Основные свойства, признаки и функции документа………………….….…23

Chapter 7. VERBS Modal verbs
Entry test
Unit 1. Meaning and use
Unit 2. Can/Could
§ 1. Can/could to express ability or capability
§ 2. Can/could to express possibility, choices and opportunities
§ 3. Can/could to express uncertainty, doubt, astonishment and improbability
§ 4. Can/could: to express permission, requests, and offers
§ 5. Can/could in set phrases
Unit 3. May/Might
§ 1. May/might to express permission
§ 2. May/might to express possibility
§ 3. May/might to express wishes, persuasive requests, and criticism
§ 4. May/might in set phrases
§ 5. Compare may and can for permission and possibility
Unit 4. Must
§ 1. Must to express obligation and prohibition
§ 2. Must to express a command and an emphatic request
§ 3. Must to express supposition
§ 4. Compare must and may for supposition and prohibition
Unit 5. Need
Unit 6. To have (got) + Infinitive
Unit 7. To be + Infinitive
Unit 8. Must, to have to, and to be to in comparison
Unit 9. Should and ought to
§ 1. Should and ought to in comparison
§ 2. Must, should, and ought to in comparison
§ 3. Emotional should: in subordinate clauses, emphatic constructions
Unit 10. Shall
Unit 11. Will and would
§ 1. Will and would for characteristic habit, criticizing, natural tendency, and requests
§ 2. Will and would for intention, insistence, certainty or supposition
REVIEW EXERCISES
PROGRESS TEST
MOOD. CONDITIONAL SENTENCES
Entry test
Unit 1. The Indicative, Imperative and Subjunctive Moods § 1. Mood. General Information § 2. The Subjunctive Mood
Unit 2. Three Types of Conditional Sentences
Unit 3. Type I Conditionals with Real Condition
Unit 4. Type II Conditionals with an Unreal Condition in the Present
Unit 5. Type III Conditionals with an Unreal Condition in the Past
Unit 6. Mixed Conditionals
Unit 7. "If only","I wish"
REVIEW EXERCISES
PROGRESS TEST
Sequence of Tenses and REPORTED SPEECH
Entry test
Unit 1. Sequence of Tenses
Unit 2. Reported Speech. Meaning and use
Unit 3. Reported statements
Unit 4. Reported questions
Unit 5. Reported commands, requests, suggestions
Unit 6. Modals in Reported Speech.
REVIEW EXERCISES
PROGRESS TEST
CHAPTER 8. VERBALS (NONFINITE FORMS OF THE VERB)
Entry test
Unit 1. General Information
Unit 2. The Infinitive
§ 1. General Information
§ 2. The Use of Particle to with the Infinitive
§ 3. Forms of the Infinitive
§ 4. The Functions of the Infinitive
§ 5. The Infinitive Constructions
5.1. Complex Object with the Infinitive
5.2. Complex Subject (The Subjective Infinitive Construction)
5.3. The For-to -Infinitive Construction
Unit 3. The Gerund
§ 1. General Information
§ 2. The Forms of the Gerund
§ 3. The Functions of the Gerund
§ 4. The Use of the Gerund
Unit 4. The Participles (Participle I and Participle II)
§ 1. General Information
§ 2. The Forms of the Participles
§ 3. The Functions of the Participles
§ 4. Participial Constructions
4.1. Complex Object
4.2. Absolute Participial Construction
§ 5. Parenthesis
REVIEW EXERCISES
PROGRESS TEST
CHAPTER 9. NUMERALS
Entry test
Unit 1. Numerals. Meaning and Use
PROGRESS TEST
KEYS
BIBLIOGRAPHY

Основные свойства, признаки и функции документа………………….….…23

1.4. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации………………………………………………………….…………....30

2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.…37

2.1. Требования к составу реквизитов.………………………………………………...37

2.2. Общие требования к оформлению реквизитов…………………………………...38

2.3. Бланки документов……………………………………………………………..….60

3. Классификация документов…………………………………………………….…....61

4.Организационно-правовые документы…………………………………………..….65

5. Распорядительные документы ………………………………………………….….67

5.1. Приказ по основной деятельности………………………………………………....68

5.2. Выписка из приказа……………………………………………………………..…..70

5.3. Постановление, распоряжение и указания……………………………………..…70

6. Информационно-справочные документы…………………………………….….....71

6.1. Акт…………………………………………………………………………….……..72

6.2. Протокол……………………………………………………………………….…....72

6.3. Докладная записка…………………………………………………………….…....76

6.4. Служебная записка……………………………………………………………..…..77

6.5. Объяснительная и пояснительная записка…………………………………….….77

6.6. Письмо…………………………………………………………………………...….78

6.7. Справка…………………………………………………………………….…….….80

7. Документы по личному составу………………………………………………….….80

7.1. Приказ по личному составу…………………………………………………….….82

7.2. Резюме……………………………………………………………………………....83

7.3. Заявление……………………………………………………………………….…..84

7.4. Система хранения кадровых документов…………………………………………85

7.5. Трудовая книжка..……………………………………………………………….…90

8. Организация работы с документами….………………………………………….….92

9. Организация документооборота и его основные этапы.………………….…….….95

9.1. Прием и обработка входящих документов……………………………….…….…96

9.2. Рассмотрение документов руководителем (резо­люция)……………….…….….98

9.3. Работа с исходящими документами.………………………………….…………..98

10. Анализ документооборота и методы его совершенство­вания..……………….…99

11. Работа с конфиденциальными документами.……………………………………..102

12. Работа по обращениям граждан.…………………………………………………..104

13. Компьютерные технологии в делопроизводстве.………………………………....105

14. Классификация современных средств оргтехники……………………………….112

Контрольные вопросы..………………………………………………………………...123

Задания к практическим работам.……………………………………………….…...125

Приложение №1: Краткий терминологический словарь ……………………….…..127

Приложение №2: Макеты основных видов документов ……………………………154

Перечень вопросов к зачету ……………………………………………………….…..167

Перечень вопросов для самостоятельной работы ……………………………………169

Перечень рекомендуемых учебных изданий..…………………………………….…..171

Введение

Успех любого начиная зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ.

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информа­ция будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязатель­ных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, фор­мированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определен­ные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на ра­боту, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения доку­ментов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как прави­ло, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредст­вом издания какого документа и как можно разрешить ту или иную адми­нистративную ситуацию.

Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессио­нальными навыками работник должен уметь создавать документы в соот­ветствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям архива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а ин­формация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопреде­ляет развитие производственного или управленческого процесса. Доку­мент, оформленный должным образом, обеспечивает не только опе­ративность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, органи­зация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении докумен­тов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципи­ально новых подходов к организации документоведения, повышение все­общей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в кол­лективной сети.

Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться сле­довать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.

В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках ско­пилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводст­ву. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и пра­вильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам, инструкциям архива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.

Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ - это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.

В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоя­тельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)».

1. Терминологическая база документоведения