Тема 7. Управление документами в организации

1. Политика управления документами организации позволяет: а) повышать эффективность деятельности организации; б) соблюдать требования регулирующей среды; в) избегать риски предпринимательской деятельности, связанные с документами; г) сохранять память организации, индивида и общества.

2. Управление документами в организации включает: а) распределение ответственности и полномочий по управлению документами: б) предоставление (получение) платных услуг в области делопроизводства; в) проектирование и внедрение разных систем документации; г) разработку государственных стандартов по документационному обеспечению управления.

3. Регулирующая (деятельность организаций) среда включает: а) общественные ожидания; б) государственные стандарты; в) рекомендации, отражающие передовой опыт; г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики.

4. Комплексная программа управления документами организации содержит: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности; б) требования к составу метаданных и их структуре; в) оценку рисков, связанных с документами; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы.

5. Распределение ответственности за документационное обеспечение управления предполагает ответственность:

а) всех сотрудников организации за ____________________________________________;

б) системных администраторов за______________________________________________;

в) руководства организации за _______________________________________________;

г) секретарей за_____________________________________________________________.

6. Стратегия внедрения документных систем предусматривает: а) проектирование документных систем; б) подготовку сотрудников, работающих с документами; в) соответствие документов регулирующей среде; г) конвертацию документов.

7. Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и документов по категориям (группам) в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.

8. Использование кратчайших записей (цифровых или буквенно-цифровых) с целью идентификации и/или установления местоположения документа в документной системе: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.

9. Сведения, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени: а) опись; б) метаданные; в) обзор документов; г) фондовая карточка.

10. Способность документной системы длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.

11. Способность документной системы предотвращать несанкционированные доступ к документам, их уничтожение, изменение или перемещения означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.

12. К оригинальным задачам в делопроизводстве относятся те, которые: а) повторяются и поэтому целесообразно стандартизировать как технологию их решения, так и формы представления информации; б) можно унифицировать и стандартизировать в полном объеме; в) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для их решения могут быть применены стандартизированные принципы; г) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, для них не могут быть стандартизированы также принципы решения.

13. Альбом форм документов организации – это: а) перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления; б) сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации; в) сборник форм документов, закрепляющий их унификацию; г) справочник, позволяющий осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

14. Методология проектирования и внедрения документных систем включает: а) анализ деловой деятельности организации; б) оценку существующих документных систем; в) мониторинг, оценку, корректирующие действия; г) прекращение применения документных систем.

15. Запись (фиксация) и оформление необходимой для управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам - это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) стандартизация.

16. Требования к документированию информации: а) формулирование; б) оформление; в) исполнение; г) контроль за исполнением.

17. Классификации деловой деятельности и на ее основе классификация документов обеспечивают решение задачи: а) оказание помощи при поиске документов; б) определение хранения и действий по отбору документов на хранение и уничтожение; в) разграничение прав пользователей на доступ к документам; г) обеспечение согласованного присвоения номеров документам в течение длительного времени.

Тема 8. Порядок движения документов в организации

18. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение – это: а) документирование; б) документооборот; в) делопроизводство; г) документационное обеспечение управления.

19. Деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) унификация.

20. К принципам организации документооборота относится: а) возвратное движение документов; б) параллельность выполнения операций; в) рассылка документов всем сотрудникам; г) установление максимального единообразия в прохождении и обработке конкретных видов документов.

21. Укажите этапы документооборота: а) экспедиционная обработка входящих документов; б) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения; в) регистрация документов; г) обработка исполненных и отправляемых документов.

22. Обработка входящих документов включает их: а) предварительное рассмотрение; б) регистрацию; в) согласование; г) удостоверение.

23. При получении документов их упаковка уничтожается, если: а) в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя; б) в документах имеются все реквизиты; в) на упаковке имеется гриф «Лично»; г) в полученных документах нет даты.

24. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения: а) удостоверение документа; б) исполнение документа; в) визирование; г) регистрация.

25. Документ регистрируется: а) в канцелярии; б) секретарем; в) в журнале факсограмм; г) только один раз.

26. Рассмотрение документа руководителем организации включает: а) подписание документа; б) написание резолюции; в) проставление отметки о поступлении; г) регистрацию документа.

27. Обработка исходящих документов включает их: а) отправку; б) подготовку проекта; в) согласование; г) удостоверение.

28. Для отправки документа требуется: а) проставить исходящий регистрационный индекс; б) адресовать документ; в) проверить наличие приложений; г) согласовать документ.

29. Не подлежат регистрации: а) приказы; б) приглашения; в) отчеты; г) рекламные письма.

30. Поступивший документ оценивается по критерию: а) важность содержания; б) вид документа; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

31. Принимает и обрабатывает входящую документацию: а) секретарь; б) работник канцелярии; в) руководитель организации; г) дежурный.

32. Отражение производственных и управленческих процессов и ситуаций в документах – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) документопотоки.

33. Установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач – это: а) унификация; б) стандартизация; в) сертификация; г) лицензирование.

85. Регистрационная форма документов, установленная в организации и свидетельствующая о наличии конкретного документа: а) журнал; б) карточка; в) список; г) перечень.