Ознакомление с организацией делопроизводства в организации, порядком прохождения и согласования документов

Делопроизводство в филиале Белгосстраха ведётся в соответствии с инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. В начале года в филиале Белгосстраха составляется номенклатура дел, которая согласовывается с обслуживающим архивом. Переписка с гражданами, подконтрольными представительствами с обособленными подразделениями Белгостраха ведётся на бланке письма с логотипом организации, а с юридическими лицами на гербовом бланке письма. В филиале ведётся регистрация и учёт входящей и исходящей корреспонденции. Отдельно регистрируются обращения граждан. Директор филиала издаёт приказы и распоряжения. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности, хозяйственной и административной деятельности и приказы по личному составу со сроками хранения 3 года и 75 лет. В филиале создан экономический совет. Ход обсуждения вопросов на заседаниях совета фиксируется в протоколе. Решения, принятые на заседании коллегиального органа, как правило, проводятся в жизнь приказом директора филиала, либо путём утверждения директором протокола заседания.

В период практики принимала участие в семинаре для работников кадровых и юридических отделов проводимом юридическим управлением Белгосстраха.

Гражданин при приеме на работу заключает с нанимателем трудовой договор либо контракт. В случае изменении условий контракта начальник отдела представляет директору филиала служебную записку с обоснованием ходатайства об увеличении тарифного оклада специалисту. На служебной записке директор ставит резолюцию с указанием для отдела по работе с персоналом подготовить дополнительное соглашение к контракту специалиста об изменении условий контракта в части увеличения надбавки по контракту и надбавки за характер и ответственность выполняемой работы. Подготовленное дополнительное соглашение предлагается подписать работнику. На основании достигнутого соглашения сторон сектор по работе с персоналом готовит приказ по личному составу об увеличении тарифного оклада, который визирует главный бухгалтер филиала, начальник финансово-экономического отдела, начальник юридического отдела. После подписания приказа директором филиала. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Копии приказов передаются по 1 экземпляру в финансово-экономический отдел - для внесения соответствующих изменений в штатное расписание филиала, бухгалтерию - для начисления заработной платы, а один экземпляр подшивается в дело работника, дополнительное соглашение прикладывается к контракту.

Перевод работника оформляется приказом по личному составу на основании заявления работника и согласия нанимателя, выраженного в виде резолюции на заявлении работника. При переводе работника заключается новый трудовой договор (контракт). После регистрации приказа и передачи копий в финансово-экономический отдел и бухгалтерию, мною была внесена соответствующая запись в дополнение к листку по учёту кадров, карточку в форме Т-2, трудовую книжку работника, а копию приказа, новый трудовой договор и заявление работника я вложила в личное дело работника, о чём сделала запись в опись документов находящихся в личном деле работника.

В связи с окончанием срока контракта наниматель обязан, в соответствии с коллективным договором, заключённым между администрацией и первичной организацией профсоюза работников филиала, при намерении не продлевать контракт на новый срок, уведомить об этом работника не позднее чем за 1 месяц. В день увольнения работнику вручается трудовая книжка и выплачивается окончательный расчёт. Ведущим специалистом вносится запись в трудовую книжку об увольнении, данная запись заверяется подписью начальника сектора по работе с персоналом и закрывается гербовой печатью. В личное дело работника вкладывается оригинал предупреждения и копия приказа об увольнении. Соответствующая запись вносится в дополнение к личному листку по учёту кадров, карточку в форме Т-2 работника. Личное дело работника снимается с учёта, о чём вносится запись в книгу учёта личных дел работников. Личное дело работника передаётся в архив организации, где будет храниться 75 лет.

Специалисты сектора постоянно следят за окончанием срока контрактов, заключённых с работниками филиала. В связи с этим работник отдела предварительно за 2 месяца информирует начальника соответствующего структурного подразделения об истечении срока контракта работников. Начальник отдела в течение 10 дней представляет директору филиала предложения о продлении или не продлении контракта на новый срок, с указанием причин.