Личный листок по учету кадров

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в ЛЛпУК, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (не менее 5х6см) включает 19 основных анкетно-биографических показателей – ФИО, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и т.д. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и прочеркивания не допускаются. Хранится в личном деле. Личный листок заполняется при поступлении на работу лично самим работником. При его заполнении необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, документ об образовании, документы об имеющихся изобретениях и при необходимости иные документы.

Личное дело представляет собой систематизир. комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной фирме.

ЛД обязательно ведутся на всех работников.

ЛД как комплекс документов решает 2 задачи: 1. подтверждение факта правомерности назначения (перевода) данного лица на конкретную должность, формирования юрид. основы для отражения его трудовой биографии; 2. выполнение функции источника юридически достоверного учетного комплекса ПДР.

· Личное дело ведется на протяжении всей работы работника в организации. Изменения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться соответствующими документами (дипломами, свидетельствами о браке, пр.).

· Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел".

· Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

- После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

- Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу, и в личном деле содержатся следующие сведения:

- внутренняя опись документов личного дела;

- личный листок по учету кадров, в том числе и дополнения к личному листку;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- характеристики или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу;

- копии приказа о приеме на работу;

- список научных трудов и изобретений;

- трудовой договор;

- копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

- личные заявления работника;

- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

- аттестационные листы;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета ЛД. В журнале графы: номер дела, ФИО сотрудника, дата постановки дела на учет дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение ЛД. В номенклатуре дел фирмы ЛД вписываются одной строкой «личные дела сотрудников».

В ЛД включаются копии приказов о перемещении по должности, о поощрениях и награждениях, присвоении квалификационных разрядов. При увольнении – приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

В ЛД не включаются документы временного срока хранения (справки с места жительства, о состоянии здоровья), черновые и дублетные документы без персонально ценных пометок. Не подшиваются материалы собеседований, тестирований – в специальное дело, из-за конфиденциальности сведений.

ЛД хранятся и ведутся сотрудником службы кадров, которому эта работа получена приказом руководителя фирмы. ЛД формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета ЛД. Обложки ЛД имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Начальной датой ЛД является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения.

При подготовке дела к передаче в архив в ЛД подшивается лист-заверитель: где указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности №-ции и количество листов внутренней описи.

ЛД передаются в архив по описи. ЛД хранятся в последовательности номеров, в архиве – по алфавиту фамилий. Хранятся в металлических шкафах или сейфах с запорами. Шкаф с личными и конфиденциальными делами опечатывается, сдается под охрану. Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния ЛД, факт проверки фиксируется в ЛД, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты или подмены документа – составляется акт и проводится служебное расследование.