Організація звітності по продовольчій службі

Всі матеріальні засоби, що надходять на забезпечення підрозділів МВС, повинні бути облічені і правильно витрачені. Про надходження і фактичну витрату матеріальних засобів підрозділи МВС періодично звітують перед вищим органом.

Звітність по продовольчій службі є завершальним етапом її діяльності за визначений період, характеризує забезпеченість матеріальними засобами, містить необхідні дані для визначення потреби в них на майбутній період. Правильно та у визначений термін складена і подана звітність має прямий вплив на своєчасне забезпечення продовольством і майном служби, тому що служить у якості вихідних даних органу постачання для складання зведених звітів для ГУВВ МВС України і розробки планів забезпечення контингентів, що перебувають на постачання.

Звітність є засобом планування, керування і контролю господарської діяльності продовольчої служби, джерелом узагальнених даних про наявність, якісного стану і руху продовольства і майна.

Для того, щоб звітність відповідала своєму призначенню, вона звітні документи повинні бути стислими, точними, повинна відповідати таким вимогам:

- правдивими, мати оптимальне число показників, проте містить достатньо зведень для планування постачання й оцінки результатів діяльності продовольчої служби, тобто система показників і форма звітів повинні бути суворо продуманими з тим, щоб маючи по можливості обмежене число показників, давали достатній мінімум відомостей;

- показники звітних документів повинні цілком відповідати даним книг обліку продовольчої служби військової частини (підрозділи). Всяка спроба спотворити дані поточного обліку, прикрасити звіт неприпустима і повинна розглядатися як порушення;

- звітні документи повинні складатися по суворо встановлених формах. Всі показники, передбачені формою, повинні бути заповнені, розташування найменувань продовольства і майна служби відповідати встановленій номенклатурі, у противному випадку робота зі зведення звітів ускладнюється, тому що треба буде відшукувати кожне найменування серед їхньої великої кількості. Форми звітних документів повинні бути уніфікованими і дозволяти широко застосувати лічильно-обчислювальну техніку. Форми розробляються ГУ ВВ МВС України і об’являються в наказах Командувача ВВ МВС України.

- звітні документи повинні подаватися у вищі органи постачання в суворо встановлені терміни. Невчасне представлення звітності призводить до зриву планового забезпечення продовольством і майном продовольчої служби;

- у звітах повинно бути передбачене узагальнення всього руху матеріальних засобів за звітний період, тобто весь прихід і витрата, а також залишки на початок і кінець звітного періоду. Прихід і витрата продовольства і майна розшифровуються по джерелах надходження й основних напрямків використання. До звітів додаються різноманітні додатки і пояснювальні записки для необхідної деталізації звітних даних і додаткові матеріали, що містять розрахунки, які аналізують роботу продовольчої служби;

- у складених звітах не припускаються підчищання, виправлення, помилки; виправлення обмовляються встановленим порядком. Звіти підписуються особами, відповідальними за своєчасне представлення і достовірність відомостей звітних документів.

Звітність по продовольчій службі підрозділу МВС складається по формах і представляється в терміни, установлені табелями періодичної звітності. Звіти (повідомлення) по продовольчій службі складаються особисто начальником продовольчої служби на підставі облікових даних служби, перевіряються заступником командира (начальника) по тилу, підписуються, подаються на затвердження командиру (начальнику) підрозділу МВС. Звіти (повідомлення) складаються, як правило, у двох примірниках. Перший примірник звіту (повідомлення) подається в орган постачання, другий – залишається в справах підрозділу МВС. в даний час у ВВ МВС України передбачені наступні форми звітних документів і терміни їхнього представлення.

Передбачено такі форми періодичної звітності:

1. Продовольчий звіт поточного забезпечення (форма № 6, річний до 10 січня)

2. Звіт - заявка про наявність техніки та майна продовольчої служби (форма № 2 / Прод., один раз на рік до 20 січня)

3. Заявка на картоплю та овочі врожаю поточного року (один раз на рік до 1 червня)

4. Повідомлення про хід виконання планових показників заготівлі картоплі та овочів (на 1,10,20, числа місяця, подається електронними засобами АСУ (телеграмою).

5. Заключний звіт про виконання плану заготівлі картоплі і овочів (один раз на рік, до 20 листопада).

6. Звіт про роботу продовольчої служби (щомісячно, до 5 числа).

7. Дані про залишки продовольства на складах військових частин (щотижня, четвер).

8. Повідомлення про роботу підсобного господарства (щомісячно, до 10 числа).

9. Звіт про роботу підсобного господарства (один раз на рік, до 15 січня).

Звіти і повідомлення в підрозділах МВС складаються на підставі таких документів:

- книги обліку матеріальних цінностей (3 – 6, 3 – 9);

- книги обліку втрат і недостач (ф. 5);

- щоденника обліку руху що задовольняються (ф. 1п)

- табелів до штатів підрозділів МВС;

- норм продовольчих пайків;

- норм забезпечення технікою і майном.

Перед складанням звітів і повідомлень у діловодстві продовольчої служби проводиться підготовча робота: перевіряються, усі прибуткові і видаткові документи проведені в книгах обліку за звітний період; підраховується оборот матеріальних засобів за звітний період; проводиться зняття фактичних залишків матеріальних засобів; виводяться залишки по кожному виді матеріальних засобів; складаються відомості і проводиться звіряння з постачальниками.

