Матеріал до практичної роботи

Основні реквізити справочинства Текст - головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Вимоги до мови документів (до тексту документа):

Об`єктивність (відсутність суб'єктивних характеристик):

- уникати особових займенників,умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий.

- відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;

- уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;

- переважне вживання пасивних зворотів: завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.

Логічна послідовність:

- тісний логічний зв'язок між реченнями;

- частотність слів з ознаками мети, причини,результативності (для цього, з цією метою, таким чином);

- чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість:

- викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;

- обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;

- лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.

Уніфікація і стандартизація:

- наявність схем побудови тексту;

- підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.

Ясність викладу і точність опису:

- точний вибір слова;

- правильне користування термінами;

- уникання професіоналізмів;

- орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.

Справочинство (делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.

Реквізити – основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.

Основними реквізитами є:

- зображення герба республіки;

- емблема організації чи підприємства

- зображення урядових нагород

- найменування міністерства чи відомства

- найменування організації чи установи

- назва структурного підрозділу

- адресат

- резолюція

- гриф затвердження

- поштова адреса, номер телефону

- назва виду документа

- дата

- індекс

- дата вхідного документа

- місце складання або видання

- відмітка про контроль

- заголовок до тексту

- текст

- відмітка про наявність додатків

- підпис

- гриф погодження

- відмітка про завірення копії

- візи

- відмітка про виконання документа й відсилання його в справу

Формуляр - сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст.

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на 2 категорії:

- документи з низьким рівнем стандартизації;

- документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації – це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості. Основне для цієї категорії документів - правильно розмістити реквізити і підібрати спосіб викладу тексту. Ця категорія документів в основному існує в формулярах.

Документи з високим рівнем стандартизації – це ділові папери, в яких може бут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, в яких виражена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Документи цієї категорії в основному оформляються на бланках. Переважна кількість документів з високим рівнем стандартизації оформляється як службова документація від імені підприємств, організацій чи установ. Перевага документів високого рівня стандартизації полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки способу викладу тексту.

Спосіб викладу тексту – це добір слів, словосполучень, побудова речень і зв`язки між ними. В основному використовується в документах з низьким рівнем стандартизації і кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. Для цього типу документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.

За способом викладу виділяють такі види текстів:

- розповідь

- опис

- роздум.

Для розповіді, яка відтворює реальне життя у динаміці характерним є:

- вживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій (спочатку, тоді, потім, пізніше), та обставин місця (в Україні, у коледжі, у місті).

- використання дієслів-присудків із значенням послідовності дій, що стосуються однієї особи (народився, навчався, працював);

- можливість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм

(народився, навчаюся, проживаю).

Використовується такий вид тексту в протоколах, звітах, автобіографії

Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей.

Для цього способу викладу характерно:

- вираження одночасності через дієслова однієї часової форми (тільки в минулому, тільки в теперішньому або тільки в майбутньому часі).

- вживання однорідних членів речення;

- використання неповних речень з опущеним присудком (посередині – стіл).

Використовується цей спосіб у актах, наказах, постановах.

Для роздуму, який виражає причиново-наслідкові відношення, характерними є:

- вживання складнопідрядних речень з підрядними причини, мети, умови.

- Використання обставин причини, мети, умови;

- Вживання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, впевненості чи невпевненості. Саме у цьому способі викладу находить своє втілення така логічна форма думки, як доказ.

Використовується в характеристиках, доповідних і пояснювальних записках.

У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Отже, послідовність викладу, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі.