ВВЕДЕНИЕ. Федеральное государственное образовательное

Федеральное государственное образовательное

учреждения высшего профессионального образования НИТУ «МИСиС»

Кафедра автоматизированных систем управления

Муратова С.Ю.

Одобрено Редакционно-издательским

Советом института

Офисные программные пакеты. Редактор WORD

Лабораторный практикум

Москва 2012

АННОТАЦИЯ

Настоящий лабораторный практикум используется в курсе «Офисные программные пакеты» и является его первой частью. Практикум рассчитан на 42 часа аудиторных и самостоятельных занятий и покрывает приблизительно треть курса. В практикум включено 7 работ, выполнение которых позволит приобрести навыки в создании, редактировании и оформлении текста. Каждая лабораторная работа содержит теоретическую часть и учебно-методические указания.

Практикум может использоваться как справочное пособие при написании статей, дипломов, курсовых работ, рефератов и проч.

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Word – один из наиболее популярных текстовых редакторов, работающих под управлением Windows. Предназначен для создания, редактирования и оформления текстов. Может использоваться как профессионалами для подготовки рукописей книг к изданию в типографии, так и начинающими пользователями для работы с текстами и документами.

Оглавление

1. Лабораторная работа № 1. Настройка Microsoft Word. Управление отображением документа. Параметры страницы. Основные операции с документами. Создание стандартных документов на основе шаблона....................................................................................................................................... 8

1.1. Основные элементы окна редактора Word......................................................................... 8

1.2. Операции с документами.................................................................................................... 13

1.2.1. Создание нового документа............................................................................................ 13

1.2.2. Сохранение документа..................................................................................................... 15

1.2.3. Свойства файла................................................................................................................. 20

1.2.4. Закрытие и открытие файла. Поиск файла.................................................................... 20

1.2.5. Создание стандартных документов на основе шаблона.............................................. 23

1.3. Режимы просмотра документа........................................................................................... 27

1.4. Параметры страницы........................................................................................................... 31

1.5. Настройка редактора Word................................................................................................. 34

1.6. Работа с текстом................................................................................................................... 37

1.6.1. Объединение/разбиение абзацев..................................................................................... 37

1.6.1.1. Объединение абзацев.......................................................................................................................................... 38

1.6.1.2. Разбиение абзаца на несколько....................................................................................................................... 38

1.6.2. Вставка пустых строк....................................................................................................... 38

1.6.3. Клавишные команды перемещения курсора................................................................. 39

1.6.4. Редактирование текста в режимах вставки/замены...................................................... 39

1.6.5. Включение переносов текста.......................................................................................... 40

1.6.6. Вставка символа и специальных знаков........................................................................ 41

1.6.7. Выделение текста............................................................................................................. 46

1.6.7.1. Выделение текста с помощью мышки............................................................................................................ 46

1.6.7.2. Выделение текста с помощью клавиш........................................................................................................... 47

1.6.7.3. Отмена выделения............................................................................................................................................... 47

1.7. Замена одного фрагмента другим. Удаление фрагмента текста..................................... 47

1.8. Копирование и перенос текста........................................................................................... 48

1.8.1. Обмен информацией между документами.................................................................... 50

1.8.2. Копирование/перенос текста без сохранения форматов.............................................. 50

Контрольные вопросы...................................................................................................................... 51

2. Лабораторная работа № 2. Форматирование текста. Стиль. Текст в несколько колонок... 53

2.1. Изменение шрифта.............................................................................................................. 53

2.2. Форматирование абзацев.................................................................................................... 57

2.2.1. Изменение формата абзаца с помощью команды Абзац.............................................. 57

2.2.2. Изменение формата абзаца с помощью линейки.......................................................... 60

2.3. Установка табуляции........................................................................................................... 62

2.3.1. Перемещение и удаление маркера табуляции............................................................... 64

2.4. Обрамление и фон............................................................................................................... 64

2.5. Копирование форматов....................................................................................................... 67

2.6. Списки.................................................................................................................................. 70

2.6.1. Создание списка............................................................................................................... 72

2.6.2. Маркированные списки................................................................................................... 73

2.6.3. Изменение маркера........................................................................................................... 74

2.6.4. Нумерованный список..................................................................................................... 77

