Основные свойства, признаки и функции документа

Появление любого документа всегда обосновано необходимостью «материализации» информации для её сохранения и передачи во времени и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью, является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между от­дельными элементами общественной структуры, например, между пред­приятиями. Посредством документов происходит закрепление и передача культурных традиций.

Документы выступают в качестве непременного элемента управ­ленческой деятельности, являясь одновременно и средством тру­да, и его результатом. Такое место документы занимают благода­ря своей многофункциональности, т. е. наличию различных функ­ций.

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновре­менно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документа относятся: информационная, соци­альная, коммуникативная, культурная.

Документы могут выполнять следующие функции, которые ус­ловно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, со­циальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленчес­кая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (куль­турная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать ин­формацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и простран­стве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным по­тенциалом), т. е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа опре­деляется такими показателями, как полнота, оптимальность и ак­туальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, явля­ется социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в об­ществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источникове­дение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной обществен­ной потребности. Однако значение того или иного документа, вы­полняющего социальную функцию, может быть различным. Рас­порядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на ис­пользование определенных средств обработки документов, указы­вающих на известную ступень технического развития, достигнуто­го страной (отраслью). Документы могут не только отражать про­цессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные доку­менты. Социальность и точность информации возрастает, если еди­ничный документ сравнить с другими группами однотипных доку­ментов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одно­му периоду во времени и пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в харак­теристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной фун­кцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее ос­новная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информа­ционной связи между индивидуумами в обществе, между различ­ными элементами общественной структуры. С помощью этой фун­кции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоция­ми, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью докумен­тов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от за­конодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тес­но связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возмож­ности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, Е-mаll (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличивают­ся объемы информации, число пользователей, меняется техноло­гия документационного обеспечения управления.

К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая, учетная, культурная и функция исторического источника.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют докумен­ты, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, облада­ющие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспече­нии управления. С их помощью производится сбор первичных дан­ных, информации о фактическом положении дел. Затем эти дан­ные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются до­кументы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказы­вают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, пред­приятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоот­ношений.

Существуют две группы документов, наделенных правовой фун­кцией:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся: правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановле­ния и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, пред­приятиями и влекущие за собой определенные юридические послед­ствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие о правоприменитель­ной практике. Сюда же входят: договорные документы, т. е. доку­менты, фиксирующие договорные отношения; документы, не об­ладающие признаками правовых актов, непосредственно вызыва­ющих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетель­ства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности, а также оправдательные финансовые документы (акты, на­кладные, платежные поручения и др.).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Напри­мер, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты тру­да по Единой тарифной сетке (ЕТС) сотруднику. В силу опреде­ленных обстоятельств документ может быть доказательством, т. е. временно обладать правовой функцией.

Не правовая документация используется как основание для при­нятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возни­кают определенные правоотношения - административные, трудо­вые.

Учетная функция документа характеризует, прежде всего, коли­чественную сторону содержащейся в документе информации. С по­мощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явле­ния хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как пра­вило, имеют унифицированные формы, утвержденные государ­ственными органами, в которых заранее разработана определен­ная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, опера­тивный - находят свое выражение путем составления статистичес­ких, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не толь­ко для выражения количественных характеристик, но и для анали­за, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии преобразования информации и ее дальнейшего использова­ния.

Культурная функция документа проявляется в том случае, ког­да документ выступает в качестве средства закрепления и переда­чи культурной традиции, культурного наследия. В документах от­ражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), цен­ностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комп­лекс документов, характеризующих определенную область деятель­ности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и худо­жественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источни­коведение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, мате­риала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, полити­ческой и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько фун­кций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

Администрирование любого предприятия осуществляется посред­ством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника

В управленческих документах преобладает управленческая фун­кция, но в то же время эти документы выполняют и другие функ­ции - информационную, правовую, коммуникативную и соци­альную, исторического источника. Роль функций документа мо­жет изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспек­тивную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций дру­гими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия ко­торых ограничено (политическая, коммуникативная, управленчес­кая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими посто­янный характер (информационная, культурная, социальная, функция исто­рического источника).

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

1.4. Унификация и стандартизация.

Унифицированные системы документации

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации по­нимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам про­исхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и от­дельные виды и разновидности документов составляют системы доку­ментации. До настоящего времени в документоведении не существует общей непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Считается, что каждая сфера дея­тельности, так или иначе, имеет свою систему документации (системы ме­дицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административ­ной документаций).