Продовольчий звіт (ф. 6) являється основним документом, який подається військовими частинами і підрозділами ВВ МВС. Він характеризує діяльність продовольчої служби на минуле півріччя і забезпечення підрозділу ВВ МВС продовольством.

Звіт представлений в орган постачання до 10 січня – річний. Звіт складається на бланку встановленої форми особисто начальником продовольчої служби, за участю діловода, на підставі даних книг обліку матеріальних засобів. Заповнення всіх рядків і граф звіту проводиться в суворій відповідності з їхнім призначенням. Категорично забороняється змінювати номенклатуру, а також вписувати інші найменування, замість установленого формою звіту. Якщо в звітному періоді частинами ВВ МВС були отриманні продукти, не включені в номенклатуру звіту, то їх варто показувати у вільних рядках звіту або робити спеціальні вкладиші у формі звіту. Перший примірник продовольчого звіту без виправдувальних документів, підписаний командиром (начальником) і заступником командира (начальника) підрозділи ВВ МВС по тилу, представляється в орган постачання, другий примірник залишається в справі військовій частини.

Продовольчій звіт складається з шості розділів пояснювальної записки і пояснення по його складанню.

Розділ І включає графи:

- графа 4 – залишок продовольства на перше число звітного періоду;

- графи 5-9 – надходження продовольства за півріччя з різноманітних джерел;

- графа 10 – разом у приході з залишком;

- графа 11 – призначено витратити на постачання по всім нормах, застосовуваним у підрозділі ВВ МВС.

- графа 13 – витрачено на постачання військових за плату;

- графа 14 – передано підрозділам МВС свого органу постачання;

- графа 15 – інші витрати;

- графа 16 – разом у витраті;

- графа 17 – залишок на 1.01 наступного року.

Таким чином, при використанні даних книг обліку, у розділі 1 відбивається не тільки загальне надходження і витрата продовольства за півріччя, але й докладно розшифровуються джерела його надходження і різноманітні види витрат.

У ІІ розділі дається розшифрування графи 9 „Інші надходження” і графи 15 „Інші витрати” першого розділу звіту по джерелах надходження і видам витрат. До інших надходжень продовольства відносяться:

- продовольство, що надійшло на планове забезпечення від власного підсобного господарства;

- хліб, отриманий від хлібопекарських підприємств, овочі від переробки на квасильно-засолочному пункті підрозділу;

- оприбутковані надлишки продовольства;

- продовольство, отримане від підрозділів МВС не свого органу постачання, військових ешелонів, варт, складу НЗ, і таке інше. До інших витрат продовольства відносяться:

- передані на переробку борошно, овочі і продовольство для освіження на складі НЗ;

- природний убуток і нестачі;

- передане іншим службам свого підрозділу МВС;

- передане підрозділам МВС не свого органу постачання.

У ІІІ розділі відбиваються перевитрата і недовитрата продовольства і заміна одних продуктів іншими, яка проведена в звітному періоді.

У ІV розділі дається аналіз використання коштів по статті 8 за півріччя на оплату отриманого від постачальників продовольства, виплату грошової компенсації і продовольчо-шляхових грошей, ремонт складських приміщень, технологічного устаткування, спортивні заходи, оплату тари з продовольством, що надійшло, переробку картоплі й овочів і на інші витрати. У розділі показується кількість оплаченого продовольства, сума витрачених коштів і фактично сформована вартість за кілограм.

V розділ „Звіт про роботу підсобного господарства”

У звіті за перше півріччя подаються дані з початку року, і другому півріччі дані подаються за наростаючим підсумком в цілому за рік.

Звіт складається з двох частин. У першій показуються данні про наявність поголів’я худоби: теплиць, городини, садів. В другій частині поступлення продукції підсобного господарства і на які цілі вона була витрачена. Підраховуються показники діяльності підсобного господарства в натурі і вартість її в грошах в тому разі на одного військовослужбовця, який харчується з котла.

VІ розділ „Відомості про економію матеріальних засобів і продовольства”

В цьому розділі перераховуються джерела економії по продовольчій службі:

- подовження строків експлуатації холодильного та технологічного обладнання, посуду і інвентарю поверх встановлених норм за рахунок правильної експлуатації і своєчасного ремонту;

- використання для ремонту запасних частин отриманих від разбірки списаного обладнання;

- повторне використання і реалізація тари;

- економія за рахунок передачі на планове постачання продукції підсобного господарства, рибалки, полювання, заготівлі сіна і зелені;

- економія продуктів харчування /хліба, солі, оцту/;

- зменшення втрат продовольства проти норм природного убутку;

- економія за рахунок переробки продовольства власними силами і засобами, переробки картоплі і овочів;

- економія від здачі втор сировини підприємствах по її переробці /харчова кість, макулатура, металобрухт чорних і кольорових металів/

Розрахунки робляться у натуральних і грошових показниках і додаються до розділу.

У пояснювальній записці вказується:

1. Висновки, щодо якості і повноти харчування і забезпечення частини продовольством.

2. Причини і обґрунтованість заміни одних продуктів іншими, кінцевих не витрат і перевитрат продовольства.

3. Пояснення щодо не реалізації виділених фондів і причини заборгованості по платам за продовольство.

4. Стан запасів продовольства і пропозиції по їх поновленню.

5. Заходи щодо подальшого покращення організації харчування особового складу.

6. Проблемні питання, які ставляться перед органом постачання.

Звіт форма - 6 підписується крім начальника продовольчої і фінансової служби заступником командира частини по тилу і командиром частини, реєструється в таємному відділенні і надсилається поштою в органи постачання.