2.6.5. Удаление маркеров и нумерации списков..................................................................... 78

2.6.6. Сортировка списка и абзацев.......................................................................................... 78

2.6.7. Многоуровневый список................................................................................................. 79

2.7. Стиль..................................................................................................................................... 82

2.7.1. Применение стилей.......................................................................................................... 83

2.7.2. Создание нового стиля абзаца......................................................................................... 84

2.7.2.1. Создание нового стиля абзаца по образцу.................................................................................................. 84

2.7.2.2. Создание нового стиля абзаца с помощью его определения.................................................................. 84

2.7.3. Изменение стиля абзаца................................................................................................... 87

2.7.4. Удаление стиля................................................................................................................. 89

2.7.5. Копирование стилей из одного документа или шаблона в другой............................ 90

2.7.6. Стиль знака........................................................................................................................ 92

2.7.7. Библиотека стилей............................................................................................................ 92

2.8. Автоформат.......................................................................................................................... 93

2.9. Текст в несколько колонок................................................................................................. 94

2.9.1. Быстрое создание колонок............................................................................................... 94

2.9.2. Выравнивание колонок................................................................................................... 96

2.9.3. Произвольное размещение колонок............................................................................... 97

2.9.4. Изменение ширины колонок и расстояния между ними............................................. 98

2.9.5. Создание колонок с помощью диалогового окна Колонки......................................... 99

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 101

3. Лабораторная работа № 3. Автозамена. Автотекст. Использование средств поиска и замены. Сноски. Гиперссылки. Рецензирование документов. Проверка орфографии и грамматики. Статистика 103

3.1. Автозамена......................................................................................................................... 103

3.1.1. Замена текста при вводе................................................................................................ 105

3.1.2. Удаление элемента автозамены.................................................................................... 106

3.2. Автотекст............................................................................................................................ 106

3.2.1. Создание элемента автотекста...................................................................................... 107

3.2.2. Вставка автотекста......................................................................................................... 108

3.3. Поиск и замена текста....................................................................................................... 108

3.4. Поиск и замена форматов................................................................................................. 112

3.5. Сноски................................................................................................................................. 114

3.5.1. Вставка сноски................................................................................................................ 114

3.5.2. Просмотр сносок............................................................................................................. 117

3.5.3. Копирование, перемещение и удаление сноски......................................................... 118

3.5.4. Преобразование сноски. Переход к сноске................................................................. 119

3.6. Гиперссылка....................................................................................................................... 119

3.6.1. Вставка гиперссылки на элемент текущего документа............................................. 119

3.6.1.1. Вставка гиперссылки на заголовок.............................................................................................................. 120

3.6.1.2. Вставка гиперссылки на элемент текста.................................................................................................... 121

3.6.2. Вставка гиперссылки на элемент другого документа................................................ 122

3.7. Рецензирование документов............................................................................................ 124

3.7.1. Примечания..................................................................................................................... 124

3.7.1.1. Внесение примечаний...................................................................................................................................... 125

3.7.1.2. Изменение примечания.................................................................................................................................... 127

3.7.1.3. Удаление примечания...................................................................................................................................... 127

3.8. Проверка орфографии и грамматики.............................................................................. 127

3.8.1. Динамическая проверка орфографии и грамматики.................................................. 128

3.8.2. Статическая проверка орфографии и грамматики...................................................... 130

3.9. Использование тезауруса.................................................................................................. 131

3.10. Статистика.......................................................................................................................... 134

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 134

4. Лабораторная работа № 4. Операции со страницами. Колонтитулы. Подготовка документа к печати................................................................................................................................................... 137

4.1. Операции со страницами.................................................................................................. 137

4.1.1. Нумерация страниц........................................................................................................ 137

4.1.2. Начало новой страницы................................................................................................. 138

4.1.3. Удаление принудительного разрыва............................................................................ 139

4.1.4. Изменение ориентации страницы................................................................................ 139

4.2. Колонтитулы...................................................................................................................... 142

4.2.1. Создание колонтитулов................................................................................................. 142

4.2.2. Изменение колонтитулов.............................................................................................. 145

4.2.3. Создание разных колонтитулов.................................................................................... 145