В деятельности предприятия самостоятельно функционируют ло­кальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Пра­вила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в адми­нистративную систему документации, имея свою информационно­го) исковую систему.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного проис­хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обя­занностей. Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в системе документации.

Официальные документы создаются в рабочее время от имени юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а оформляются на бланках.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собствен­ности, расширение экономических и культурных связей, активиза­ция общественных процессов привели к резкому увеличению объе­мов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автомати­зировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить докумен­тацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с докумен­тами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, едино­образию.

Унификация документов производится в целях сокращения ко­личества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и матери­альных затрат на подготовку и обработку документов, достиже­ния информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризу­ется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, органи­зационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, кото­рые могут отсутствовать в организации: например, образователь­ная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохож­дения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отрас­левыми. В отраслевых системах документации происходит доку­ментирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовско­му и т. п.) будут включены документы, характеризующие особен­ности образовательной деятельности в зависимости от вида обра­зовательной организации. Соотношение функциональных и отрас­левых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других фак­торов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реали­зуется через систему организационно-распорядительной докумен­тации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных воп­росов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулиро­вания деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важ­но и необходимо было провести унификацию этой системы доку­ментации.

Под унификацией в широком смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект, достигаемый за счет снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов – это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов сис­темы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все тре­бования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможнос­ти человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование ко­торого имеют обязательный характер в пределах сферы его дей­ствия (страны, отрасли, отдельной организации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ды, жизни, здоровья и имущества людей;

- технической и информационной совместимости, а также взаи­мозаменяемости продукции;

- экономии всех видов ресурсов;

- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник­новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычай­ных ситуаций.

Стандарт представляет собой нормативно-технический доку­мент, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

международные (региональные) стандарты;

государственные стандарты ПМР (РФ) (ГОСТ);

стандарты отраслей (ОСТ);

стандарты предприятий (СТП);

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартиза­ции относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономи­ческой и социальной информации, обеспечивающие интегрирован­ную автоматизированную обработку данных, содержащихся в уни­фицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классифи­каторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификато­ры технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государ­ственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требо­ваний государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управ­ления в пределах их компетенции.

Результатом работы по унификации и стандартизации докумен­тов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, со­держащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документа­ции;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разрабо­тан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие ко­ординацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министер­ство финансов ПМР является ответственным за бухгалтерскую доку­ментацию, Госархив ПМР - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифи­цированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном по­рядке на носителе информации¹.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, рас­положенных в определенной последовательности, называется фор­муляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) ха­рактерен свой набор реквизитов. Однако, унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и ус­тановления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, кон­кретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представ­ляет собой «модель построения документа, устанавливающую об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к постро­ению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть фор­муляр-образец, на основе которого разрабатываются единые фор­мы документов, единые требования к оформлению реквизитов до­кументов. В УСД также должны быть разработаны унифицирован­ные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, приме­няемой в любой организации, учреждении, предприятии.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - по­становления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и орга­низационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодей­ствия, обеспечения и регулирования деятельности:

- исполнительных органов государственной власти, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного украинский (молдавский) язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба ПМР, гербов субъектов и органов местного самоуправления.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы распо­ложения реквизитов организационно-распорядительного докумен­та, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги:

Формат бумаги	Размеры в мм
А3	297 X 420
А4	210 X 297
А5	148 X 210
А6	105 X 148

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять — семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек.

Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременно­го хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для из­готовления копий.

Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография).

Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм:

● левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело);

● правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа);

● верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм.

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.

На первое место среди этих систем следует поставить Государствен­ную систему стандартов и технических условий (ГСС) (Государствен­ная система стандартов), разработан­ную в 1965 г. ГСС включает государственные стандарты, которыми опре­деляются основные цели и задачи стандартизации; организацию и мето­дику работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений, а также государственного надзора и ведом­ственного контроля за их внедрением и соблюдением. Системой опреде­лены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандар­тов (государственные, отраслевые, стандарты и технические условия (ТУ) конкретных предприятий), а также единые правила построения, со­держания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и методических указаниях.

