ПРИКАЗ _________ N_______

В продольном бланке отметки также располагают на одной строке, но разносят их: слева (у левого поля) проставляют отметку для даты, справа (у правого поля) - отметку для регистрационного номера, например:

ПРИКАЗ

___________ №______________

В бланке письма отметки для проставления даты и регистрационного номера располагают на одной строке одна за другой, независимо от варианта расположения остальных реквизитов бланка. Кроме того, на бланке письма ниже указанных отметок помещают отметку для реквизита "ссылка на регистрационный номер и дату документа", например:

____________ № ____________

на №__________ от__________

Отметки служат для обозначения места, куда проставляют соответствующие даты и номера при оформлении конкретных документов.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Они оказывают влияние на оформление внутренних документов организации даже в тех случаях, когда они создаются рукописным способом (заявление, объяснительная записка). При их оформлении используются те же реквизиты бланков, при этом повторяется не только их состав, но и порядок расположения.

Использование бланков, отражающих не только определенную информацию о фирме, но и ее стиль, является одним из способов создания благоприятного впечатления об организации.

К наиболее часто встречающимся ошибкам в подготовке бланка относятся:

- составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;

- использование наименования организации, которое отличается от закрепленного в учредительных документах (например, сокращенного наименования, не прошедшего регистрацию в государственных органах);

- размещение на бланке справочной информации об авторе, которая не соответствует данным государственной регистрации;

- использование бланков с устаревшей информацией о месте на хождения организации, контактными телефонами, что не дает возможности связаться с автором документа;

- введение в оформление бланка дополнительных элементов (в виде лишних линий, штрихов, вензелей, других "художественных" украшений). Например, отделяют жирной чертой
составные части бланка: наименование организации от почтового адреса, почтовый адрес от места для регистрационного индекса и даты и т. д.;

- использование в качестве эмблемы произвольных рисунков, которые не могут служить средством идентификации организации и сферы ее деятельности;

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных компаний. Это нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для бланков на иностранных языках, которые используются при переписке с иностранными партнёрами.

Конечно, при получении документа в организации основное внимание уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам, в частности, складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности. Пренебрежение правилами составления и оформления бланков приводит не только к негативному воздействию на делового партнера, но часто лишает документ юридической силы.

3.4. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Служебный документ, выступающий носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, доведения его до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан.

Чтобы выпускаемый организацией документ приобрел официальность и бесспорность, а также обязательный характер для тех, кому он адресован, он должен быть наделен юридической силой. Только при таком условии можно не сомневаться в достоверности информации документа и в том, что она может быть использована в сфере управления для осуществления необходимых действий.

Под юридической силой документа понимают его свойство быть подлинным свидетельством, доказательством тех фактов, событий, действий, которые в нем отражены. Это свойство сообщается ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления¹.

Одни документы (например, правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация) изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариальном, арбитражном судах и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Из определения юридической силы документа следует, что орган управления, или должностное лицо, участвующие в его создании, должны:

- соблюдать нормы действующего законодательства и нормативных актов, правила, устанавливающие порядок подготовки и издания документа. Правила могут касаться сроков, дающих право на принятие решения, необходимости согласования вопроса с другими организациями, структурными подразделениями или должностными лицами и т. д.;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая сила документа определяется не только содержанием документа, но наличием необходимых реквизитов, которые должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.

Назначение реквизитов, влияющих на юридическую силу документа, состоит в следующем:

- в юридически значимой форме закрепить предписания о совершении управленческих действий и довести их до адресата и всех лиц, имеющих отношение к документу;

- подтвердить факты, имеющие юридическое значение;

- удостоверить происхождение документа.

3.4.1. Особенности оформления реквизитов, влияющих на юридическую силу документа

Ряд реквизитов, определяющих юридическую силу документа, входят в состав реквизитов бланка и идентифицируют автора документа. В их числе:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта РФ;

- эмблема организация, представленная в виде товарного знака (знака обслуживания);

- наименование организация.

Кроме того, юридически значимым реквизитом является наименование вида документа, т. к. он указывает на компетенцию его автора.

Требования к указанным реквизитам рассмотрены в разделе 3.3.

Для придания документу юридической силы существенное значение имеют наряду с рассмотренными и другие реквизиты.