Бази даних

Бази даних (БД) призначені для зберігання великих обсягів структурованої інформації. Основними задачами при роботі з БД є: організація введення даних; перегляд даних; сортування і фільтрація даних в таблицях; підведення підсумків.

БД в Excel - це таблиця, тільки спеціальним чином організована: перший рядок таблиці - це заголовки полів БД, рядок таблиці - це запис БД, стовпець таблиці - це поле запису (в стовпці знаходяться дані одного типу). Весь інструмент роботи з БД в Excel зосереджений в одному пункті меню - Данные. При активізації пунктів з меню Данные необхідно знаходитися в одній з чарунок таблиці БД. Таблиця БД допускає всі ті ж дії, що і звичайна таблиця Excel. Тому ввести новий запис в БД можна звичайним для таблиць введенням даних в чарунки. Вводити і переглядати інформацію можна не тільки в режимі таблиці, але і в режимі форми, який викликається командою Данные / Форма ( див. довідкову систему). Зміна структури БД (видалення існуючого поля, додання нового поля) здійснюється стандартними операціями роботи зі стовпцями таблиці.

Сортування - це упорядкування записів в БД. Щоб відсортувати записи в БД, треба:

1) активізувати будь-яку чарунку БД;

2) виконати команду Данные / Сортировка;

3) у вікні діалогу Сортировка диапазона, що відкрилося, задати потрібний порядок сортування записів;

4) клацнути OK.

У команді Сортировка закладена можливість сортування даних максимум по трьох стовпцях. Відсортуємо, наприклад, записи по полю «Виробіток» в порядку убування і запишемо результати сортування в Лист2. Для цього:

1) скопіюємо спочатку таблицю в Лист2 (виділимо активну частину таблиці (діапазон A1:H16), виконаємо команду Правка / Копировать, клацнемо по ярличку Лист2, активізуємо чарунку A1, в яку потрібно копіювати, і потім виконаємо команду Правка / Вставить);

2) видалимо підсумковий рядок і рядок з номерами граф таблиці, щоб вони не були включені в сортування (виділимо ці рядки і виконаємо команду Правка / Удалить;

3) активізуємо будь-який елемент таблиці;

4) виконаємо команду Данные / Сортировка;

5) у вікні діалогу Сортировка диапазона, що відкрилося, вполі Сортировать по з списку, що розкривається, виберемо Виробіток, встановимо перемикач по убыванию;

6) клацнемо OK.

Excel дає можливість вибірково працювати з даними, що задовольняють певним умовам. Фільтрація таблиці залишає на екрані для обробки тільки ті рядки, які відповідають заданим критеріям. При цьому інші рядки виявляються прихованими. Команда виклику Автофільтра вміщує кнопки списків, які можна розкрити, безпосередньо в рядок назви полів. За допомогою цих кнопок можна задати критерії відбору рядків таблиці. Можна задати умови в декількох полях. Вони будуть працювати за принципом И (тобто логічного множення).Відберемо, наприклад, тих робітників, у кого виробіток перевищує норму і виплачена зарплата не перевищує 800. Для цього:

1) скопіюємо таблицю на Лист3;

2) активізуємо будь-який елемент скопійованої таблиці;

3) виконаємо команду Данные / Фильтр / Автофильтр;

4) клацнемо кнопку Автофільтра, яка розташована поруч з полем «Виробіток», і в списку, що розкрився, клацнемо Условие;

5) у вікні діалогу Пользовательский автофильтр, що з'явилося, в полі Виробіток зліва з списку, який розкривається, виберемо больше, а праворуч введемо 100;

6) клацнемо OK;

7) клацнемо кнопку Автофільтра, яка розташована поруч з полем «До виплати», і в списку, що розкрився, клацнемо Условие;

8) у вікні діалогу Пользовательский автофильт, що з’явилося,в полі До виплати зліва з списку, який розкривається, виберемо меньше или равно, а праворуч введемо 800;

9) клацнемо OK.

17. Запишемо ЕТ на дискету, для чого виконаємо команду Файл / Сохранить. При цьому, якщо таблиця зберігається вперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа, у котрому треба вибрати зі списку Папка диск A: і відкрити потрібну папку (наприклад, головну папку диска A:), у поле Имя файла записати ім'я файла, наприклад, ET _ tr _ pr, (розширення. xls Excel додасть за умовчанням), потім клацнути Сохранить або натиснути клавішу Enter. Під час роботи з таблицею можна періодично зберігати таблицю, виконуючи команду Файл / Сохранить або клацаючи по кнопці Сохранить в панелі інструментів Стандартная. При цьому вікно діалогу Сохранение документа відкриватися не буде.

18. Щоб завантажити існуючу таблицю, треба виконати команду Файл / Открыть і у вікні діалогу Открытие документа, що з'явилося, треба вибрати диск A: і відкрити потрібну папку зі списку Папки, у списку Імя файла клацнути ім'я файла, який завантажується, і клацнути кнопку Открыть або натиснути клавішу Enter.

Контрольні запитання