I. Общая характеристика

Глава 4

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

I. Общая характеристика

Делопроизводство – это специфическая деятельность по созданию документов, связанных с принятием решений по различным вопросам и исполнением принятых решений. Субъектом, принимавшим решения, могли выступать: государство в лице государственных учреждений, отдельные корпорации или частные лица. Учитывая юридическое положение субъекта, можно говорить о двух основных системах делопроизводства: государственной и частной, представленной в XV – первой половине XIX вв. вотчинной (поместно-вотчинной для XV – начала XVIII вв.) и торгово-предпринимательской.

Комплекс документов, отложившихся в ходе решения конкретного вопроса, называется «делом». В древнерусском языке слово «дело» многозначно. Среди близких по смыслу значений есть такие как «судебное или административное разбирательство; судебный процесс», а также «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу»[1]. Накопление и сохранение письменной информации по уже принятым делам необходимо для рационализации деятельности учреждений и их служащих, поскольку в будущем возможно как возвращение к уже решенному делу, так и рассмотрение аналогичных коллизий.

Как в государственном, так и частном делопроизводстве вырабатывалась документация двух уровней: общая и специальная. В государственном делопроизводстве документация общего характера обеспечивала сношения конкретного учреждения с вышестоящими органами власти, равными себе и нижестоящими учреждениями. В частном делопроизводстве она представляла собой деловую переписку вотчинника (помещика) и управляющего его владениями, а также купца с его торговыми агентами.

На другом уровне откладывалась специальная документация, которая отражала результат специфической деятельности каждого государственного учреждения. В частном делопроизводстве происхождение этой документации связано с деятельностью населения прежде всего в хозяйственной сфере.

Общая и специальная документация представляют собой неразрывное целое. Специальная документация возникает как следствие принятия решения по какому-либо вопросу. В ходе исполнения [119] решения и оформления специальной документации ведется также деловая переписка между лицами, приводящими в жизнь принятые решения, и теми учреждениями, перед которыми они отчитываются.

Обе системы документации не были постоянными на протяжении столетий. Изменения шли по нескольким направлениям: изменялся состав документов (становилось больше разновидностей документации, что вело к перераспределению информации о конкретном «деле» внутри комплекса документов), использовались новые способы записи информации, особенно это было заметным в специальном делопроизводстве (например, вместо записи каких-либо показателей словами стали пользоваться цифрами, вместо словесных описаний границ какого-либо имения создавались графические материалы в виде схем, карт). Еще одно изменение связано с формуляром документа: хотя содержательно он беднел, построение его становилось более строгим.