2. Нормативные требования к составу основных

рекви­зитов и их оформлению

Современные требования к оформлению организационно-распоря­дительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и по­следовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Особенностью нового измененного стандарта - вместо ранее суще­ствовавшего ГОСТ Р 6.30-97 - является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполне­ния, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволит организациям, предприятиям и уч­реждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими госу­дарственными стандартами на управленческую документацию:

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ­ные положения»;

- ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих до­кументной записи юридическую силу документа, и являются обя­зательными.

2.1. Требования к составу реквизитов

Формуляр регламентирован государственным стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определя­ются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораз­до меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб;

2 - герб субъекта Российской Федерации;

3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 - код организации;

5 - основной государственный регистрационный номер юридиче­ского лица (ОГРН);

6 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - код формы документа;

8 - наименование организации;

9 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб (01)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодатель­ства Российской Федерации. - 2000. - № 52. - Ч. 1. - Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принад­лежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбит­ража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственно­го герба карается законом.

Герб субъекта (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

Эмблема предприятия - это символическое графическое изо­бражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наимено­вание предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) органи­зации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.

Код организации (04)

Код по ОКПО - Общероссийскому классификатору организаций и предприятий - имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора до­кумента.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Регистрационный номер юридического лица проставляется в соот­ветствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причи­ны постановки на учет ИНН/КПП (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми нало­говыми органами.

Код формы документа (07)

Код по Общероссийскому классификатору управленческой доку­ментации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной фор­мы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой доку­ментации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (08)

Данный реквизит указывает в документе наименование органи­зации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать на­именованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство образования и науки РФ

Государственная сельскохозяйственная академия

Сельскохозяйственный институт

Если организация подведомственна (подчинена) одновременно не­скольким органам управления или общественным организациям, то ука­зывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение - министерству и местным ор­ганам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного наци­ональный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. На­именование организации на государственном языке субъекта Российской

Федерации располагают ниже или справа от наименования на государст­венном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформле­ния бланка.

Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух язы­ках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокра­щенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:

Приднестровский государственный университет им.Т.Г. Шевченко

(ПГУ им.Т.Г. Шевченко)

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.

Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обя­зательны на внутренних документах организации.

Справочные данные об организации (09)

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда мо­гут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интерне­те и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотре­нию организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информа­ция об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

Наименование вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав рекви­зитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и должно соответст­вовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами.

Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

Дата (11)

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллеги­ального мероприятия. Документы, изданные несколькими более органи­зациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08. 08. 2003. Также дату можно оформлять в со­ответствии с международным стандартом: 2003. 08. 22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой спо­соб оформления дат, например: 08 августа 2003.

В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставля­ются часы и минуты.

Регистрационный номер документа (12)

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер доку­мента.

Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия доку­мента после его отправки, порядковый № документа.

Например: № 06-11/137, где 06 - индекс структурного подразделе­ния, 11 - номер дела по номенклатуре, 137 - порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в поряд­ке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09. 2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляет­ся на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наимено­вание организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его про­ставление на всех внутренних документах. Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского рай­она Омской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнитель­но упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначе­нии столицы нашего государства («Москва»), а также при написании го­родов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяс­нительные записки).

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации или предприятия (в им. пад.);

- наименование структурного подразделения (в им. пад.);

- указание должности получателя (в дат. пад.);

- инициалы и фамилия (в дат. пад.);

- почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоот­ветствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформле­нии адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последова­тельности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

- улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим обра­зом:

пр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434,

г. Омск 644050;

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:

Козлову Геннадию Петровичу ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64, г. Тара

Омской области 646017

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце - страна и индекс. Например:

Т. Petrov 36-14 М. Ordinka

Moscow Russia 119215

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:

Издательский дом «Партнер»

В структурное подразделение:

ООО «Тема» Отдел рекламы

Начальнику отдела

H.A. Петрову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:

Завод «Луч»

Генеральному директору

И.С. Соловьеву

Генеральному директору завода «Луч»

И.С. Соловьеву

ул. Восточная, 183, Москва, 117134

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1,5 - 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации и постоянным кор­респондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.

Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, зва­ние.

Если документ отправляется одновременно в несколько однород­ных организаций, их можно указывать обобщенно:

Генеральным директорам

производственных объединений

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четы­рех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:

Главному редактору Издательского дома «Дрофа»

Н.С. Селиванову

Гриф утверждения документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопро­сов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного на­именования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Напри­мер:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия Личная

подпись_______А. Б. Сидоров

«____________» 2003

Если документ утверждается специально издаваемым распоряди­тельным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора предприятия

от 05. 08. 2003 № 5

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утвер­ждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименова­ние утверждающего документа пишут в творительном падеже.

Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Луч»

Личная подпись А. Б. Сидоров

«____»______ 2003

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу ис­полнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верх­нем правом углу над текстом документа. Если на документе больше од­ной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом сво­бодном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Например: К. А. Воробьеву.

Прошу подготовить проект контракта к 26. 01.2003

Личная подпись A.B. Фролов

06. 01. 2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции пер­вым.

Заголовок к тексту (18)

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсут­ствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации доку­ментов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его со­держание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с назва­нием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (ко­го)? Например:

приказ - о приеме на работу;

положение - о бухгалтерии;

протокол - собрания акционеров;

должностная инструкция - менеджера по рекламе.

Отметка о контроле (19)

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным карандашом, фломасте­ром или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

Текст документа (20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соеди­нения этих структур.

Отметка о наличии приложения (21)

Если к основному документу прилагаются дополнительные доку­менты, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о прило­жении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указы­вают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении налоговой службы на 46 л. в 1 экз.

2. Правила оформления документов отчетности налоговых служб на 7 л. в 2 экз. Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 12-04/20 и прило­жение к нему, всего на 20 л.

Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2

к приказу директора завода

от 15.09.2003 № 238

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указы­вается.

Слово «приложение» допускается печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.

Подпись (22)

Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должно­сти будет кратким, без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор А.П. Попов

Наименование должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например: Исполнительный директор

ОАО «Тема» В.А. Рублев

При подписании документа на бланке должностного лица долж­ность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответ­ствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.П. Попов

Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Бердюгина

При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

завода «Прогресс» завода «Сатурн»

Личная подпись В.Р. Фролов Личная подпись A.M. Милов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соот­ветствии с распределением, например:

Председатель: Личная подпись C.B. Сараев

Члены комиссии: Личная подпись В.В. Попов

Гриф согласования документа (23)

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, со­держащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласо­вание с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода «Луч»

подпись П. В. Дорофеев

«____»______ 2003 год

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14. 05. 2003 года № 4

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 23.09.2003 года № 12/146

При согласовании документа должностными лицами одного стату­са грифы располагают на одном уровне ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается. Подпись дата. Виза согласования документа (24)

Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указа­ния должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Напри­мер:

Главный бухгалтер

Личная подпись И. Д. Луконина

12. 07. 2003

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указани­ем об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается по­листное визирование документа.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпля­ра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от ру­ки, либо при помощи специального штампа.

Оттиск печати (25)

Печати проставляются на наиболее важных документах для удо­стоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, за­хватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гер­бовой печатью заверяются документы органов государственного управ­ления.

Отметка о заверении копии (26)

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно

Инспектор подпись О.В. Белова 01. 06. 2003

При необходимости пересылки копии документа в другие органи­зации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (27)

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто со­ставил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполните­ля документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне послед­него листа документа в левом нижнем углу, например:

В.Я. Петров

924 45 67

Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа.

Например:

Василий Яковлевич Петров

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на испол­ненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.

Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления от­метки.

Например: В дело №12-25. Отправлен факс от 06.04.2003 Подпись Т.В. Николаева 10. 04. 2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело долж­на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководи­телем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

По возможности она оформляется на первом листе входящих доку­ментов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный но­мер. Например: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необходимости - часы и мину­ты).

Идентификатор электронной копии документа (30)

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каж­дой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: С:\Мои документы RASP.3PT4. DOC, где С - диск, Мои документы - на­именование папки, RASP - вид документа, ЗРТ4 - группа заочного отде­ления, DOC - формат.

Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр‑образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец устанавливает формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение реквизитов.

Формуляр, предназначенный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Он также характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В формуляре-образце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это со­ответствовало последовательности заполнения документа при его оформлении. Реквизиты, используемые в одной и той же операции при работе с документами, располагаются рядом. Реквизиты, наносимые на документы одним и тем же способом (типографическим, вручную), также, по возможности, располагаются рядом.

Для каждого реквизита на формуляре-образце отводится площадь, соответствующая его максимальному значению, выраженному в печатных знаках (дата, индекс, вид документа и т.д.).

При размещении реквизитов на формуляре-образце учитывается необходимость максимального увеличения площади для текста документа.

2. При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

● оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержа