Документация по личному составу

Среди общего объема кадровых документов существенное значение имеет документация по личному составу, которая представляет собой документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

Первоначально термин «документация по личному составу» означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т.е. его трудового коллектива. В состав документов по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина «документация по личному составу». С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.

Документация по личному составу – комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в установленных формах трудовую деятельность человека во всех ее аспектах.

Основу документации по личному составу составляют распорядительные кадровые документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют и подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам этот юридический факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Документами, подтверждающими трудовую деятельность работников, являются трудовые книжки; трудовые договоры; изменения и дополнения к трудовым договорам и др. Особое внимание стоит уделить трудовым книжкам и трудовому договору.

Трудовая книжка в соответствии со статьей 66 ТК РФ является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Трудовой договор согласно статье 56 ТК РФ – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Персональной документацией называется группа кадровой документации, которая относится к персоне (в переводе с греческого – «личность, особа») работника. Это очень большой и сложный комплекс документов, охватывающий сферу установления, ведения, изменения и прекращения трудовых правоотношений работника с работодателем.

В состав персональной документации входят:

- документы, выданные гражданину соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении, состоянии здоровья: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности и др.;

- справочно-информационные документы, выдаваемые работникам по месту работы для подтверждения различных правовых фактов: копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, пропуск, удостоверение, почетная грамота и др.;

- документы, составляемые и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления, резюме, рекомендательные письма, объяснительные записки и др.;

- служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, результаты анкетирования и тестирования, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные записки и др.

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективно­го и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плано­вые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления, кадровой службой и других заинтересованных функ­циональных отделов.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность (Программа социального развития коллектива ра­ботников организации на 2002 - 2015 гг.).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению ме­роприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей (План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений). Различают перспективные, годовые, квартальные и др. планы.

К плановой документации относятся также такие документы, как штатное расписание, график отпусков.

В штатном расписании (унифицированная форма № Т-3) зафиксирована структура, штатный состав и штатная численность организации. В этом документе содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.

График отпусков (унифицированная форма № Т-7) – документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

- первичные учетные документы;

- производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу. Они включают в себя: личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; личную карточку (унифицированная форма Т-2), если на работника не заведено личное дело; формы специализированных анкет и карточек.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

- обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

- обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

- обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), если на работника заведено личное дело; личную карточку для государственных и муниципальных служащих (унифицированная форма № Т- 2ГС (МС)); учетную карточку научного, научно-педагогического работника (унифицированная форма № Т-4); регистрационные журналы (книги); журнал учета поощрений и взысканий; журнал учета больничных листов и др. Вторичные учетные документы являются наиболее массовыми по объему и между тем менее регламентированы по составу видов, реквизиционному содержанию и форме.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодовой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержден­ных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобре­тают сводный характер (сводных таблиц).

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой - с учетными документами. Массивы плано­вых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тес­ной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы инфор­мации являются основой для формирования плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место за­нимает так называемая внутренняя отчетно-справочная {справочная) документация (справки, сводки, перечни и т.п.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой докумен­тации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показа­телей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Этот комплекс кадровой документации включает много разновидностей документов К кадровым информационно-справочным документам, как правило, относят: докладную записку; объяснительную записку; представление; заявление; акт; справку и др.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (например поступков и поведения отдельных работников).

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и т.д.). Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Кадровая документация имеет важное значение в деятельности организации, так как она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсий. Поэтому все кадровые документы нуждаются в тщательной подготовке, правильном оформлении и соблюдении мер по обеспечению их сохранности.