Створення електронних листів в Microsoft Office Outlook 2007

Мета роботи: навчитися створювати електронних листів, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити електронний лист в Microsoft Outlook

Теоретичні відомості:

Вікно Outlook 2003

Вікно Outlook дозволяє переглядати повідомлення електронної пошти, веб-сторінки, список намічених зустрічей, завдань, зведення про майбутні збори. Специфічні елементи вікна Outlook показані мал. 1. (Загальні елементи вікна Microsoft Office розглянуті в главі 2 в розділі «Вікно додатка Office 2003».)

У лівій частині вікна Outlook розташована область переходів 1, що забезпечує легкий доступ до всіх частин програми, а також до засобів для спільного використання (мал. 20.1). У її нижній частині видно кнопки 2 для перемикання областей. Для зміни розмірів області переходів помістите покажчик на її правий кордон, а потім, коли курсор набере вигляду двонаправленої стрілки, перетягнете кордон управо або вліво. Область читання 3 подібно до аркуша паперу розташовується вертикально. Вона дозволяє не відкривати нове вікно для кожного повідомлення. Повідомлення можуть відображуватися в однорядковому або багаторядковому форматі. При використанні багаторядкового макету поля От, Тема, Дата і Значок зазвичай відображуються в стовпець. Розмір кожної області можна змінити, перетягнувши мишею її кордон.

Мал. 1 Окно Outlook 1 — список тек, 2 — область переходів, 3 — область перегляду, 4 — кнопки області переходів

Для відображення у вікні області переходів виберіть в меню Вигляд (View) команду Область переходів. Область читання 3. Для включення або відключення відображення перших декількох слів повідомлення в області переходів виберіть в меню Вигляд (View) команду Автоперегляд (AutoPreview) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів Додаткова (Advanced).

Спосіб відображення вмісту теки визначає виставу, яка задається в меню Вигляд (View) командами Упорядкувати по Поточна вистава (Current View) а потім, наприклад, командою Повідомлення з автопереглядом. У Outlook включено, які дозволяють по-різному відображувати повідомлення. Аби проглянути декількох рядків повідомлення, не відкриваючи його (мал..2), виберіть в меню Вигляд (View) команду Упорядкувати по Поточна вистава (Current View) а потім — команду Повідомлення з автопереглядом.

Мал. 2 Перегляд декількох рядків повідомлення, без його відкриття

Для додавання нової теки клацніть правою кнопкою миші список тек і виберіть з контекстного меню команду Створити теку (New Folder). У діалоговому вікні Нова тека (Create New Folder) виберіть, на якому рівні ієрархії повинна знаходитися нова тека (мал. 3). Тип елементів що зберігаються в теці вибирається в списку Вміст теки (Folder contains).

Для видалення повідомлення виділите його і натискуйте кнопку Видалити (Delete) або однойменну клавішу. Після видалення повідомлення зберігається в теці Видалені (Deleted Items) за умовчанням протягом двох місяців. Тому за бажання його можна відновити. Якщо ви хочете видалити повідомлення остаточно, то відкрийте теку Видалені, виділите повідомлення і натискуйте кнопку Видалити (Delete). Для видалення вмісту теки Видалені, клацніть правою кнопкою по значку теки і виберіть в контекстному меню команду Очистити теку «Видалені».

Повідомлення, що поступили, автоматично зберігаються в теці що Входять. Для розміщення повідомлення у іншому місці виберіть в меню Файл (File) команду Зберегти як (Save As). Можна створити декілька тек для зберігання повідомлень.

Будь-яку теку Outlook можна відкрити в окремому вікні. Це полегшить роботу з декількома теками. Клацніть правою кнопкою миші теку і виберіть в контекстному меню команду Відкрити в новому вікні (Open in New Window). Кожне вікно матиме свою кнопку на панелі завдань. Відкривши одну і ту ж теку в двох вікнах, можна отримати різне відображення однієї і тієї ж інформації.

Мал. 3 Вікно, використовуване для створення нової теки

Ті, хто отримує багато поштових повідомлень, може скористатися режимом угрупування Впорядкування: Розмова. У цій виставі кожна група списку повідомлень містить листування по певному предмету. Для прискорення читання повідомлень в кожній розмові за умовчанням відображуються лише непрочитані повідомлення і повідомлення з швидкою позначкою. Надалі розмову можна розвернути і відображувати всі повідомлення, у тому числі вже прочитані. Аби переглядати повідомлення так само, виберіть в меню Вигляд команди Упорядкувати по, Розмова.

Можливість приховати кнопки Microsoft Outlook на панелі завдань

За умовчанням всі згорнуті вікна і елементи програми Microsoft Outlook відображуються як кнопки на панелі завдань. Для економії місця на панелі завдань ви можете приховати ці кнопки, клацнувши правою кнопкою миші значок Microsoft Outlook в області повідомлень в правій частині панелі завдань, а потім в контекстному меню вибравши команду Приховувати згорнуте. В цьому випадку значок Microsoft Outlook відображуватиметься лише в області повідомлень в правій частині панелі завдань.

