Конфиденциальное делопроизводство в государственных учреждениях и коммерческих организациях Российской Федерации: цели, задачи, принципы, структура, нормативная основа

Цель и задачи

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Из сферы действия конфиденциального делопроизводства вытекают и его задачи:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Вторая задача конфиденциального делопроизводства регулирует обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки конфиденциальных документов и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации.

Принципы

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой, - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его особенности, к числу основных из которых относятся:

· письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

· жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

· обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

· максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

· фиксация движения и местонахождения каждого документа;

· проведение систематических проверок наличия документов;

· разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

· жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

· регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

· персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Эти особенности оказывают существенное влияние на структуру, организацию и технологию конфиденциального делопроизводства.

Структура

Существует перечень сведений конфиденциального характера:

- Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

- Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

- Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).

- Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).

- Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

- Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены, или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

- соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

- не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для обеспечения защиты документированной информации также необходимо:

- на первом этапе определить конкретный состав информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации и составить «Перечень сведений, содержащих конфиденциальную информацию», введя его в действие приказом руководителя;

- на втором этапе уже на основании этого перечня – составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих простановки на них грифа ограничения доступа и более строгих правил работы;

- в том числе, должно быть установлено: кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности;

- прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов;

- пройти инструктаж о сохранности конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку;

- при этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией;

- с сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать, сведения конфиденциального характера и в течении определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.