4.2.3.1. Колонтитул для первой страницы................................................................................................................ 145

4.2.3.2. Отличающиеся колонтитулы для различных разделов документа.................................................... 146

4.3. Печать документов............................................................................................................ 148

4.3.1. Предварительный просмотр.......................................................................................... 148

4.3.2. Печать документа........................................................................................................... 150

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 152

5. Лабораторная работа № 5. Таблицы и диаграммы. Редактор формул................................ 154

5.1. Создание таблицы.............................................................................................................. 154

5.1.1. Создание таблицы с помощью инструмента Создать таблицу.................................. 154

5.1.1.1. Выделение фрагмента таблицы.................................................................................................................... 157

5.1.1.2. Маркеры и непечатаемые символы............................................................................................................. 158

5.1.2. Быстрая вставка таблицы с помощью инструмента Вставить таблицу................... 160

5.1.3. Вставка таблицы с помощью команды Вставить таблицу......................................... 161

5.1.4. Преобразование существующего текста в таблицу.................................................... 164

5.2. Изменение таблицы........................................................................................................... 165

5.2.1. Добавление/ удаление строк, столбцов, ячеек............................................................. 165

5.2.1.1. Добавление строк.............................................................................................................................................. 165

5.2.1.2. Удаление строк.................................................................................................................................................. 167

5.2.1.3. Добавление столбцов....................................................................................................................................... 167

5.2.1.4. Удаление столбцов........................................................................................................................................... 167

5.2.1.5. Добавление ячеек.............................................................................................................................................. 168

5.2.1.6. Удаление ячеек................................................................................................................................................... 168

5.2.2. Объединение/разбиение ячеек...................................................................................... 169

5.2.2.1. Объединение ячеек............................................................................................................................................ 169

5.2.2.2. Разбиение ячеек.................................................................................................................................................. 170

5.2.3. Сортировка табличных данных.................................................................................... 172

5.2.4. Нумерация ячеек............................................................................................................. 175

5.3. Форматирование таблицы................................................................................................ 175

5.3.1. Автоформат таблицы..................................................................................................... 175

5.3.2. Изменение ширины столбцов....................................................................................... 176

5.3.3. Изменение высоты строк............................................................................................... 178

5.3.4. Установка выравнивания и обтекания текста............................................................. 180

5.4. Простейшие расчеты......................................................................................................... 181

5.5. Создание макета страниц с помощью таблицы.............................................................. 183

5.6. Диаграммы.......................................................................................................................... 184

5.6.1. Создание диаграммы...................................................................................................... 184

5.6.2. Редактирование диаграммы.......................................................................................... 186

5.6.3. Форматирование диаграммы......................................................................................... 187

5.6.4. Выбор типа диаграммы.................................................................................................. 188

5.6.5. Удаление диаграммы...................................................................................................... 190

5.7. Формулы. Вставка формулы............................................................................................. 192

5.8. Редактирование формулы................................................................................................. 194

5.9. Текст в формулах............................................................................................................... 195

5.10. Удаление формулы............................................................................................................ 196

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 196

6. Лабораторная работа № 6. Графика........................................................................................ 198

6.1. Вставка рисунка................................................................................................................. 198

6.2. Настройка изображения.................................................................................................... 200

6.3. Изменение размеров и обрезка рисунка.......................................................................... 201

6.4. Размещение рисунков и графических объектов............................................................. 204

6.5. Вставка объектов WordArt................................................................................................ 208

6.6. Рисование в Word.............................................................................................................. 210

6.6.1. Рисование геометрических фигур................................................................................ 211

6.6.2. Перемещение/копирование геометрических фигур................................................... 214

6.6.3. Сетка................................................................................................................................ 214

6.6.4. Надписи........................................................................................................................... 215

6.6.5. Форматирование графических объектов..................................................................... 217

6.6.6. Группирование и разгруппирование объектов........................................................... 218

6.7. Создание комбинированных рисунков с отображением пользовательского интерфейса 219

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 223

7. Лабораторная работа № 7. Перекрестные ссылки. Оглавления. Указатели. Настройка панелей инструментов и меню. Макросы....................................................................................................... 225

7.1. Перекрестные ссылки........................................................................................................ 225

