Оформление акта

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (АКТ), дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и адекватное его описание в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

− Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации (при необходимости);

− наименование организации;

− наименование вида документа («АКТ»);

− дата;

− регистрационный номер документа;

− место составления;

− заголовок к тексту;

− текст;

− отметка о наличии приложения;

− подписи (председателя и членов комиссии без занимаемой должности);

− гриф утверждения – в необходимых случаях (для актов на списание или передачу каких-либо ценностей и др.);

− визы ознакомления (подпись и расшифровка подписи руководителя учреждения (подразделения) и присутствующих, поименованных в вводной части акта, без указания занимаемой должности);

− виза «Акт доложен» (расписывается руководитель органа управления, организовавший проверку);

− отметка об исполнителе.

Заголовок к тексту должен грамматически верно сочетаться со словом «акт». Заголовок формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития»; «проверки финансово-хозяйственной деятельности института», «ликвидации закупочного кооператива «Феникс», «списания материальных ценностей» Возможна формулировка заголовка в предложном падеже (о чем?) «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей); при необходимости допускается включать в акт третью заключительную часть (решения, выводы или заключения комиссии).

Вводная часть – основание для составления акта (наименование, дата и номер документа, определяющего полномочия комиссии); состав комиссии (председатель и члены комиссии – должность, фамилия и инициалы в алфавитном порядке); присутствующие (должность, фамилия и инициалы с указанием, с какого времени в занимаемой должности). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Основная часть – подтверждение установленного факта или события (в акте отражают только те факты, которые точно установлены комиссией); указывают документы (наименование, автор, дата, номер, заголовок, а при необходимости номер пункта документа), на основании которых фиксировались установленные факты, а также излагаются цели, задачи, сущность, характер, методы, сроки, результаты проделанной работы.

Вывод – предложения (в адрес администрации и исполнителей учреждения), где указывают рекомендации, способы и сроки устранения вскрытых при проверке недостатков.

Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в табличной форме.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт подписывают все члены комиссии. Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо (член комиссии, руководитель или присутствующий), имеющее замечания по содержанию акта, обязательно подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое особое мнение либо на оборотной стороне последнего листа акта, либо на отдельном листе. Указанный лист, заверенный подписями председателя и членов комиссии, прилагают к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Все листы акта, кроме первого и последнего, и приложений к нему на оборотной стороне заверяют подписями председателя и членов комиссии.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (количеством заинтересованных в нем сторон) или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт является основанием для издания руководством соответствующего распорядительного документа.

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Макет и пример акта без применения унифицированной формы представлены на рис 1, 2.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ     АКТ   00.00.0000 № 00   Место издания   ┌Краткое содержание события или факта, ┐ сформулированное отглагольным существительным (чего? или о чем?) УТВЕРЖДАЮ (при необходимости) должность, (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000   Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основанием для составления акта   Составлен комиссией:     Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия   Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии (располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке) Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в _______ экземплярах: 1-й – кому (куда); 2-й – кому (куда) и т. д. Приложение: Наименование приложения, если оно есть. Председатель (подпись) И. О. Фамилия   Члены комиссии (подпись) И. О. Фамилия   (подпись) И. О. Фамилия   Присутствовали   (подписи)   И. О. Фамилия В дело 00-00 (подпись), дата

Рис. 1 Макет оформления акта

АОЗТ «ХРОНОМЕТР»     АКТ   25.01.2005№81/501-3   Москва   0 вскрытии посылки   УТВЕРЖДАЮ Директор завода Авралов А. А. Авралов 25.01.2005 Основание: приказ директора завода от 24.01.2005 № 13. Составлен комиссией в составе: Председатель Начальник отдела снабжения В.А. Мешков Члены комиссии: Инженер завода В. Н. Павлов   Зав. складом завода М. М. Малкина     24.01.2005 г. в адрес завода прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета», 12 (двенадцати) штук, числящихся по накладной № 187522 от 10.01.05. Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета». Составлен в 3 экземплярах: 1-й экз. – заводу-поставщику; 2-й экз. – заводу № 1; 3-й экз. – в дело. Председатель комиссии Мешков В. А. Мешков Члены комиссии Павлов В. Н. Павлов   Малкина М. М. Малкина

Рис. 2. Пример оформления акта