Проведение презентаций

Презентацииустраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, колледжа, выхода книги известного автора, основания нового банка, фирмы, появления на рынке новых товаров, услуг и т.д. Презентации дают возможность пригласить нужных политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, как для укрепления старых связей, так и для установления новых контактов. При этом тщательно продумывается список лиц, которым заранее рассылаются приглашения.

Цель презентации - проинформировать о ее поводе и убедить людей предпринять какие-либо действия или воздержаться от таковых, пересмотреть свою позицию в отношении прошлых взглядов на решение каких-либо проблем, изменить мнение по некоторым вопросам.

Каждая презентация ограничена по времени и не должна быть всеобъемлющей.

Она бывает успешной, если вызывает у приглашенных лиц желание получить больше информации по данному вопросу, которое может быть удовлетворено другими способами и в другое время. Любая презентация требует хотя бы краткого вступления. Оно состоит из приветствия, представления ведущего презентацию и сообщения о ее предназначении.

Первые несколько минут презентации крайне важны для установления контакта с приглашенными людьми. Существует мнение, что нужно начинать с забавного случая или шутки, чтобы вызвать оживление у аудитории, тем не менее, неудачная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом бывает очень трудно оправиться.

Окончание презентации, как и ее открытие, должно быть продумано заранее и хорошо подготовлено. Оно обычно включает краткое резюме важнейших фактов и аргументов, а также выражение искренней благодарности присутствующим за внимание.

Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода. Сначала уровень внимания высокий, в следующие десять минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно через 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние пять минут опять становится довольно высоким.

Исходя из этого, можно дать следующие рекомендации:

- те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления;

- в связи с тем, что кривая внимания аудитории после первых 10 минут презентации падает, как раз после этого момента и до тех пор, пока она начнет опять возрастать, наибольшее внимание следует уделить различным «домашним заготовкам», призванным повысить интерес аудитории;

- внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если присутствующие не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Внимание

Начало 10 мин 20 мин 30 мин 40 мин Продолжительность

Типичная кривая внимания

Перерыв – важный момент, и в большинстве проводимых презентаций их даже несколько. Тем не менее, иногда они затягиваются. Поэтому рекомендуется делать два перерыва по 10 минут, чем один на 20 минут.

Следует стараться каждый раздел презентации завершать интересным материалом. Если разделы неодинаковые по своей продолжительности, тогда самый длинный раздел должен быть первым, а короткий раздел – последним.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому, и люди стараются поскорее уйти, используя для этого перерывы в ее проведении. А если она перегружена сухими цифрами и неинтересными фактами, то становится совершенно неудобоваримой. Следует также ограничивать поток информации, которую спустя какое-то время становится очень трудно воспринимать.

Презентацию можно разнообразить показом слайдов, видео-сюжетов, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих и другими методами коммуникации.

Просто наличие на столе или демонстрационном стенде каких-нибудь заманчиво выглядящих приборов, изделий, схем, плакатов значительно повышает интерес к происходящему. Перед их демонстрацией внимание повышается, и это отличный момент для того, чтобы сказать что-то важное.

Есть старая английская пословица: «Я услышал – и забыл, я увидел – и запомнил, я сделал – и понял». Аудитория на презентации многое услышит и забудет, тем не менее, она запомнит то, что увидит. Следует быть уверенным, что присутствующие увидят именно то, что должны запомнить.

Имеются различные способы расшевелить аудиторию, удивить ее, сделать более внимательной и восприимчивой. Английский специалист Энтони Джей описывает один из впечатляющих сценических эффектов, который был использован на лекции о войне для офицерского состава: «Ведущий объявил тему, положил на стол маленькую петарду и достал коробок спичек. Пока он открывал коробок, его помощник устроил шумный ярко-красный фейерверк за спиной аудитории. Слушатели, все как один, подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, места, шумового и цветового сопровождения) навсегда остались в их памяти».

Никогда не переоценивайте знания своих слушателей, но и недооценивать их интеллект не следует. Уверенность, что ваша аудитория не умнее вас, может оказаться фатальной, хотя иногда разумно предполагать, что они не так уж хорошо информированы.

Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они многочисленнее, тем более похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненными, они становятся более однородными. В связи с увеличением числа слушателей у ведущего презентацию возникает дополнительная проблема: чем их больше, тем меньше они реагируют на то, что презентуется, и тем больше на ведущего презентацию. Чем многочисленнее аудитория, тем неудобнее она для любителей задавать вопросы, но все-таки их задают, причем они не всегда оказываются кстати.

Существует правило, что если есть какие-то опасения в отношении вопросов, которые могут задать во время презентации, то отвечать на них следует после встречи в индивидуальном порядке и ни в коем случае по ходу ее проведения. Вопросы скорее способны навредить презентации, нежели помочь ей.

Так, например, если выражение неодобрения может быть замаскировано вопросом: «Почему расходы столь велики?», то с ним можно справиться с помощью стандартных, проверенных временем рекомендаций:

- не становиться в оборонительную позицию;

- не вступать в спор, а отложить его на потом.

Или вопрос для проверки ваших знаний: «Как поведет себя этот новый сплав в агрессивной среде?». Золотое правило – не блефовать и не пытаться оправдать своего незнания. Пообещайте, задавшему вопрос, выяснить эту проблему и выполните обещание.

Бывает вопрос-вызов, задаваемый в ответ на некое утверждение, в котором вы посягнули на область знаний одного из участников презентации. Самое лучшее – мгновенно отступить, сохраняя достоинство. И, возможно, спросить у него же ответ.

Реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального накала, а иногда следует попросить задавшего вопрос уточнить его. Имеются различные варианты того, как выйти из этого щекотливого положения:

- ответить на вопрос;

- признать свое незнание и пообещать ответить на него позже;

- переадресовать его эксперту, если он приглашен на презентацию;

- переадресовать его человеку, задавшему вопрос;

- предложить его для всеобщего обсуждения.

Презентации проводятся во второй половине дня. Их участникам вручаются сувениры (ежедневники, записные книжки, календари, авторучки, значки и т.п.)

В программу презентации может быть включена пресс-конференция, заранее планируется обмен речами. Презентация может сопровождаться концертными и эстрадными номерами. Во второй ее половине, а иногда и с самого начала, проходит прием типа «Коктейль», «Фуршет», «Обед-буфет», «Холодный буфет». Если приглашено до 100 человек, то на банкетные столы кладутся карточки с указанием имени и фамилии лиц, для которых предусмотрены соответствующие места. Если приглашено более 100 человек, то эти приемы проводятся без рассадки. Приглашенные на презентацию подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки и отходят от столов, чтобы дать возможность подойти к ним другим.

На презентациях сервировка не очень сложна, правила поведения не столь строги, как на официальных приемах, все проще и уютнее. Главная цель - общение людей между собой, знакомство, установление деловых контактов. Здесь можно затрагивать и обсуждать любые темы в непринужденной обстановке. Не жалейте своих визитных карточек. Обменивайтесь ими с заинтересовавшими вас людьми – отдача будет сторицей.

Продолжительность презентации - полтора-два часа.

Форма одежды: для мужчин – повседневный костюм, для женщин – костюм или платье обычной длины.

---------------------------------------------------------------------------------