Збереження і завантаження таблиць

Щоб зберегти таблицю, треба виконати команду Файл / Сохранить або клацнути по кнопці Сохранить панелі інструментів Стандартная. Якщо таблиця зберігається уперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа, в якому в загальному випадку треба вибрати диск і відкрити потрібну папку з списку Папка, в поле Имя файла записати ім'я файла, потім клацнути Сохранить або натиснути клавішу Enter. Під час роботи з таблицею можна періодично зберігати таблицю, виконуючи команду Файл / Сохранить або клацаючи по кнопці Сохранить в панелі інструментів Стандартная. При цьому вікно діалогу Сохранение документа відкриватися не буде. Для завантаження таблиці треба виконати команду Файл / Открыть або клацнути кнопку Открыть в панелі інструментів Стандартная. У діалоговому вікні Открытие документа потрібно вибрати диск і відкрити потрібну папку з списку Папки, в списку Имя файла клацнути ім'я файла, що завантажується, і клацнути кнопку Открыть або натиснути клавішу Enter.

3. Приклад виконання завдання

Виконання всіх етапів роботи розглянемо на прикладі задачі про нарахування місячної заробітної плати працівникам підрозділу.

Змістовна постановка задачі: розрахувати заробітну плату співробітників підрозділу (наприклад, складального цеху), вважаючи відомими: об'єм виробітку кожним робітником в штуках (в припущенні, що всі працівники підрозділу випускають продукцію одного виду), норму виробітку в штуках, розцінки за виготовлення одиниці продукції. Нарахована заробітна плата залежить від фактичного виробітку: якщо вона не перевищує норму, зарплата визначається добутком ціни на кількість вироблених виробів. Якщо виробіток перевищує норму, за вироби, виготовлені понад норму, розцінки підвищуються на 30%. Заданий також термін виплати зарплати. Зарплата, що реально виплачується, залежить від терміну її виплати: якщо виплата зарплати проведена не більш, ніж на 20 днів після певного терміну, зарплата, що виплачується, рівна розрахунковій, при затримці виплати понад 20 днів заробітна плата збільшується на 0,5% за кожний день (понад 20 днів) прострочення. Реальна заробітна плата повинна бути визначена на день виплати.

Початковими даними для розрахунку є прізвище, ім'я та по батькові (ПІБ) співробітників підрозділу, виробіток кожного, норми і розцінки (в загальному випадку індивідуальні) за вироблену продукцію, термін виплати і реальну дату виплати зарплати. Розрахунковими даними є індивідуальна зарплата і реальна зарплата, що враховує терміни виплати. Повинні бути розраховані також сумарні показники роботи підрозділу в натуральному і вартісному вираженні.

Озаглавимо таблицю, що створюється, так: «Розрахунок заробітної плати робітників складального цеху на 5.11.01». В відповідність з умовами задачі структура ЕТ повинна бути такою:

№ п/п	ПІБ	Виробіток (шт.)	Норма (шт.)	Розцінка за одиницю (грн.)	Нараховано (грн.)	Поточна дата	До виплати (грн.)
	Разом:

Приведемо тепер алгоритм розв’язання задачі засобами Excel.

1. Завантаження Excel здійснюється подвійним натисненням по значку Excel, після чого на екрані з'являється його вікно. Вікно Excel містить такі елементи: рядок заголовка з кнопками управління вікном програми і вікном документа; рядок основного меню; панелі інструментів Стандартная і Форматирование; рядок формул; робоча область; смуги прокрутки; смуга перебору листів робочої книги; рядок стану. Потрібно зазначити, що загальний вид вікна Excel і наявність деяких елементів залежить від параметрів, установлених командами Сервис/Параметры і Вид.

2 Текст заголовка (до слів «на 5.12.03») введемо в чарунку A1. Для цього виділимо чарунку A1, клацнувши на ній лівою кнопкою миші, наберемо на клавіатурі текст і зафіксуємо введення клавішею Enter або однієї з клавіш-стрілок. За умовчанням ширина стовпця становить 8,43 символи, а текст першого рядка заголовка (з урахуванням пропусків) містить 56 символів, отже, він не зможе бути відображений в одній чарунці. Однак, якщо чарунки праворуч від A1 будуть пустими, то весь текст першого рядка заголовка буде видно на екрані (див. п. 2.2). Щоб вирівняти текст першого рядка заголовка по ширині таблиці, треба: 1)виділити діапазон чарунок A1: H1 (для чого клацнемо лівою кнопкою миші на чарунці A1, потім натиснемо клавішу Shift і, не відпускаючи її, клацнемо на чарунці H1); 2) клацнути кнопку Объединить и поместить в центре панелі інструментів.

