Поняття інформаційної системи та її роль в управлінні економікою

Поява перших інформаційних технологій у середині ХХ ст. дала початок інформаційно-технологічній революції, результатом якої є поступове становлення нового типу суспільної формації - інформаційного суспільства. У такому суспільстві вирішальну роль відіграють не традиційні матеріальні фактори виробництва, а нематеріальний фактор - інформація. Саме інформація стає одним зі стратегічних ресурсів держави і суспільства, ресурсом соціально-економічного, технологічного і культурного розвитку. Інформаційні й телекомунікаційні технології стали настільки важливою частиною інфраструктури суспільства, що від них залежить не тільки технологічний, але й соціальний поступ, економічна конкурентоспроможність країни в цілому, її місце у світовій економіці, роль у міжнародному розподілі праці, здатність розвивати демократичні інститути, зростання нових робочих місць тощо.

Діяльність суб’єктів господарювання здійснюється в умовах постійної зміни факторів, які прямо чи опосередковано впливають на функціонування підприємства та його результати. Постійна зміна умов діяльності змушує адекватно реагувати на ці зміни та приймати рішення для коригування об’єкту управління. При цьому успіх подальшої діяльності та стабільність розвитку залежать не тільки від якості прийнятих управлінських рішень, але й від швидкості їх прийняття та зворотної реакції на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища.

Основним підходом до використання інформації, якою володіє підприємство, є створення та застосування інформаційних систем.

Інформаційна система – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз даних, методів та процедур обробки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, передавання, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень.

В інформаційній системі розв’язується комплекс задач, реалізація яких на базі використання сучасних методів управління, застосування економіко-математичних методів і моделей, комплексу технічних засобів та інформаційних технологій забезпечує автоматизацію виконання функцій і процедур управління. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота та корисність інформації для прийняття рішень. Крім цього, для визначення ефективності внутрішньої системи управління в багатьох організаціях для обліку і звітності почав використовуватися новий показник, який показує відношення отриманого прибутку до затрат на технічні засоби і забезпечення функціонування внутрішньої системи інформації.

Інформаційна система включає наступні компоненти:

структуру системи - множина елементів системи і взаємозв’язків між ними;

функції кожного елемента системи;

вхід і вихід кожного елементу і системи в цілому;

мету і обмеження системи та її окремих елементів.

Інформаційна система підприємства повинна володіти наступними властивостями:

збереження інвестицій –мінімізація витрат на введення інформаційної системи.

надійність – гарантування збереження і доступності даних при будь-яких технічних несправностях і забезпечення ефективного захисту даних від несанкціонованого доступу;

можливість росту – масштабованість, можливість розширення;

ступінь автоматизації різних видів діяльності – повнота автоматизації всіх видів діяльності, а не лише бухгалтерської;

інтуїтивність інтерфейсу – можливість користувача розібратися в засобах інтерфейсу без опису;

можливість інтеграції з електронним документообігом – реалізація функції документообігу в системі чи можливість інтеграції із зовнішньою системою документообігу;

адаптованість до бізнесу клієнта – ступінь узгодженості властивостей системи з потребами клієнта;

доступна ціна.

Існує три основні шляхи впровадження інформаційних систем на підприємстві чи в організації. Це:

розробка системи власними силами;

придбання універсальної системи чи пакету прикладних програм;

аутсорсинг, тобто делегування функцій та повноважень щодо ведення інформаційних технологій зовнішнім організаціям.

Інформаційні системи на підприємстві класифікуються за низкою критеріїв. Класифікація систем може розділяти їх за архітектурою, ступенем автоматизації, сферою застосування, охопленням завдань, характером обробки даних. Однак, будь-яка класифікація досить умовна.

за рівнем або сферою діяльності – державні, територіальні (регіональні), галузеві, об’єднань, підприємств або установ;

за видами процесів – управління, проектування, дослідження, навчання;

за рівнем автоматизації процесів управління – інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-керівні, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні ІС;

за рівнем автоматизації інформаційних процесів – ручні ІС, автоматизовані ІС, автоматичні ІС.

за ступенем централізації обробки інформації – централізовані ІС, децентралізовані ІС, інформаційні системи колективного використання;

за ступенем інтеграції функцій – однорівневі та багаторівневі.

Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує і на якому рівні управління. Чим вище рівень управління в ієрархічній структурі, тим менше обсяг робіт, виконуваних фахівцем і менеджером за допомогою інформаційної системи. Однак, при цьому зростають складність і інтелектуальні можливості інформаційної системи та її роль у прийнятті менеджером рішень. Будь-який рівень управління має потребу в інформації з усіх функціональних систем, але в різних обсягах та з різним ступенем узагальнення.

