Командирование сотрудника

Командировочное удостоверение по форме Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

При оформлении командировки следует помнить:

- работник может быть направлен в командировку только по решению работодателя или уполномоченного лица;

- срок командировки определяется руководителем организации и не должен превышать 40 дней (без времени нахождения в пути), а в случае командирования сотрудников для выполнения монтажных или строительных работ — 1 год;

- служебное поручение, выполняемое работником в ходе командировки, должно быть обусловлено трудовым договором;

- трудовое законодательство устанавливает гарантии командированному работнику, то есть в процессе командировки на сотрудника так же распространяются все нормы трудового законодательства, социальные гарантии.

Согласно статье 259 ТК РФ, командировать можно не каждого работника. К таким относятся беременные женщины, работники младше 18 лет (кроме людей творческих профессий).

Есть определенная категория работников, которые могут по определенным причинам отказаться от направления в командировку. К таковым закон относит работников, имеющих больных родственников, требующих постоянного ухода, женщин воспитывающих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.

Работник может быть отправлен в командировку только по решению руководителя организации или уполномоченного на то лица.

Подготовкой документов, для направления работника в командировку, занимается кадровик. В первую очередь, на основании решения руководителя оформляется приказ о направлении работника в командировку. Если командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9, в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).

В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:

- ФИО работника;

- табельный номер работника;

- структурное подразделение работника;

- должность работника;

- цель, срок пребывания и место командировки;

- источники финансирования командировочных расходов;

- документ, на основании которого командируется работник.

Приказ утверждается и подписывается только руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку. В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.

После утверждения и подписания руководителем организации приказа о направлении работника в командировку, сотрудник кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них.

На основании командировочного удостоверения, а точнее сделанных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

Еще одним документом, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.

Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку ", составляемой по унифицированной форме № Т-10а.