Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации

Методическое пособие

для практических занятий по учебной дисциплине

Документационное обеспечение управления

Семестр

Специальность: 034702.51 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Практическая работа № 18

Оформление копий

Цель выполнения работы: научиться составлять и оформлять копии

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятия «документ», «реквизит документа», «копия документа», требования, предъявляемые к оформлению копий.

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

оформлять копии.

Оборудование (приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[3] - § 6.

Теория

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставле­ния на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:

- полная копия;

- выписка;

- отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например, служебного пись­ма, направляется адресату. На втором экземпляре документа простав­ляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшиф­ровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.