Оскільки в управлінні виділяють три рівні – оперативний, тактичний, стратегічний -, то є сенс виділити інформаційні системи оперативного рівня, рівня менеджменту та стратегічні інформаційні системи.

Інформаційна система оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про угоди і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення ІС на цьому рівні - відповідати на запити про поточні стани та відслідковувати потік угод у фірмі, що відповідає оперативному керуванню. Задачі, мета і джерела інформації на оперативному рівні заздалегідь визначені та на високому ступені структуровані. Рішення запрограмоване відповідно до заданого алгоритму.

Інформаційна система оперативного рівня є сполучною ланкою між фірмою і зовнішнім середовищем. Якщо система працює погано, то організація або не одержує інформації ззовні, або не видає інформацію. Крім того, система - це основний постачальник інформації для інших типів інформаційних систем в організації, тому що містить і оперативну, і архівну інформацію.

До інформаційних систем оперативного рівня:відносять бухгалтерські; банківських депозитів; обробки замовлень; реєстрації авіаквитків; виплати зарплати тощо.

Інформаційні системи рівня менеджменту використовуються працівниками середньої управлінської ланки для моніторингу (постійного спостереження), контролю, прийняття рішень і адміністрування. Основними функціями цих інформаційних систем є порівняння поточних показників з минулими; складання періодичних звітів за визначений час, а не видача звітів по поточних подіях, як на оперативному рівні; забезпечення доступу до архівної інформації тощо.

Стратегічна інформаційна система - комп'ютерна інформаційна система, що забезпечує підтримку прийняття рішень по реалізації перспективних стратегічних цілей розвитку організації.

Інформаційні системи стратегічного рівня допомагають вищій ланці керівників вирішувати неструктуровані задачі, подібні описаної вище, здійснювати довгострокове планування. Основна задача – це порівняння змін, що відбуваються в зовнішньому оточенні, з існуючим потенціалом фірми. Вони покликані створити загальне середовище комп'ютерної і телекомунікаційної підтримки рішень у раптово виникаючих ситуаціях.

Використовуючи досконалі програми, ці системи здатні в будь-який момент надати інформацію з багатьох джерел. Для деяких стратегічних систем характерні обмежені аналітичні можливості. На даному організаційному рівні ІС відіграють допоміжну роль і використовуються як засіб оперативного представлення менеджеру необхідної інформації для прийняття рішень.

1.2. Інформаційні системи бухгалтерського обліку.

Облікова інформація посідає центральне місце у системі прийняття управлінських рішень, пов’язаних із стратегічним розвитком суб’єкта господарювання. Для управлінського апарату визначальним завданням є підвищення якості системи обліку, що прямо впливає на формування інформаційного забезпечення системи управління та внутрішнього контролю.

Бухгалтерський облік формує інформацію про об’єктивні господарські процеси та їх результати, запобігає можливості розкрадань, створює інформаційні умови для здійснення контролю доцільності та законності використання ресурсів підприємства. Ефективність бухгалтерського обліку значно підвищується, якщо його інформація обґрунтована; повна; своєчасна; динамічна та є складовою єдиної інформаційної системи. Головною перевагою облікової інформації є наявність трьох ознак: тимчасовість, якісність та кількісність. Саме вони визначають важливість бухгалтерського обліку для інформаційного забезпечення системи управління. Набуття інформацією великого значення для системи управління вирішує питання стратегічного розвитку організацій, проте збільшення її обсягів не гарантує якості. Це зумовлює необхідність дослідити поняття якості облікової інформації, яка справляє прямий вплив на систему управління. Якість інформації – це її здатність створювати адекватний образ об’єкта в свідомості одержувача. Отже, саме адекватність є властивістю, яка визначає якість інформації.

Причини, що спонукають підприємства впроваджувати інформаційні системи в сфері бухгалтерського обліку, з одного боку обумовлені прагненням керівництва збільшити продуктивність повсякденних робіт або усунути їх повторне проведення, а з іншого боку – бажанням підвищити ефективність управління діяльністю підприємства за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень.

Інформаційна система обліку (ІСО) – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, обробки, накопичення і обробки інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень.

Комп’ютеризовану інформаційну систему бухгалтерського обліку (КІСБО) можна створювати як:

- систему автоматизації розв’язання окремих завдань бухгалтерського обліку;

- систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку;

- складову частину інтегрованої систем автоматизації управління підприємством.

