по аналитическим счетам.

Выдача денежных средств под отчет оформляется в бухгалтерском учете записью:

Д^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К^Т сч.50 «Касса».

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет (форма № АО-1). На основании авансовых отчетов, приказов о выдаче подотчетных сумм, в которых сформулирована цель выдачи средств, в бухгалтерии организации подотчетные суммы списываются:

а) если были приобретены материальные ценности:

Д^Т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы»,

сч.10 «Материальные»,

сч.15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

б) если была произведена оплата долга поставщикам:

Д^Т сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Затраты на командировку списываются в зависимости от целей командировки:

а) если целью командировки является приобретение материалов, то все расходы относятся на увеличение фактической себестоимости заготовления материалов

Д^Т сч.10 «Материалы»

сч.15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

б) если целью командировки является решение вопросов связанных с капитальными вложениями (со строительством), то затраты относятся на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Д^Т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы»

К^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

в) если цель командировки – заключение договоров по основной деятельности организации, повышение квалификации, решение других управленческих вопросов, то командировочные расходы списываются на общехозяйственные расходы

Д^Т сч.26 «Общехозяйственные расходы»

К^Т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».