Предпроектная подготовка

Для проектирования организационных структур управления используются методы, которые можно отнести либо к организациям бюрократического (метод аналогий, метод структуризации целей), либо к органическому (метод организационного моделирования) типам, либо к тому и другому (экспертно-аналитический метод).

Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования производственной системы и разработку технического задания.

Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:

1) определение объекта и цели проектирования;

2) определение источников финансирования;

3) формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;

4) разработку системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы;

5) разработку и утверждение плана выполнения работ.

На этом этапе создается программа исследования.

Программа исследования - комплекс поло­жений, определяющих цели и задачи исследо­вания, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат.

Программа разрабатывается на основе оп­ределения и осознания целей развития орга­низации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, про­двигающих к цели кратчайшим путем. Програм­ма должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обосно­вание актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других про­блем, необходимые условия для решения про­блемы (финансирование, кадровое обеспече­ние и пр.).

Программа, как правило, состоит из следу­ющих разделов: цель проведения исследова­ний; содержание проблемы, ее актуальность важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат и эффективность.

В процессе предпроектного обследования производственной системы проводятся следующие работы:

1) разработка методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования;

2) диагностическое обследование;

3) рабочее детальное обследование.

В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей технического уровня производства, показателей уровня организации производства, труда и управления.

В предпроектном обследовании используются следующие методы: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, самофотография и хронометраж, опрос /интервьюирование/, анкетирование, графический, статистический.

Рабочее обследование проводится в трех направлениях: 1) организация производственных процессов; 2) организация труда; 3) организация управления.

Рабочее обследование состояния организации производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений и производств, характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности, обеспеченность трудовыми и материальными ресурсами.

Обследование организации труда состоит в изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определения уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повышения квалификации кадров, использования различных форм организации труда, состояния условий труда.

На этапе анализа используется ряд мето­дов, часть которых совпадает с методами сбо­ра материала и впоследствии с методами про­ектирования (графический, статистический).

Обработка результатов обследования требует, прежде всего, систематизации собранного материала (группировки, классификации), сравнения (сопоставления, обобщений) с помо­щью графиков, схем, таблиц, диаграмм, тек­стового описания.

Систематизация материалов означает при­ведение их в определенный порядок путем клас­сификации (группировки) собранных данных. Классификация (или группировка) представля­ет собой распределение данных, полученных при сборе, по родственным группам. Например, до­кументов - по корреспондентам или видам, сро­кам хранения; служащих - по категориям; сред­ства оргтехники но технологии обработки до­кументов; данных ФРД, хронометража, анкет — по видам операций и т.д. Основания для клас­сификации могут быть самые различные в за­висимости от поставленных задач.

Метод сравнения — это сопоставление дан­ных с целью выявления черт сходства или раз­личия между ними.

Результаты сравнения являются важней­шей предпосылкой для обобщений и выводов.

При анализе обобщаются результаты ви­зуальных единичных наблюдений, опросов, ФРД, анкетирования и т.д. путем составлений сводных таблиц, графиков, схем.

Графический метод наиболее широко приме­няется при анализе результатов обследования, так как позволяет выразить собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, рисунков, чертежей, т.е. в наиболее наглядной форме. Графический метод тесно сочетается состатистическим ме­тодом, позволяющим при анализе расположить исходные данные в форме таблиц и графиков.

При проектировании организационных структур необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с экспортно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а затем – механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

Техническое задание является исходным документом для разработки проекта организации производства, труда и управления.

Разработка ТЗ на выполнение работ по оргпроектированию включает:

1) изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления: приказа по предприятию о начале работ, документов по обеспечению финансирования проектирования, и формировании проектной группы (подразделения), плана выполнения работ;

2) изучение материалов и рекомендаций предпроектного обследования организации производства, труда и управления на предприятии;

3) изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте лучших аналогичных предприятий по оргпроектированию;

4) составление технического задания;

5) утверждение технического задания.

В техническом задании должны быть отражены следующие положения:

1) основание для разработки оргпроекта;

2) цели разработки оргпроекта;

3) краткая характеристика предприятия;

4) результаты предпроектного обследования и анализа;

5) основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6) рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7) технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8) состав разделов оргпроекта;

9) содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10) источники финансирования работ;

11) порядок приемки проекта;

12) источники информации для разработки проекта (методические и нормативные документы, источники информации о передовом опыте, теории и практике).