Перегляд повідомленні в окремому вікні

Для перегляду повідомлення в окремому вікні двічі клацніть його значок в списку повідомлень (мал. 4).

Мал.4 Вікно з текстом повідомлення

Тема повідомлення відображує в рядку заголовка вікна з повідомленням електронної пошти і в окремому рядку Тема. У рядку От вказується ім'я відправника, дата і час відправлення повідомлення (Відправлено:).

Команди Помітити як прочитані (Mark as Read) і Помітити як непрочитані (Mark as Unread) у меню Правка (Edit) дозволяють помітити прочитані і непрочитані повідомлення.

Мал..5 Вибір полів, що відображуються в невідкритому повідомленні у вікні Outlook

Створення і відправка повідомлення

Аби створити повідомлення, відкрийте теку Що входять (Inbox) і натискуйте кнопку Створити (New) на панелі інструментів Стандартна. Якщо у вас відкрита інша тека, то натискуйте стрілку праворуч від кнопки Створити і виберіть із списку, що розкрився, рядок Повідомлення. На екрані відображуватиметься порожня форма повідомлення (мал. 6).

Мал. 6 Створення повідомлення

Заповнення полий повідомлення виконаєте таким чином:

У полі Кому (То) введіть ім'я одержувача електронної пошти або груп одержувачів.

Якщо повідомлення прямує по декількох адресах, то останніх адресатів введіть в поле Копія (Сс) розділяючи імена крапкою з комою. Кнопки поряд з полями Кому (То) або Копія (Сс) дозволяють вибрати одержувача з адресної книги або службі каталогів.

Букви СЬК (Вага) означають, що буде відправлена сліпа копія витікаючого повідомлення. Такий варіант повідомлення використовується в тих випадках, якщо ви не хочете, аби одержувач знав, що повідомлення відправлене і іншому адресатові. Ім'я, вказане в цьому рядку, буде приховано від останніх одержувачів повідомлення. Для відображення поля СЬК в списку, що розкривається Параметри виберіть рядок СЬК.

Після заповнення полів: Кому (То), Копія (Сс) і СЬК(Всс) Outlook автоматично знаходить точні адреси електронної пошти в адресній книзі і перевіряє відповідність введених імен записам адресної книги.

Для заповнення відомостей про нового адресата натискуйте кнопку Додатково і виберіть в списку, що розкривається, рядок Створити (New).

При відправці повідомлень можна виробляти пошук імен в загальних каталогах в Інтернеті, таких як Yahoo, People Search і Bigfoot. Після того, як лист буде складений, закрийте файл і Outlook.

Заповнення повідомлення

У полі Тема (Subject) введіть коротку анотацію до посиланого повідомлення. У саме нижнє поле введіть текст повідомлення. Електронний лист, що готується до відправки, може бути написане з використанням будь-якого текстового редактора, наприклад, текстового процесора Word, текстового редактора WordPad або програми Блокнота. Проте слід враховувати, що текст, складений за допомогою програми Блокнота, буде у декілька разів менший за об'ємом, чим в інших выщеназванных програмах так, як в нім не буде код, що управляють, і інструкцій.

В кінці листа зазвичай виражають пошану співбесідникові і повідомляють свою електронну адресу, телефон і факс. Outlook дозволяє створити декілька варіантів підписів (закінчення листа) для різних адресатів. Ви можете використовувати цифровий підпис для підтвердження, що лист відправлений вами.

Для використання різних бланків, скористайтеся списком, що розкривається Бланк, використовуваний за умовчанням (Use this stationery by default). Аби задати параметри поштових повідомлень, що складаються за допомогою Word, у вікні додатка Word виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options) відкрийте вкладку Загальні (General) і натискуйте на ній кнопку Параметри електронної пошти.

Outlook пропонує широкий набір способів оформлення повідомлень. Повідомлення можна створити в одному з трьох форматів: Звичайний текст, Формат HTML і Формат RTF, які вибираються в списку, що розкривається, Створити повідомлення у форматі. Звичайний текст використовується як чисто текстовий формат, що не містить елементів форматування. Він не дозволяє задати шрифт і його розмір. Різні шрифти дозволяє використовувати формат RTF. За допомогою пошти HTML можлива відправка повідомлень зі вбудованою мультиплікацією, малюнками, мультимедійними об'єктами і іншими елементами форматування, які використовуються на веб-сторінках. У повідомленнях можуть міститися і веб-сторінки цілком.

На жаль, використовувані в деяких організаціях системи електронної пошти, не повністю сумісні з повідомленнями HTML-формата і до одержувача приходить простий текст з незрозумілим вкладенням. Аби перевірити вашу електронну пошту на HTML-совместимость, відправте порожнє повідомлення на адресу безкоштовної служби [email protected]. Поглянете, чи присутні зображення і колір відповідає, автоматично відправленому вам у форматі HTML. Якщо вони відсутні, то слід виявити причину.