Обеспечение перевода на протяжении всего времени пребывания

По каждому пункту также указываются ответственные исполнители.

При решении вопроса о транспортном обслуживании следует иметь в виду, что предоставление мини-автобусов для иностранных партнеров не является нарушением международной вежливости. Напротив, такая форма обеспечения транспортными средствами уместна и удобна в случае прибытия большой делегации.

При разработке программы следует учесть, что во время пребывания деловых партнеров могут проводиться неформальные встречи. Поэтому в программе каждого дня следует оставлять свободное время.

При встрече деловых партнеров главу принимающей стороны сопровождают два-три человека, в том числе в случае необходимости и переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей стороны с супругой.

Первым представляется глава принимающей стороны, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Затем представляется гость – глава иностранной делегации - и представляет свою супругу. После этого глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. Затем глава прибывшей стороны представляет членов своей делегации (женщин представляют первыми).

При встрече рекомендуется женщинам вручать цветы.

После встречи рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке, имея при этом в виду, что по протоколу места в автомобиле делятся на почетные и менее почетные:

- если используется личный автомобиль, за руль которого садится член делегации встречающей стороны, то тогда почетным местом будет место рядом с ним;

- если заказано такси, то главе прибывшей делегации предоставляется место на заднем сидении справа по ходу движения, а не рядом с водителем;

- если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева – глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Перед тем как прибывшие члены иностранной делегации сядут в автомобиль, перед ними следует открыть дверцу. Эта обязанность лежит на одном из членов встречающей делегации или же на водителе, или переводчике.

Рассадка по автомашинам. При посадке в автомобиль первым на заднее сиденье справа по ходу движения садится наиболее почетный гость, с левой стороны, - гость, занимающий второе по значимости положение. Рядом с водителем – переводчик (рис. 1). Если в машине должен разместиться еще один человек, он занимает место между двумя главными гостями, а рядом с водителем садится последний по рангу или занимаемому положению (рис. 2).

В лимузине с откидными сидениями гости располагаются в порядке, показанном на рис. 3.

Иногда условия не позволяют подать автомобиль правой стороной к тротуару. В этом случае садящийся на почетное место пассажир пользуется левой дверцей.

Для высадки пассажиров автомобиль подъезжает таким образом, чтобы гости выходили через правую дверцу, причем первым выходит наиболее почетный гость, за ним – все остальные.

Когда женщина садится в автомобиль, ей следует «вступать» в него сначала одной, а потом и другой ногой. Удобнее будет, слегка присев на сидение, «втянуть» ноги. Выходя из автомобиля, обе ноги надо одновременно поставить на тротуар.

При размещении в гостинице не следует сопровождать гостей до номеров, так как этим вы вынуждаете их пригласить вас на чашку чая или кофе. Не рекомендуется также оставлять гостей у входа в гостиницу, так как у них могут возникнуть проблемы при оформлении документов. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле, предварительно договорившись о протокольном визите.

В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, глава прибывшей делегации наносит визит вежливости

принимающей стороне. Этот визит является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Право выбора конкретного времени и места встречи остается за главой прибывшей делегации, но обычно такая встреча происходит в помещении принимающей стороны. Продолжительность визита не более 30 минут. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за главным гостем. Присутствующим должно быть предложено угощение – чай, кофе, печенье, фрукты (вина и спиртосодержащие напитки не подаются). Возможно преподнесение сувенира главному гостю.

Опаздывать на встречу нельзя. Если гость все же опоздал (допустимо «академическое опоздание» не более 15 минут), то возможно сокращение продолжительности встречи.

После окончания протокольного визита руководитель принимающей стороны провожает гостей до выхода из кабинета или до лестничной площадки или до лифта. Следующая встреча состоится уже за столом переговоров.

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

- главы делегаций могут сидеть на первых местах во главе стола, переводчики сбоку слева от них, далее за столом располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;

- главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегаций согласно занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);

- если в переговорах участвуют три, и более сторон, то они рассаживаются по латинскому алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Главы делегаций председательствуют на переговорах по очереди (на первом заседании руководитель делегации принимающей стороны, потом – по алфавиту).

Пребывание зарубежной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы зарубежных партнеров происходят аналогично встрече только в обратном порядке.

P.S. Транспортные расходы до места назначения и обратно, а также по медицинскому страхованию членов делегации, обычно несет приглашенная сторона. Все другие расходы по приему гостей возлагаются на принимающую сторону.