3. Другий рядок заголовка складається з даних різного типу: «на» - текстове значення і «5.12.03» - дата. Тому їх потрібно ввести в різні чарунки таблиці - відповідно в C2 і D2. За умовчанням Excel вирівнює текст по лівому краю, а слово «на» повинно бути розташоване у правої межі чарунки, тому перед тим, як почати набирати його на клавіатурі, треба клацнути кнопку По правому краю панелі інструментів Форматирование (можна також спочатку ввести текст, а потім вирівняти його по правому краю за допомогою тієї ж кнопки, заздалегідь виділивши чарунку C2). Якщо дату вводити в форматі ЧЧ.ММ.РР (тобто в цьому випадку як 05.12.03), то Excel сприйме дане як дату. У рядку формул з'явиться «05.11.2003». Але при виконанні обчислень з цією чарункою, в розрахунках буде брати участь ціле число 37960, яке визначає кількість днів між базовою датою (1 січня 1900 р.) і введеною датою (див. п. 2.2). Це число можна побачити в чарунці C2, якщо встановити числовий формат даних чарунки: виділити її і виконати команду Формат / Ячейки, а потім в діалоговому вікні Формат ячеек, що відкрилося, на вкладці Число в списку Числовые форматы клацнути Числовой, а в поле Число десятичных знаков клацнути «0» (це кількість знаків дробової частини числа), далі «ОК». Введення заголовка закінчене. Третій рядок таблиці залишимо пустим, щоб відокремити заголовок від таблиці.

4. Введемо шапку таблиці в діапазон чарунок A4:H4. Оскільки заголовки деяких стовпців таблиці складаються з двох або трьох рядків, введемо режим введення тексту з перенесенням на наступні рядки. Крім того, встановимо в цих чарунках горизонтальне і вертикальне вирівнювання тексту по центру. Для цього спочатку виділимо діапазон чарунок A4:H4, для чого клацнувши по чарунці A4, натиснемо клавішу Shift і, не відпускаючи її, клацнемо по чарунці H4, потім відпустимо клавішу Shift. Після цього виконаємо команду Формат / Ячейки і у вікні діалогу Формат ячеек, що відкрилося, клацнемо вкладку Выравнивание. У поле Выравнивание по горизонтали виберемо вид вирівнювання - по центру, в поле Выравнивание по вертикали також виберемо - по центру і встановимо прапорець Отображение переносить по словам, потім OK. Знімемо виділення клацнувши лівою кнопкою миші поза зоною виділення. Введемо в чарунки A4 - № п/п, в B4 - ПІБ, в C4 - Виробіток (шт.), в D4 - Норма (шт.), в E4 - Розцінка за одиницю (грн.), в F4 - Нараховано (грн.), в G4 - Поточна дата, в H4 - До виплати (грн.). Добитися того, щоб текст в чарунках шапки таблиці був розташований так, як в наведеній формі, можна змінюючи ширину стовпців. Для цього встановимо покажчик миші на праву межу заголовка стовпця А. Після того як покажчик прийме вид двоспрямованої стрілки, натиснемо ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, будемо в цьому випадку зменшувати ширину стовпця А, рухаючись вліво і стежачи за показаннями ширини стовпця. Періодично відпускаючи ліву кнопку миші, ми будемо бачити результат. Якщо мета не досягнута, то знову регулюємо ширину стовпця. При цьому треба також враховувати, якої ширини буде інформація в стовпцях таблиці. Наприклад, ширину стовпця В, де повинні бути прізвище і ініціали робітників, потрібно взяти не менше 15 символів незважаючи на те, що заголовок відповідної графи таблиці містить всього 3 символа. Таким же чином встановлюємо ширину інших стовпців таблиці (див. п. 2.4).

