Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнитель­ная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»,

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...»,

«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...» и др.

В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, по­ясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, пись­мо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно подтекстом.

Пример текста сопроводительного письма к разъяснительным мате­риалам:

Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по пункту 7 постановления Правительства Москвы от 18.04.2000 №92 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве» и просим довести указанное разъяснение до руководителей имеющихся в округе рын­ков. Приложение: на З л. в 1 экз.

Пример текста сопроводительного письма к документам по подготов­ке специалистов:

Направляем на рассмотрение и утверждение Учебный план подготов­ки специалистов по логистике, а также Договор о сотрудничестве в подго­товке указанных специалистов. Приложение: 1. Программа обучения специалистов по логистике на 4л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на З л. в 2 экз.

На рис.12 представлен пример оформления сопроводительного письма.

Эмблема     СБЕРБАНК РОССИИ ХАМОВНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ Клиентам Хамовнического отделения Сбербанка России пер. Сивцев Вражек, 29/16, Москва, 121002 Телефон: 241-70-01 Телетайп: 207865 КОМКИ К11 Телефакс: 241-71-72 ОКПО 11289675 ОГРН 77107000456 ИНН/КПП 7710159493/110003470   28.10.2006 № 28/2-07/19 На № _____ от___________________     О предложении сотрудничества   Уважаемые господа! Высылаем Вам разработанный Сбербанком России при участии крупнейших зарубежных банков План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов. Если ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить Анкету клиента и вернуть ее нам до 31 января 2006 г. Приложение: 1. План мероприятий на 6 л. в 1 экз. 2. Анкета клиента на 1 л. в 1 экз. С уважением, Начальник отдела обслуживания юридических лиц Подпись   И.А.Шумилова Е.Е. Сверчков 228-45-98

Рис. 12. Пример сопроводительного письма

РАЗДЕЛ 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

ТЕМА 7

«ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

План: