Побудова діаграм

З допомогою Excel можна створювати складні діаграми для даних таблиці. Можна вибрати будь-яку з стандартних або нестандартних типів діаграм, що пропонуються, кожний з яких має ще декілька варіантів. У Excel діаграма може знаходитися на робочому листі разом з початковими даними (в цьому випадку вона називається впровадженою) або на окремому листі діаграм, який є частиною книги.

Процес створення діаграми розглянемо на прикладі побудови гістограми (плоскої) для даних, отриманих в таблиці. Діаграма завжди будується для якогось діапазону чарунок. Важливими поняттями при цьому є поняття ряду даних і категорії. Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра в залежності від значень аргументу. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументу - категорією. У нашому прикладі доцільно представити на діаграмі два ряди даних: об'єм нарахованої зарплати (стовпець «Нараховано»), об'єм виплаченої зарплати (стовпець «До виплати»). Категорією в цьому випадку будуть співробітники цеху.

Щоб побудувати впроваджену діаграму на активному листі, необхідно виконати наступне.

15.1. Виділити на листі дані, які потрібно включити в діаграму. Крім числових даних, відносні значення яких наочно представляються на діаграмі, необхідно виділити і текстові дані, що описують смисловий зміст чисел. Текстові дані Excel використовує для введення пояснювальних написів в діаграму. У нашому прикладі необхідно виділити стовпці В, F і Н, однак без п'ятого і шістнадцятого (підсумкового) рядків, оскільки ці рядки містять дані інших типів. При виділенні потрібно втримувати натисненою клавішу Ctrl, оскільки області, що виділяються, не складають безперервного діапазону.

15.2. Клацнути кнопку Мастер диаграмм в панелі інструментів Стандартная.

15.3. На екрані з'являється вікно діалогу Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы. Процес створення діаграми за допомогою майстра діаграм складається з чотирьох кроків. Після виконання кожного кроку ви можете перейти до наступного, натиснувши кнопку Далее>, або повернутися до попереднього, натиснувши кнопку < Назад, щоб внести корективи. Ви можете в будь-який час відмовитися від побудови діаграми, натиснувши кнопку Отмена. Можна також натиснути кнопку Готово, щоб пропустити кроки, що залишилися, і побудувати діаграму, засновуючись на введеній до даного моменту інформації.

15.4. У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) вибирається тип діаграми. Якщо стандартні типи діаграм вам не підходять, то клацніть на вкладку Нестандартные і підберіть потрібний вам тип діаграми вже там. Для нашого прикладу виберемо гістограми. Можна відразу подивитися, як буде виглядати підібрана вами діаграма, якщо натиснути і втримувати кнопку Просмотр результата. Після вибору типу діаграми перейдіть до наступного кроку, натиснувши кнопку Далее>.

15.5. У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы вполі Диапазон потрібно підтвердити або задати дані, які треба відобразити на діаграмі. Оскільки ми виділили дані перед натисненням кнопки Мастер диаграмм, то поле Диапазон вже містить посилання на діапазони з початковими даними для діаграми. Потрібно перевірити, чи правильно вказане посилання на діапазони початкових даних (часто Excel неправильно визначає виділені діапазони). Якщо ні, то потрібно внести зміни, активізувавши поле натисненням миші. Якби ми перед викликом майстра не виділяли діапазон початкових даних, то можна було б ввести його безпосередньо в полі в цьому діалозі. Можна задати розташування рядів даних в полі «Ряды в:» - в строках або столбцах. У нашому прикладі ряди даних розташовані в стовпцях, що підтверджує пропозицію майстра діаграм (перемикач встановлений вірно). Натиснувши на вкладку Ряд можна дати ім'я вибраним рядам даних в легенді (тексті, що пояснює який з стовпчиків діаграми відноситься до якого ряду даних) або просто їх звідти вилучити, виділивши потрібний ряд і натиснувши кнопку Удалить. Після вказівки діапазонів потрібно клацнути кнопку Далее> і на екран буде виведено вікно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы.

