Внутренний документооборот

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат; структурное подразделение или конкретный сотрудник.

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

1. для обязательного рассмотрения руководителем;
2. направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

1. важность содержания;
2. вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
3. сложность и новизна поставленных вопросов;
4. авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
5. реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

1. примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
2. перечень должностных лиц и их обязанностей;
3. технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.