Код формы документа и код организации

Коды проставляются по Общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации:

- код формы документа - по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

- код организации - автора документа - по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Код формы является элементом идентификации документа. Он проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы документации (УСД). В ОКУД входят унифицированные формы документов (наименования форм и их кодовые обозначения) следующих систем документации:

- организационно-распорядительной документации;

- банковской документации;

- первичной учетной документации;

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;

- бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистической документации;

- учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- документации по труду;

- документации ПФР;

- внешнеторговой документации.

На бланках большинства организационно-распорядительных документов (справок, инструкций, писем и др.), не имеющих четко установленной формы, код не проставляется.

Код организации по ОКПО является элементом электронной идентификации организации и помогает избегать ошибок в длинных и трудно воспринимаемых названиях организаций при информационном обмене.

Код организации размещается на бланке письма и входит в состав справочных данных об организации - авторе документа.

Код федеральных органов исполнительной власти проставляется по ОКОГУ.

ОГРН

ГОСТ Р 630-2003 предусматривает также размещение на бланке письма в составе справочных данных об организации основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица. Он проставляется в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица и Свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН присваивается записи в Едином государственном реестре юридических лиц о создании юридического лица и о первом представлении записи сведений о юридическом лице, которое было зарегистрировано до 1 июля 2002 г. Он состоит из 12 разрядов, которые включают две последние цифры года внесения записи в государственный реестр, кодовое обозначение субъекта РФ в соответствии с федеративным устройством РФ и порядковый номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года. Таким образом, ОГРН не только указывает на факт государственной регистрации организации - автора документа, но и содержит данные о том, в каком году и на территории какого субъекта РФ она была создана.

В настоящее время ОГРН должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438
"О Едином государственном реестре юридических лиц".