Оформление предоставления отпусков работникам

В начале каждого гола (январь) составляется график отпусков. применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков является сводным документом. сначала графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении его руководителем. Передаются в отдел кадров, где на их основании создается сводный график. Затем из сводного графика делаются выписки по структурным подразделениям. Выписки передаются в структурные подразделения. При составлении графика учитывается действующее законодательство, специфика организации, желание самого работника.

Сводный график визируется руководителем службы кадров, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (если есть), утверждается руководителем организации. График регистрируется в службе ДОУ, копии заверяются отметкой о заверении копии, первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в бухгалтерии, третий - в службе кадров, выписки - в структурных подразделениях. В крупных организациях с большими структурными подразделениями графики отпусков могут составляться в каждом структурном подразделении самостоятельно. Форма Т-7.

Заявление о предоставлении отпуска работнику. Оформляется на трафаретном бланке в одном экземпляре работником. В тексте заявления должно быть указано с какого по какое число, на сколько календарных дней и за какой отработанный период работник просит предоставить ему отпуск. Заявление визируется руководителем структурного подразделения, работодатель ставит резолюцию с разрешением на отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска работнику. Составляется на бланке в трех экземплярах (в дело, в бухгалтерию, в службу ДОУ). Подписывается руководителем организации, регистрируется в службе ДОУ. Доводится до сведения работника под расписку. В тексте приказа указываются сведения – ФИО работника, его должность, структурное подразделение, с какого по какое число, за какой период предоставляется отпуск. Основанием считается график отпусков, заявление работника.

Государственное образовательное учреждение

Средняя общеобразовательная школа № 376

ПРИКАЗ

____ № _ 09 _____ ___ 13.06.2011 ___

о предоставлении отпуска

Предоставить И.С. Сабурову, бухгалтеру, отдела бухгалтерии, очередной оплачиваемый отпуск с 01.06.2011 по 28.06.2011 сроком 28 календарных дней за период с 31.12.2010 по 30.11.2012.

Основание: график отпусков на 2011 г., заявление работника № 18 от 25.05.2011.

Директор Ж.О. Монахова

С приказом ознакомлен И.С. Сабуров

14.06.2011

Руководитель отдела кадров

____________ И.И. Иванова

13.06.2011

Главный бухгалтер

____________ А.И. Ананасова

13.06.2011

Оформление служебных командировок.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.

Служебное задание. УФ Т-10а. Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а так же отчета по его выполнению. Подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник. Утверждается руководителем организации и передается в службу кадров для издания приказа о командировании.

После прибытия из командировки составляется краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ. Готовится работником кадровой службы в двух экземплярах. Первый в службу ДОУ, заверенная копия в бухгалтерию. Подписывает руководитель организации. Визы: руководитель структурного подразделения, бухгалтерия.

В тексте приказа указываются инициалы и фамилия работника, должность, структурное подразделение, цель, время, место командировки. Основанием является служебное задание.

Государственное образовательное учреждение

Средняя общеобразовательная школа № 376

ПРИКАЗ

____ № _ 10 _____ ___ 28.11.2011 ___

о командировании

Командировать И.С. Сабурова, бухгалтера отдела бухгалтерии, в город Рязань для обмена опытом с 01.12.2011 по 20.12.2011.

Основание: служебное задание № 09 от 08.01.2011.

Директор Ж.О. Монахова

Главный бухгалтер

________________ И.И. Иванова

28.11.2011

Командировочное удостоверение. Форма Т-10. Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командируемым работником на основании приказа. Подписывается руководителем организации. На обратной стороне проставляется отметка об убытии. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного. А днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Журналы учета. Для регистрации лиц, отбывающих в командировку и прибывающих из командировки в организациях ведутся журналы учета. Они имеют табличную форму. Сведения: ФИО работника, должность, организация, цель командировки, время командировки.

Авансовый отчет. В течении трех дней по возвращению из командировки работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах. К отчету прилагается – проездные билеты, документы о найме жилого помещения и т.п.

Оформление сверхурочных работ.

Работа считается сверхурочной, если она выполнялась сверх установленной продолжительности рабочего времени по распоряжению работодателя.

Сверхурочные работы не должны превышать для одного работника четырех часов в течении двух дней подряд и 120 часов в год.

Приказ оформляется по основной деятельности, не по кадрам. Составляет приказ руководитель заинтересованного структурного подразделения, подписывает руководитель организации, визы – заинтересованные должностные лица, председатель профсоюзного органа (если есть). Первый экземпляр помещается в дело в службе ДОУ, остальные направляются в заинтересованные структурные подразделения.

Журналы учета сверхурочных работ. Работодатель обязан вести учет сверхурочных часов по каждому работнику. Журнал составляется на определенный период (месяц, квартал, полугодие, год). Журнал визируется работниками, имеющими сверхурочные часы, подписывается руководителем подразделения, передается в бухгалтерию для начисления оплаты.

В тексте: констатирующая часть, с какой целью проводятся «в целях выполнения плана», «для проведения внеплановой». Приказываю: 1. структурному подразделению отработать дополнительно в хх день хх часов. 2. бухгалтерии оплатить сверхурочные часы. 3. контроль за исполнением приказа возложить на хх.

Оформление привлечения работника к работе в выходные дни.

Привлечение работника к работе в выходные или праздничные дни допускается только с письменного согласия работника и происходит на основании приказа. Приказ составляется службой кадров. Визируется руководителями структурных подразделений, профсоюзным органом, подписывается руководителем организации. Регистрируется в службе ДОУ. Первый экземпляр в дело службы ДОУ, копии – в структурные подразделения. Оформляется, как приказ по основной деятельности.

Оформление дополнительных дней отдыха и отгулов.

Если по условиям работы сокращение рабочего дня накануне праздника невозможно или в течение рабочей недели кол-во рабочих часов превышает 40, работнику должны быть предоставлены за переработку часов дополнительные дни отдыха. Для предоставления дополнительных дней в структурной подразделении составляется график. График утверждается руководителем организации изданием приказа.

Приказ об утверждении графика предоставления дополнительных дней отдыха. Готовится службой кадров, визируется руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем организации. Выписки из графика направляются в структурные подразделения.

Предоставление отгулов.

За работу в выходные и праздничные дни работнику должны быть предоставлены отгулы. Для получения отгула работник заранее пишет заявление на имя руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Руководителями на заявлении ставится резолюция.

Сдать:

1. приказ о приеме на работу +

2. приказ о переводе +

3. приказ об увольнении +

4. график отпусков +

5. приказ о предоставлении отпуска +

6. приказ о направлении работника в командировку +

7. приказ о проведении сверхурочных работ

8. приказ об утверждении графика отпусков

9. приказ об утверждении графика предоставления дополнительных дней отдыха.