Работа по обращению граждан

Предложения - это обращения граждан с пожеланиями и реко­мендациями, не связанные с нарушением каких-либо прав, а направленные на улучшение борьбы с преступностью, охрану общест­венного порядка, укрепление законности, совершенствование дея­тельности органов внутренних дел в целом.

Под заявлением понимается официальное обращение одного или нескольких лиц в орган внутренних дел или непосредственно к должностному лицу, не связанное, в отличие от жалобы, с наруше­нием прав или законных интересов гражданина или группы лиц и не содержащее требование об устранении такого нарушения. Заяв­ления подаются, во-первых, с целью реализации права или закон­ного интереса гражданина. Во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе органов внутренних дел, а в ряде случаев — и внести свои предложения по устранению недостатков и улучшения работы. Заявления, как правило, направляются в органы внутренних дел в письменном виде или делаются устно непосредст­венно на личном приеме.

Жалоба — это обращение в орган внутренних дел или к должно­стному лицу по поводу нарушения прав и охраняемых законом ин­тересов конкретного гражданина или организации с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями должностных лиц, работниками милиции, либо реше­ниями руководства органов и подразделений внутренних дел.

Таким образом, перечень разрешаемых в предложениях, заявлениях и жалобах вопросов позволяет сде­лать вывод, что письма граждан выполняют следующие функции и служат:

а) источником информации, исходящим непосредственно от граждан или от организаций;

б) каналом связи с населением;

в) показателем общественного мнения о деятельности организации имеющихся недостатков и упущений;

г) основанием для рассмотрения должностными лицами органов внутренних дел законных требований граждан;

Для решения задач, связанных с организацией и координацией работы по осуществлению контроля за своевременным, полным и объективным рассмотрением поступающих обращений граждан, на управление делопроизводства и режима возложены обязанности, требующие от сотрудников данных подразделений во взаимодейст­вии с руководителями обеспечить органи­зующую и контролирующую функцию на данном участке служеб­ной деятельности.

13. Компьютерные технологии в делопроизводстве

Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась тех­нология создания и обработки документов.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

- средства составления и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

- средства хранения, поиска и транспортировки;

- средства связи; и др.

В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной ав­томатизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Выбор программного продукта - сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует произво­дить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопро­изводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесооб­разно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.

Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достиже­ние следующих целей.

1. В области обработки документов:

· повышение оперативности и качества работы с документами;

· упорядочение документооборота;

· обеспечение эффективности контроля исполнения;

· постепенный переход от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным «безбумажным»;

· повышение доли интеллектуального труда в работе с документа­ми и снижение трудозатрат на рутинные операции;

· повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;

2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля исполнения доку­ментов в подразделениях организации;

· информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах,

· исключение потерь документов;

· оперативное получение информации о состоянии исполнения и местонахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3. В области организации доступа к информации:

· обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относя­щихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резо­люций, сопроводительных документов);

· обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по те­матическому набору реквизитов.

Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом конечным результатом этого должно стать:

· введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;

· объединение потоков электронных документов организации;

· использование общей для всех подразделений системы индекса­ции (нумерации) документов;

· введение общих справочников-классификаторов (таких как но­менклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов ит. п.;

· обеспечение унификации управленческой документации и со­кращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоин­ства некоторых из них.

Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государ­ственных организаций, она обеспечивает:

- контроль всех этапов делопроизводственных операций и резуль­татов выполнения работ по основным функциональным процессам пред­приятия;

- единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспон­денции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистра­ционных карточек.

- занесение в память компьютера текстов резолюций;

- направление резолюций и документов по сети исполнителям;

- поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществле­ния контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

- пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;

- отслеживание документооборота организации, включая переме­щения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

- контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

- объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;

- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;

- получение информационных и статистических материалов, сво­док, отчетов для предоставления руководству;

- хранение электронных документов;

- «отправления» документов в дело в соответствии с номенклату­рой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» - элек­тронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент про­граммных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

Система выполняет:

- регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводи­тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

- контроль исполнительской дисциплины во времени и по испол­нителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их испол­нения;

- подготовку справок, сводок и списков по всему объему докумен­тов, по тематическим рубрикам и т. д.;

- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе кон­текстный поиск по содержанию (названию) документа;

- организацию доступа к электронным копиям документов.

Система управления документами «Евфрат» позволяет автомати­зировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить:

- регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;

- контроль исполнения документов;

- передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;

- архивное хранение документов и их графических образов, полу­ченных путем сканирования;

- поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

- пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три версии системы:

«Евфрат» - персональный электронный архив собственных доку­ментов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

«Евфрат@.50НО» - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средст­вами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не пре­дусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует воз­можность контроля исполнения документов;

«Евфрат 97» - система автоматизации на предприятиях и в орга­низациях собственности.

Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в ор­ганизации;

- постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудни­ков организации;

- автоматическую доставку электронных документов исполните­лям;

- создание электронной библиотеки (архива) документов органи­зации.

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различ­ное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от ме­тодов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

- централизованного хранения документов в электронном виде;

- формализации процедур создания и обработки документов;

- единого управления и контроля за движением документов.

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения

документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства крипто­графической защиты.

В системе «Документ-2000» организована поточная обработка до­кументов. Весь документооборот организации подразделяется на три ос­новных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.

Система позволяет выполнять следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процес­сов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; раз­граничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справоч­ников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исхо­дящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер вер­сии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные докумен­ты подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам - кор­поративным или индивидуальным.

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовле­творяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее исполь­зование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хра­нение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необхо­димости обеспечивает сохранение содержания документа и сканирован­ных бумажных документов в отдельной базе данных.

Уникальность номера. Имеется возможность присвоения доку­ментам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычисли­тельной сети.

Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графи­ческих пакетах.

Связность документов. Документ может содержать неограничен­ное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в дру­гих базах данных.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серве­ров, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом инфор­мация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентифика­ция пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредствен­ного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводствен­ные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлека­тельного для организации программного продукта может потребовать серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения управления.

Так как традиции западного делопроизводства существенно отли­чаются от российских и основываются на высокой исполнительской дис­циплине работников, слепое копирование систем может привести к на­рушению правил и норм ГСДОУ.

Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:

- движение документов имеет преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, ми­нуя руководство;

- отсутствие централизованного контроля;

- регистрация документов производится по месту их создания не­посредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.

- специализированных подразделений, занимающихся делопроиз­водством, как правило, нет.

Программные системы этого направления в большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бу­мажных носителей информации.

Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:

- вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

- весь комплекс работ с документами фиксируется в регистраци­онных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, кон­троль сроков исполнения, отчеты и т. д.

- современная российская технология делопроизводства предпола­гает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

- единый порядок обработки документов осуществляют специали­зированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

Основная проблема данной технологии - централизованное опера­тивное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Другая особенность - высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ за­крепляются государственными нормативно-методическими документами.

Программные системы, реализующие российские технологии, ори­ентированы на государственные учреждения с сохранением всех тради­ций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Та­кие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных про­цессов делопроизводства и документооборота за счет обработки докумен­тов на персональном компьютере. Системы этого направления предна­значены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбу­мажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».