Назначение и функции НСА к документам АФ РФ

Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

· межархивными (Росархив – архивы);

· внутриархивными (архив – фонд);

· межфондовыми (фонд – дело);

· внутрифондовыми (дело – документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

Принципы построения научно-справочного аппарата:

· взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

· неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

· преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

· единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

· применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Структура архивных справочников:

· Архивный фонд РФ;

· Центральный фондовый каталог Росархива;

· справочники и указатели общероссийского значения;

· сеть архивов;

· фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

· путеводители и указатели межархивного значения;

· архив;

· путеводитель или краткий справочник;

· книга поступлений;

· список фондов;

· листы фондов;

· описи;

· каталоги;

· тематические обзоры;

· указатели;

· паспорт архива.

Справочники фонда:

· лист фонда;

· опись;

· обзор фонда;

· каталоги;

· указатели;

· тематические путеводители;

· тематические и фондовые обзоры;

· внутренняя опись дела;

· аннотация;

· заверительная надпись.

Основные архивные справочники:

· опись;

· каталог;

· путеводитель;

· обзор документов;

· архивный указатель;

· историческая справка.