Передача даних з Ms Access в Ms Word

При передачі даних з Ms Access в Ms Word з’являється можливість передавати не лише вміст таблиць та запитів, але й звітів. Це є дуже важливим моментом, так як можливості оформлення документів в Word набагато ширші, ніж засоби створення звітів в Access.

Для передачі даних з Ms Access в Ms Word потрібно в Ms Access відкрити необхідну базу даних, виділити таблицю чи запит, після чого вибрати Сервис - Связи с Office – Публикация в Ms Word. Ms Access почне експортувати дані таблиці, запиту або звіту в RTF-файл, після чого запуститься редактор MS Word, у вікні якого відкриється створений RFT-файл, вмістом якого буде виділена таблиця чи запит.

2.. Злиття даних бази даних Ms Access і документа Ms Word

Крім збереження баз даних Access в форматі редактора Word можна здійснити злиття даних Access з документом Word, встановивши при цьому динамічний зв’язок між ними. При цьому дані будуть оновлюватись в одному додатку при зміні їх в іншому.

Використання цього способу дає можливість передати повністю вміст бази даних, тобто всі поля і записи таблиці, у текстовий файл.

Злиття даних Access та Word використовується для створення документів Word, які містять спільну частину і відрізняються лише деякими елементами. Такі документи називаються складовими.

Основною особливістю даного способу динамічного зв’язку є можливість створення набору однотипних документів, вміст яких буде однаковим і буде відрізнятись лише деякими полями. Ці поля підставляються в текстовий документ з бази даних. Спосіб злиття текстового документу і бази даних ще називають способом прискореного тиражування. Адже в його результаті з одного документу, який створюється в текстовому редакторі Word, формується підбірка майже однакових документів. Документи підбірки відрізняються між собою значеннями полів бази даних.

У злитті приймають участь документ Word (який ще називається основним документом) і база даних (яка служить джерелом даних). В результаті злиття створюється документ Word, який є складовим документом.

Складовий документ створюється шляхом злиття даних основного документа із джерелом даних.

Основний документ містить текст та графіку, які залишаються незмінними у всіх однотипних документах, а джерело даних містить інформацію, яка змінюється в кожному документі.

Прикладом складового документу може бути виклик на сесію, де текст залишається однаковий для всіх документів, а змінюється лише прізвище студента, або екзаменаційна відомість, де змінюються лише прізвища викладачів та назви студентів, а решта тексту залишається незмінним.

Здійснити злиття можна як з вікна Access, так і з вікна Word. В обох випадках користувач отримує різні можливості по створенню і настройці результуючих документів.

В якості джерела даних зручно використовувати таблицю або запит Ms Access. При формуванні складового документа майстер злиття дозволяє використовувати в якості основних готові документи Word або створювати нові.

2.1. Злиття бази даних і текстового документу

У вікні Access слід виділити необхідну таблицю і вибрати Сервис - Связи с Office – Слияние с Ms Word. В результаті запуститься майстер злиття даних Access, який на першому кроці роботи надасть можливість здійснити вибір між двома перемикачами: “ установка связи с готовым документом Ms Word ” або “ создание нового документа и установка связи с ним ”. При виборі першого варіанту відкриється вікно для вибору документу, з яким буде здійснено зв’язок, після чого запуститься вікно редактора Word і відкриється вибраний документ. При виборі другого варіанту теж запуститься редактор Word і відкриється вікно нового порожнього документу.

В будь-якому випадку у вікні редактору Word буде відображено панель інструментів “ Слияние ”.

Якщо одночасно із злиттям створюється новий документ Word, то потрібно набрати його вміст.

Вміст текстового документу, який набирається у редакторі Word, є незмінним і в точно такому вигляді він буде повторюватись у всіх документах підбірки.

Для того, щоб показати, де в документі будуть розміщені записи з бази даних, в основний документ потрібно вставити поля злиття.

Для цього скористайтесь кнопкою “ Добавить поле слияния ” (або Вставить поле слияния) і з списку полів таблиці вибрати необхідне поле. Ім’я поля, записане в лапках, з’явиться в місці розміщення курсора. При необхідності це можна повторити для інших полів бази даних, розмістивши їх в потрібному місці.

В документі Word вставлені значення відображаються у вигляді кодів полів – імені поля бази данних, яке записано в лапках. Для перегляду їх в звичайному вигляді можна скористатись кнопкою “ Поля/данные ” панелі інструментів “ Слияние ”. При перегляді даних в звичайному вигляді на екрані відображається активний запис бази даних, на панелі інструментів “ Слияние ” виводиться номер цього запису і присутні кнопки для перегляду інших записів бази (кнопки зі стрілками).

На останньому етапі створення складових документів слід виконати команду “ Слияние в новый документ ”, натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів “ Слияние ”. Відкриється вікно “ Слияние ”, в якому можна вказати параметри злиття. В частині “ диапазон записей ” вказуються записи, які будуть відображені в результуючому складовому документі.

Кнопка “ Отбор записей ” дозволяє задати умови відбору записів, а також задати порядок їх сортування. Кнопка “ Проверка ” дозволяє задати параметри формування звіту про помилки при злитті. Після задання всіх параметрів злиття для безпосереднього виконання злиття документів натискаємо кнопку “ объединить ”.

При здійсненні злиття створюється підбірка однотипних документів. Ця підбірка не є набором файлів, всі документи збережені в одному файлі. І кожен документ розміщений на окремій сторінці (або декількох сторінках) одного документу Word, ці документи відділяються один від одного розривом сторінки. Таким чином, текст документу з новим записом знаходиться на окремій сторінці.

Отже, в результаті створення складового документу присутні три файли

1. база даних, яка є джерелом даних для документа

2. основний документ, який складається з незмінного тексту

3. складовий документ, який є результатом результаті злиття, в якому на окремих сторінках розміщені записи бази даних.

Останні два документи можна зберегти у вигляді окремих файлів і використовуючи основний документ можна по-іншому оформити результуючий складовий документ.