Протокол. Це один із найпоширеніших документів колегіальних органів

Це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксується хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, а у витягу з протоколу тільки рішення з питань, що цікавлять. У протоколі робиться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.

Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).

Протоколи бувають:

стислі, де записуються лише ухвали;

повні, в яких записуються виступи доповідачів, а також конспективний виклад промов виступаючих;

стенографічні, де все записується дослівно.

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад лічильної комісії, а в другому – результати таємного голосування, які записуються так:

1. За Макогоненка І.П. – 43 голоси, проти – 2, утримався – 1.

2. За Петрищева М.І. – 25 голосів, проти – 15, утримались – 10.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа;

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференцій тощо, із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

- назва установи, де відбулися збори;

- дата проведення зборів;

- місце проведення зборів;

- кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 12 осіб, то вказують усіх присутніх);

- посади, прізвища й ініціали керівників зборів;

- порядок денний;

-текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів (головуючого і секретаря).

Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить частини: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».