15.6. Вікно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы складається з ряду вкладок, в яких можна:

1) підписувати чи ні значення у вашій діаграмі (вкладка Подписи данных);

2) вивести поруч з діаграмою таблицю даних, по якій вона будувалася (вкладка Таблица данных);

3) прибрати або винести лінії сітки, по яких легше орієнтуватися в діаграмі (вкладка Линии сетки);

4) визначити місцезнаходження легенди або зовсім її видалити (вкладка Легенда);

5) визначити присутність на діаграмі осей (вкладка Оси).

При цьому в зразку діаграми в правій частині цього вікна діалогу відразу ж відбивається результат змін. Зверніть увагу на те, що мітками точок осі Х (тобто назвами для цих точок) повинні бути десять ПІБ співробітників цеху, а у виведеному на екран макеті Ви бачите всього 4 -5 прізвищ. Це пояснюється тим, що при вибраному (за умовчанням) способі розташування міток, типі і розмірі шрифту Excel не може розмістити всі мітки. Ситуацію можна буде виправити надалі при редагуванні діаграми);

6) написати назву всієї діаграми, а також осей X і Y (вкладка Заголовки). Введіть назву діаграми: наприклад “ Співвідношення нараховане - до виплати", назва осі Х - ПІБ і осі У - гривні. І знову на зразку діаграми ви побачите результат своїх дій ще до закриття вікна діалогу. Якщо ви не відмінили легенду, майстер діаграм вміщує її праворуч від діаграми.

У іншому для наведеного прикладу пропозиції майстра діаграм є правильними. Перейдемо до наступного кроку майстра діаграм, клацнувши кнопку Далее>.

15.7. У вікні Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы запитується, куди потрібно вмістити створювану діаграму - на окремому листі чи на активному листі. Вмістимо діаграму на активному листі. Щоб покинути майстер діаграмі впровадити діаграму, натисніть кнопку Готово.

15.8. Excel виведе діаграму на активному листі. При цьому діаграма буде виділена, так що при необхідності її можна перемістити і внести інші зміни (зокрема, змінити розмір). Щоб повернутися в лист, клацніть в будь-якому місці поза діаграмою.

15.9. Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Після того, як діаграма побудована:

* натиснення поза полем діаграми - активізація таблиці;

* натиснення на полі діаграми - все поле як один об'єкт. При цьому на рамці поля діаграми з'являються вісім маркерів. Якщо підвести покажчик миші до цих маркерів, то він прийме вид розтяжки. Натиснувши ліву клавішу миші і втримуючи її в такому положенні, можна змінити розмір поля діаграми. Якщо зафіксувати мишу, показуючи просто на поле діаграми, то можна переміщувати все поле як єдиний об'єкт;

* подвійне натиснення на полі діаграми робить доступним для редагування внутрішні об'єкти;

* щоб відмітити внутрішній об'єкт - клацніть на ньому. Внутрішніми об'єктами діаграми є: легенда, заголовок, надписи осей, заголовки осей, розмітка осей, все поле графіка і кожний графік окремо;

* список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно використати контекстне меню, яке викликається натисненням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента (див. довідкову систему).

* Дані в таблиці і лінії графіка пов'язані між собою. Якщо змінювати дані в таблиці, то зміняться і лінії графіка. Якщо вручну змінити лінії графіка, то зміняться і дані в таблиці.

15.10. Відредагуйте створену і впроваджену Вами діаграму, нормально розташувавши в ній мітки осі Х. Для цього активізуйте режим редагування діаграми, викличте контекстне меню редагування міток осі Х (натисненням правої кнопки в області цих міток), виберіть опцію Формат оси, вкладку Выравнивание івстановіть вертикальну орієнтацію тексту мітки (середню смугу). Потім активізуйте вкладку Шрифт і встановите тип шрифту Time new roman cyr і розмір його 8 пунктів, далі ОК. Якщо після цього на діаграмі не будуть видні всі мітки осі Х, то розтягніть діаграму по горизонталі.

15.11. Для побудови діаграм іншого типу (в нашому прикладі - об'ємної кругової) треба виділити стовпець категорії (мітки осі Х - В4, В6:B15) і тільки один ряд даних. Діючи аналогічно описаному, побудуйте об'ємну кругову діаграму для ряду даних «До виплати».