Законодательные основы кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».

Положения Закона РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Характер рекомендательный (необязательный) носят методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости.

Также кадровику необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

1. Конституция РФ – ст. 37 Право на труд и отдых.

2. ТК РФ – основной законодательный акт, регулирующий деятельность кадровой службы – ст. 14 Исчисление трудового стажа; ст. 283 Указан перечень документов при трудоустройстве на работу; ст. 62 и ст.66 Определение «Трудовая книжка»

3. ФЗ от 26 июля 2006 года «Об информации, информационных технологиях и защите информации». В этом законе рассматривается защита работы кадровых документов, расписаны характеристики и даны понятия «кадровые документы», «конфиденциальная информация», «пользователь информации».

4. ФЗ от 22 октября 2004 года № 125 «Об архивном деле в РФ» Законом регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

5. ФЗ от 17 декабря 2001 года № 173 «О трудовых пенсиях РФ».

6. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

7. Указ президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне».

8. ФЗ от 29 июля 2004 г. № 98 «О коммерческой тайне».

9. Постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года «125 «О трудовых книжках». В нем зафиксировано основные требования об ограничении распространении трудовых книжек, об ужесточении к записям в трудовую книжку.

10. Постановление МИН труда от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

11. Постановление ГОС комитета России от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплат».

12. Постановление Правительства от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печати и бланков с воспроизведение государственного герба РФ».

13. Постановление МИН труда РФ от 25 ноября 1994 года № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по документационному обеспечению (ДОУ)».

14. Постановление МИН труда от 9 февраля 2004 года № 9 «Об утверждении порядка применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. Основные правила работы архивов организации.

Локальные нормативно-правовые акты:

1. Устав организации.

2. Коллективные договор.

3. Правила внутреннего трудового расписания.

4. Штатное расписание.

5. Положение о кадровой службе.

6. Положение о защите персональных данных.

7. Положение о должностной инструкции.

8. Положение об оплате труда.

9. Положение о структурных подразделениях.

10. Структура и штатная численность.

11. График документооборота.

12. Инструкция по делопроизводству.

Документирование основных функций кадровой службы учреждения (заключение и расторжение трудовых отношений, перевод, командирование).