П. Эволюция общей делопроизводственной документации государственных учреждений XV – первой половины XIX в

Делопроизводство как целенаправленная и осмысленная деятельность по созданию особого рода документов появляется только на определенном этапе общественного развития. Одним из основных условий возникновения делопроизводства является складывание системы государственных учреждений, каждое из которых призвано решать свои специфические задачи.

В истории России потребность в системе учреждений, сохранявших в письменной форме результаты своей деятельности, родилась в условиях складывания Русского централизованного государства, когда резко расширилась территория государства, усложнились задачи лиц, исполнявших первоначально отдельные поручения великого князя, а потом возглавивших постоянно действующие учреждения для исполнения распоряжений верховной власти.

В зависимости от принципов принятия решений в российской истории до начала XX в. выделяют несколько систем учреждений и их делопроизводства. Самая ранняя – приказная система. Ее формирование шло одновременно с процессом образования административного аппарата единого Русского государства с конца XV в. Эта система просуществовала до начала XVIII в., когда в результате административных реформ Петра I сложилась так называемая коллежская система. Следующей вехой коренного преобразования высшего звена управления стало введение в 1802 г. министерств, просуществовавших до 1917 г. Тогда была создана министерская система. [120]

Изменение принципов управления трансформировало также приемы подготовки документов и их движение, состав документальных комплексов, информативную насыщенность каждого документа и его внешний вид.

С конца XVII в., содержание документа и его структура регламентировались законодательно. В условиях нарастания объема делопроизводственных материалов строгость в построении документа обеспечивала экономию времени при ознакомлении с текстами. Составленные по определенной схеме документы быстрее узнавались и прочитывались.

Распространению и закреплению документальных форм служили специальные пособия. В роли подобных пособий с XVI в. выступали так называемые формулярники. В XVII в. в рукописных азбуках наряду с образцами скорописных начертаний букв кириллического алфавита приводились образцы формуляров челобитных. Одним из первых печатных руководств подобного рода стало издание «Приклады, како пишутся комплименты разные на немецком языке, то есть писания от потентатов к потентатам, поздравителные и сожалетелные, и иные; такожде между сродников и приятелей». На русский язык книга была переведена секретарем Посольского приказа Михаилом Павловичем Шафировым. В условиях введения нового делового этикета спрос на такие руководства был велик. Об этом свидетельствует тот факт, что в течение менее чем двух десятилетий «Приклады, како пишутся комплименты...» издавались четыре раза: дважды в 1708 г., в 1712 г. с дополнениями, в 1725 г. с новыми дополнениями. В книге среди разнообразных примеров частных писем помещены образцы деловой документации – челобитной, или «просительного письма», об отставке, паспорта и служебной рекомендации. На протяжении XVIII – первой половины XIX в. создавались разного рода письмовники, включавшие образцы не только личных писем, но и деловых документов. В министерский период пособия с образцами документов издавали сами ведомства для своих служащих и для посторонних лиц.