Информационное обеспечение управления: понятие, цели, задачи, функции, правовые акты

Под ИОУ в структуре организации понимается совмещение информационных и технологических процессов, дающий в соответствии фактор улучшения в вопросах использования информационных технологий и технологических средств управления.

Цель: повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений; методические и практические разработки, внедрение и совершенствование ДОУ, в условиях широкого использования современной вычислительной и оргтехники и новых информационных технологий.

Задачи:

1. информация должна быть доставлена во время;

2. обеспечение объективности и полноты, своевременности информации;

3. обеспечение той информацией, которая нужна для принятия решений (отсеивание информационного шума);

4. исключение дублирования информации;

5. представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

6. многократное использование полученной информации;

7. постоянное обновление данных.

8. изучение унифицированных систем документации;

9. изучение классификаторов технико-экономических и социальных.

10. изучение приемов разработки и применения системы УСД классификаторов ДОУ.

Функции

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

— планирование;

— календарно-плановое руководство;

— оперативное управление;

— контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

— определение целей и задач;

— разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

— определение необходимых ресурсов;

— доведение планов до конкретных исполнителей, ответственный за их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование — это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

— формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

— слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

— анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

— выработка вариантов корректирующих воздействий;

— разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

— непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

— сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

— анализ и прогнозирование развития ситуации;

— принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

— разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

— оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

Правовые акты

Нормативно-методическая база ИОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии созданий документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.