7.1.1. Именование объектов.................................................................................................... 225

7.1.2. Создание перекрестной ссылки.................................................................................... 228

7.1.3. Обновление полей.......................................................................................................... 230

7.2. Оглавление......................................................................................................................... 231

7.2.1. Составление оглавления................................................................................................ 231

7.2.2. Обновление оглавления................................................................................................. 233

7.2.3. Удаление оглавления..................................................................................................... 234

7.3. Структура документа......................................................................................................... 234

7.3.1. Создание структуры....................................................................................................... 235

7.3.1.1. Создание структуры в новом документе.................................................................................................... 235

7.3.1.2. Создание структуры в существующем документе................................................................................... 237

7.3.2. Просмотр структуры документа................................................................................... 237

7.3.3. Повышение и понижение уровня элементов структуры........................................... 240

7.3.4. Изменение расположения элементов структуры........................................................ 241

7.3.5. Нумерация заголовков................................................................................................... 242

7.4. Настройка панелей инструментов и меню..................................................................... 244

7.4.1. Перемещение панелей инструментов и строки меню................................................ 244

7.4.2. Настройка панели инструментов.................................................................................. 245

7.4.3. Создание новой панели инструментов........................................................................ 247

7.4.4. Удаление панели инструментов................................................................................... 250

7.4.5. Настройка меню.............................................................................................................. 250

7.4.5.1. Добавление команд и меню............................................................................................................................ 250

7.4.5.2. Создание нового меню..................................................................................................................................... 251

7.4.5.3. Удаление команд и меню................................................................................................................................ 252

7.4.5.4. Восстановление меню в исходное состояние........................................................................................... 253

7.5. Макросы.............................................................................................................................. 253

7.5.1. Создание макроса........................................................................................................... 254

7.5.2. Запуск макроса................................................................................................................ 255

7.5.3. Назначение макросу кнопки панели инструментов................................................... 256

7.5.4. Удаление макроса........................................................................................................... 258

Контрольные вопросы.................................................................................................................... 259

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.............................................................................................. 261

Лабораторная работа № 1. Настройка Microsoft Word. Управление отображением документа. Параметры страницы. Основные операции с документами. Создание стандартных документов на основе шаблона

Цель работы: знакомство с интерфейсом редактора Word, его основными функциями, настройками, режимами просмотра документов. Приобретение навыков ввода и редактирования текста, работы с файлами.

1.1. Основные элементы окна редактора Word

При запуске Word на экране компьютера появляется рабочее окно примерно следующего вида (Рис. 1.1).

Рис. 1.1. Основные элементы окна редактора Word

Вверху окна находится строка заголовка, в которой отражено название приложения Microsoft Wоrd и имя файла. До тех пор, пока документ не сохранен, в заголовке вместо имени файла выводится надпись «Документ№ п/п» (например, вначале «Документ1»).

В редакторе Word, как и в других программах, работающих под управлением Windows, одновременно можно работать с несколькими документами (файлами), которые отображаются в отдельных окнах.

Под строкой заголовка расположена строка меню, в котором находятся команды Word. Вспомним, что клавишная команда [Alt + подчеркнутая буква] открывает соответствующее меню (например, [Alt + ф] открывает меню Файл, а [Alt + м] – меню Формат).

¾ Меню Файл содержит команды, с помощью которых можно создать, открыть и сохранить документ. Здесь также задаются свойства файла, параметры страницы, осуществляется предварительный просмотр, вывод документа на печать и выход из Word. Кроме того, в меню Файл имеются команды для открытия 4-х последних документов – достаточно щелкнуть нужное название.

ЗАМЕЧАНИЕ. Если Вы хотите, чтобы Word «помнил» другое количество документов, с которыми вы работали, необходимо сделать следующее:

1. В меню Сервис выбрать команду Параметры и щелкнуть по вкладке Общие (далее эта инструкция будет записываться так: Сервис / Параметры/Общие).

2. В появившемся диалоговом окне в поле Файлов установить требуемое количество файлов. Если «запоминать» файлы не надо, уберите флажок в поле Помнить список из.

¾ С помощью команд меню Правка можно переносить, копировать и удалять текст, осуществлять его поиск и замену, делать закладки и, внимание!, отменять ошибочное действие, а если оно все-таки было верным, - вернуть его вновь. Вот здорово! Можно попробовать по-разному оформить текст и в результате выбрать то, что нравится!

¾ Команды меню Вид управляют отображением документа на экране. С их помощью задается форма представления документа, масштаб вывода текста на экран и отображаемые элементы (колонтитулы, сноски, примечания, панели инструментов).

¾ Меню Вставка позволяет вставлять в текст различные объекты и текстовые элементы: сноски, примечания, номера страниц, автотекст, принудительные разрывы страниц, оглавление, указатели, рисунки, формулы, диаграммы и проч.

¾ Меню Формат позволяет форматировать документ, т.е. оформлять его так, как мы считаем необходимым.

¾ Команды меню Сервис существенно облегчают нам работу с текстом. С их помощью можно расставить переносы, проверить орфографию (теперь никто и не догадается о том, как мы на самом деле знаем русский язык!), подыскать синонимы к часто употребляемым словам, запротоколировать наши мучения по редактированию текста и затем отвергнуть то, что не нужно. Рутинные операции можно «запомнить» в макросах, которые запускаются одним щелчком мышки (или командой меню). Упрощается распечатка таких необычных документов, как наклейки и конверты. Нет нужды каждый раз печатать «Общество с ограниченной ответственностью». Зададим в команде Автозамена сокращение для этой фразы (например, «ооо») и после ввода этих букв она автоматически будет появляться в нашем тексте.

¾ В меню Таблица находятся все команды, необходимые для работы с таблицами.

¾ Меню Окно предназначено для работы с несколькими документами или одновременной работы с разными фрагментами одного и того же текста.

¾ В меню Справка сидит Помощник, который готов в любой момент прийти к нам на выручку и предложить контекстно-зависимую помощь, содержится справочная информация и поисковая система.

Под строкой меню расположены панели инструментов Стандартная и Форматирование. Как у хорошего мастера основные инструменты должны быть всегда под рукой, так и в этих панелях содержатся наиболее часто используемые команды. Например, команду Отменить, о которой мы уже упоминали, можно выполнить, щелкнув по одноименному инструменту (Рис. 1.2) в панели инструментов Стандартная. Редактор Word «запоминает» наши действия, поэтому можно отменить сразу несколько команд, выбрав их в списке Отменить.

Рис. 1.2. Команды Отменить и Вернуть

Отмененные команды можно вернуть обратно. Для возврата одного действия щелкните по кнопке Вернуть. Для возврата нескольких действий выберите их в списке кнопки Вернуть.

Задание: напечатайте свою фамилию. Щелкните по инструменту Отменить, затем Вернуть и еще раз Отменить.

Включение/отключение Панели инструментов

Помимо вышеупомянутых панелей инструментов в Word имеются и другие панели, например, Рисование, Таблицы и границы и проч. Для того чтобы включить/отключить панель инструментов:

1. Щелкните правой кнопкой мышки в строке меню или рядом с панелями инструментов, – на экране появится контекстное меню панелей инструментов (Рис. 1.3) с их названиями и командой Настройка:

Рис. 1.3. Включение/отключение панелей инструментов

2. Щелкните по названию нужной вам панели. Панель инструментов появится на экране. Повторный щелчок в контекстном меню по названию панели закроет её.

Основную часть окна занимает рабочая область, в которой отражается наш документ.

Слева под рабочей областью находятся кнопки управления отображением документа. Их названия говорят сами за себя. С ними мы познакомимся чуть позже.

Самой нижней строкой редактора Word является строка состояния. В строке состояния отображается следующая информация: первый индикатор Стр. указывает номер текущей [1] страницы. Индикатор Разд – текущий раздел (см. 1.4, стр.32). Особое внимание обратите на «дробь». В числителе этой дроби отображается номер текущей страницы[2], а в знаменателе – количество страниц в вашем документе. В следующем блоке индикатор На отображает расстояние от верхнего края страницы до курсора ввода. Индикаторе Ст указывает номер текущей строки, а индикатор Кол – текущую позицию курсора в строке (Кол от слова колонка). Об остальных (бледных) индикаторах поговорим позже.

1.2. Операции с документами