5. Введемо номери граф таблиці в діапазон чарунок A5:H5, розташувавши їх по центру. Для цього спочатку виділимо діапазон чарунок A5:H5 і клацнувши по кнопці По центру панелі інструментів Форматирование встановлюємо вид вирівнювання (вибрати вигляд вирівнювання інформації в чарунках, як і інші параметри форматування, можна і після того як інформація введена). Після цього вводимо в чарунку A5 число 1, в чарунку B5 - число 2 і т.д. Однак, можна зробити це і іншим способом. Введемо в чарунку A5 число 1, а в чарунку B5 - число 2. Потім виділимо ці дві чарунки і встановимо покажчик миші в правий нижній кут виділення. Коли покажчик миші прийме вид тонкого хрестика, натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, протягніть вправо до кінця таблиці, потім відпустіть кнопку миші (див. п.2.4).

При друці таблиць на папері лінії сітки таблиць відсутні. Тому поля таблиць необхідно брати в рамки. Візьмемо поля шапки таблиці в рамки. Для цього спочатку виділимо діапазон чарунок A4:H5, для чого клацнемо по чарунці A4, потім натиснемо клавішу Shift і, не відпускаючи її, клацнемо по чарунці H5, потім відпустимо клавішу Shift. Після цього виконаємо команду Формат / Ячейки і у вікні діалогу Формат ячеек, що відкрилося, клацнемо вкладку Граница. Тут треба вибрати тип лінії межі, її колір і за допомогою миші вказати, до якої частини виділеного діапазону він відноситься: зовнішньої межі всього діапазону, всім внутрішнім межам чарунок або окремій чарунці. У нашому прикладі, крім зовнішніх, потрібні ще горизонтальні і вертикальні розділові лінії. Тому, вибравши тип лінії, клацнемо Все внешние і Все внутренние, потім OK. Тип лінії межі можна встановити також, розкривши список кнопки Внешние границы панелі інструментів Форматирование (клацнувши по стрілці праворуч від кнопки) і вибравши в цьому списку потрібний вид рамки. На цьому створення шапки таблиці закінчено.

6. Припустимо, що в складальному цеху працює 10 робітників і, отже, таблиця крім шапки і підсумкового рядка буде містити 10 рядків. Тоді в чарунки A6 - A15 необхідно ввести номери 1, 2,..., 10. Для цього введемо в чарунку A6 число 1, в чарунку A7 - число 2 і виділимо ці чарунки. Встановимо покажчик миші в правий нижній кут виділення. Коли покажчик прийме вид тонкого хрестика, натиснемо ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнемо виділення вниз до чарунки A15, потім відпустимо кнопку миші. Не знімаючи виділення, вирівняємо вміст виділених чарунок по центру, клацнувши відповідну кнопку панелі інструментів Форматирование.

7. В чарунки B6 - B15 необхідно ввести прізвища й ініціали 10 робітників, а в чарунки C6 - C15 виробіток (наприклад, якщо норму виробітки вважати 100, то числа в цих чарунках повинні бути більше і менше 100). За умовчанням Excel текст вирівнює по лівому краї, а числа - по правому, що і потрібно в даному випадку.

8. Норму виробітки і розцінки для простоти будемо вважати однаковими для усіх робітників, тому їх можна ввести тільки в перші чарунки (D6 і E6) відповідних стовпчиків і потім скопіювати в інші чарунки стовпчиків. Введемо в чарунку D6 число 100 і активізуємо цю чарунку. Встановимо покажчик миші в правий нижній кут чарунки і, коли покажчик прийме вид тонкого хрестика, натиснемо ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнемо виділення до чарунки D15. Потім відпустимо кнопку миші і знімемо виділення. Вміст чарунки D6 буде скопійовано в чарунки D7 - D15. Аналогічно можна ввести в чарунку E6 розцінку (наприклад, 6,38) і скопіювати її в чарунки E7 - E15. Але це можна зробити інакше. Виділимо діапазон чарунок E6:E15. Щиголем миші активізуємо рядок формул і наберемо число 6,38. Потім натиснемо Ctrl+Enter і знімемо виділення.

