Документирование

Документирование обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательны­ми документами, служащими первичными документами, на осно­вании которых ведется бухгалтерский учет.

В Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об ин­формации, информатизации и защите информации» приводится

26 Бухгалтерский финансовый учет

1.3. Метод бухгалтерского учета

следующее определение документа: «Документированная инфор­мация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифициро­вать»¹; таким образом, документ — это материальный объект с за­фиксированной на нем информацией.

Бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совер­шенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Первичный документ должен быть составлен в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным — непо­средственно после ее окончания.

Документы состоят из элементов, которые называются рекви­зитами.

Первичные документы принимаются к учету, если они состав­лены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);

• код формы;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований норматив­ных актов и технологии обработки учетной информации, в первич­ные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (например, печать и паспортные данные).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером.

Наиболее полно требования, предъявляемые к документально­му оформлению хозяйственных операций, представлены в Поло-

¹ Этот Закон утратил силу, но определение применимо и в настоящее время.

Бухгалтерский финансовый учет 27

1. Основы теории бухгалтерского учета

жении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, ут­вержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. (№ 105).

В частности, записи в документах осуществляются способом, обеспечивающим их сохранность в течение установленного време­ни (например, чернилами). Свободные строки прочеркиваются.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность оформ­ления, наличие реквизитов) и по содержанию (законность опера­ции, увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь от­метку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учетный регистр, гашение штампом с указанием даты и др.

Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются кор­ректурным способом и лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций. Зачеркивается одной чертой неправиль­ный текст или сумма, надписывается сверху правильный текст или сумма. Исправление оговаривается надписью «Исправлено», под­тверждается подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправлений. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Движение документов от момента составления в данной органи­зации или получения от других организаций до сдачи в архив после обработки и систематизации называется документооборотом. Доку­ментооборот регламентируется графиком, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделе­нии организации, с указанием исполнителей и сроков работ.

Работу по составлению графика документооборота и контроль за его исполнением осуществляет главный бухгалтер. График ут­верждается приказом руководителя организации.

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская от­четность подлежат обязательному хранению в соответствии с уста­новленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную их передачу в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Порядок хранения документов бухгалтерского учета определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В ст. 17 этого За­кона указано, что организации обязаны хранить первичные доку-

28 Бухгалтерский финансовый учет

1.3. Метод бухгалтерского учета

менты, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Первичные документы могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на ма­шинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для соответствую­щих первичных документов.