Критерії класифікації документів

Документ – засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен відповідати таким вимогам:

- бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

- не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;

- повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.

Документи групуються за кількома ознаками:

- за найменуванням: заяви, інструкції, службові листи, розписки і т. д:

- за походженням: службові і приватні (особові):

- за місцем створення: внутрішні і зовнішні;

- за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні:

- за формою: стандартні і нестандартні (індивідуальні);

- за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

- за ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні;

- за стадіями створення: оригінали, копії, дублікат;

- за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

- за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

За функціональним призначенням документи поділяються на:

- особові (автобіографія, заява, характеристика, резюме);

- організаційні (статут, положення, інструкція, правила);

- розпорядчі (наказ, розпорядження, постанова, вказівки);

- обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна);

- господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);

- довідково-інформаційні (оголошення, запрошення, довідка, доповідна і пояснювальна записки);

- спеціалізована документація (документація за родом діяльності організації).

Текст - головний реквізит документа, має бути бездоганно відредагованим і оформленим. У практиці діловодства документи поділяються на види і групи. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з них - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.