Техника и режим хранения документов

На физико-химическое состояние документов оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры, излишняя сухость воздуха, прямые солнечные лучи, повышенная влажность, сырость, что отрицательно влияет на структуру бумаги (желтеет, становится ломкой, развивается плесень, выцветает текст, теряет эластичность, кожа переплетов ссыхается и трескается).

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным:

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю.

Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха меряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания носят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

• оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными про­емами и дверями,

• оборудовать помещение установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;

• ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

• систематически проводить влажную уборку помещений (пола, по­доконников, плинтусов);

• проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влаж­ности наружного и внутреннего воздуха).