Інформаційні системи бухгалтерського обліку характеризуються наявністю функціональної і забезпезпечуючої частини, що утворюють структуру інформаційної системи.

Функціональною частиною або предметною областю інформаційної системи називається сфера людської діяльності, в який розробляється, впроваджується й експлуатується інформаційна система, наприклад, підприємство, установа, компанія тощо. Комплекси функціональних задач містять окремі функціональні задачі, наприклад, комплекс задач по обліку розрахунків можна поділити на такі задачі: облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, облік розрахунків з покупцями, та замовниками, розрахунки з персоналом, з підзвітними особами, з бюджетом тощо. В кожній функціональній задачі виконується обробка даних по інформаційних об’єктах і процесах. Інформаційним об’єктом є елемент, зведення про яке передаються в ІС, наприклад, постачальники, товари, рахунки, види податків, співробітники, клієнти, тощо.

Інформаційна система бухгалтерського обліку традиційно включає наступні функціональні підсистеми:

- облік основних засобів та нематеріальних активів;

- облік матеріальних цінностей;

- облік праці та заробітної плати;

- облік готової продукції та її реалізації;

- облік фінансово-розрахункових операцій;

- облік витрат на виробництво;

- зведений облік та складання звітності.

Забезпечувальна частина інформаційних систем містить сукупність основних та прикладних компонентів, що забезпечують функціонування інформаційної системи. Дана частина системи складається з технічного, програмного (технологічного), інформаційного, правового, лінгвістичного та інших видів забезпечення.

Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів, що використовуються в інформаційній системі. До даного виду забезпечення належать засоби комп’ютерної техніки; периферійне обладнання; засоби оргтехніки; обладнання мереж та інші технічні засоби зв’язку тощо.

Програмне забезпечення інформаційної системи містить комплекс програм для управління технічними засобами та вирішення функціональних задач інформаційної системи. До складу ПЗ входять загальносистемні та спеціальні програми.

До загальносистемного програмного забезпечення належать програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації облікового процесу та для розв’язання задач оброблення інформації, які часто зустрічаються.

Спеціальне програмне забезпечення — це сукупність програм, які розробляються для створення інформаційних технологій конкретного функціонального призначення. Охоплює пакети прикладних програм (ППП), які здійснюють організацію даних і їх оброблення у процесі розв’язання функціональних задач.

Інформаційне забезпечення містить сукупність інформації, що зберігається, використовується та обробляється в інформаційній системі. До складу інформаційного забезпечення належить позамашинна та машинна інформаційні бази. Позамашинна інформаційна база включає систему первісних, довідкових, нормативних та вихідних документів; систему класифікації та кодування; технічну документацію. Машинна інформаційна база об’єднує комп’ютерну базу даних; електронні документи; екранну допомогу.

Лінгвістичне забезпечення – це засоби інтерфейсу між користувачем та програмними засобами інформаційної системи. Лінгвістичне забезпечення поділяють на: командний інтерфейс – коли в якості взаємодії між користувачем і системою ви користуються команди та відповіді; графічний інтерфейс користувача – коли засобом взаємодії є візуальні об’єкти (меню, панелі інструментів, діалогові вікна, тощо).

Правове забезпечення – сукупність нормативних документів, що регламентують створення та експлуатацію інформаційних систем. Правове забезпечення на етапі розроблення автоматизованих інформаційних систем та інформаційних технологій охоплює нормативні акти, пов’язані з договірними взаєминами розробника й замовника у процесі створення інформаційних систем та інформаційних технологій, із правовим регулюванням різних відхилень у ході цього процесу, а також зумовлені потребою забезпечення процесу розроблення інформаційних технологій різними видами ресурсів.

Кожний об’єкт економічної діяльності відповідно до своїх можливостей обирає варіант створення КСБО. Для розв’язання питання про її створення необхідно досліджувати структуру управління на місці, конкретні технічні та технологічні особливості, потоки інформації. Як правило, будь-яке підприємство є складним комплексом, який створено з декількох об’єктів, що мають власні керовані процеси і управляючі частини.

Комп’ютерні системи бухгалтерського обліку мають задовольнити всі вимоги облікової політики підприємства та відповідати стандартам міжнародного бухгалтерського обліку. Нині існує велика кількість різних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку, при цьому у більшості вони мають модульну архітектуру, яка дозволяє автономно використовувати окремі функціональні блоки.