9. Вміст чарунок F6:F15 потрібно обчислювати за формулою:

«Нар-но»= «Розц-ка»*«Вир-к», якщо «Вир-к»<=«Норма»;

«Нар-но»= «Розц-ка»*«Норма»+(«Вир-к»-«Норма»)*1,3*«Розц-ка», якщо «Вир-к»>«Норма».

Для цього в чарунку F6 треба ввести формулу: =ЕСЛИ(C6<=D6;E6*C6;E6*D6+(C6-D6)*1,3*E6), а в інші чарунки цього стовпця скопіювати її. Техніка копіювання формули нічим не відрізняється від техніки копіювання числових значень. При цьому, так як в формулі беруть участь відносні адреси чарунок, то при копіюванні формули посилання перенастроюються на нові адреси (див. п.2.5).

10.У чарунку G6 введемо поточну дату (функцію: =СЕГОДНЯ()) і скопіюємо її в чарунки G7 - G15 аналогічно попередньому.

11.Вміст чарунок H6:HF15 потрібно обчислювати за формулою:

«До випл»= «Нарах-но», якщо «Пот.дата»-«Термін»<= 20;

«До випл»= «Нарах-но»+(«Пот.дата»-«Термін»-20)*0,005*«Нарах-но», якщо «Пот.дата»-«Термін» >20.

Для цього в чарунку H6 слід ввести формулу: =ЕСЛИ(G6-$D$2<=20;F6;F6+(G6-$D$2-20)*0,005*F6), а в інші чарунки цього стовпця скопіювати її. Тут термін виплати зарплати (вміст чарунки D2) залишається незмінним для всіх співробітників і тому при копіюванні формули посилання на цю чарунку не повинне змінитися, тому в формулі використане абсолютне посилання на чарунку D2 (тобто $D$2). Для проставлення знаків $ потрібно натиснути клавішу F4 після набору адреси чарунки. Формулу в чарунку H6 введемо не з клавіатури, а за допомогою майстра функцій, для чого:

* активізуємо чарунку H6;

* виконаємо команду Вставка / Функция або клацнемо кнопку fx на панелі інструментів;

* у вікні діалогу Мастер функций - шаг 1 из 2, що відкрилося, вибираємо категорію Логические, а в поле Функция вибираємо функцію ЕСЛИ;

* клацаємо OK;

* у вікні діалогу, що відкрилося, для вибраної функції по черзі активізуємо поля для введення аргументів і в полі Логическое_выражение вводимо з клавіатури: __(G6-$D$2)<=20, в поле Значение если истина вводимо: F6 і в поле Значение если ложь вводимо: F6+(G6-$D$2-20)*0,005*F6

* клацаємо OK;

Потім скопіюємо введену формулу в інші чарунки стовпця.

12. У підсумковому рядку в чарунку B16 введемо текст (Разом:), а в стовпцях С, F і Н підрахуємо суму значень по стовпцях. Для цього використовуємо функцію СУММ, аргументом якої потрібно взяти відповідний діапазон чарунок. Наприклад, щоб підсумувати дані стовпця С, треба:

* виділити діапазон чарунок C6:C15;

* клацнути кнопку Автосуммирование ( å) в панелі інструментів Стандартная.

У чарунці C16 з'явиться шукана сума. Аналогічно підсумуємо стовпці F і Н.

13. Відформатуємо дані в стовпцях F і Н, встановивши виведення із заданою кількістю десяткових знаків (наприклад, двох) після коми, для чого: 1) виділимо діапазон чарунок F6:F16; 2) виконаємо команду Формат / Ячейки; 3) у вікні діалогу Формат ячеек, що відкрилося, клацнемо вкладку Число; 4) в списку Числовые форматы клацнемо Числовой; 5) в поле Число десятичных знаков виберемо «2»; 5) клацнемо OK. Аналогічно відформатуємо стовпець Н.

14. Введення даних в таблицю закінчене. Щоб ввести розділові лінії, треба: 1) виділити блок чарунок A6:H16; 2) розкрити список кнопки Внешние границы і клацнути потрібний тип розділових ліній. Для вибору типу і товщини ліній (якщо Вас не влаштовують встановлені за умовчанням) необхідно виконати команду Формат / Ячейки, увікні діалогу Формат ячеек, що відкрилося, клацнути вкладку Граница, вибрати тип і товщину ліній; 4) клацнути OK.