Тема 6.1. Цели и организационные формы использования документов АФ РФ

Документы, хранящиеся в архивах, содержат ценные сведения о различных сторонах деятельности общества. Они являются источником информации, необходимой в работе различных учреждений и организаций страны.

Цели использования документов:

- политические: использование документов в интересах внешней политики, укрепления авторитета государства в международных организациях, в борьбе за развитие культурных и экономических связей и т.д.;

- организационно-управленческие – изучение документов, отражающих опыт работы в различных сферах деятельности для принятия решений по организации работы, реорганизации управленческого аппарата и т.д.;

- научные – изучение информации для научных исследований;

- экономические – использование информации, содержащей сведения, нужные народному хозяйству (о водном режиме рек для строительства железных дорог);

- культурно-просветительные – изучение информации при создании художественных произведений, постановке фильмов, для лекций и т.д.;

- учебные – использование информации в лекциях и на уроках по различным дисциплинам, экскурсии студентов;

- удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан: привлечение документов для оформления пенсий, документов о рождении, браке, об образовании и т.д.

Формы использования архивных документов различные:

1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.

Основные виды информационных документов:

- информационное письмо – письмо, направляемое в конкретное учреждение по определенным темам или вопросам, соответствующим функциям учреждения-адресата;

- справка-ориентировка – более подробное перечисление документов по определенной теме, но без ссылок на конкретные дела;

- тематический перечень – перечень конкретных документов по определенной теме, составляемый в виде описи; составляется по запросу заинтересованного учреждения.

2. Публикация документов в виде сборников, тематических поборок документов в журналах, газетах.

3. Выдача дел для изучения в читальный зал

4. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.

5. Подготовка выставок документов, телепередач.

6. Проведение экскурсий по архиву.

7. Проведение встреч с общественностью (выступление архивистов с лекциями по определенной теме).

8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.

9. Наведение биографических справок социально-правового характера.

Основные формы использования документов ведомственного архива:

- информирование руководства и структурных подразделений, а также других организаций и исполнение их запросов;

- культурно-просветительская и агитационно-пропагандистская работа архива;

- предоставление документов для изучения в читальном зале архива;

- исполнение запросов социально-правового характера.

Посетители из других организаций допускаются к работе на основании официального письма, в котором указывается конкретная тема и хронологические рамки необходимых материалов. Разрешение дает руководитель учреждения.

При организации работы по использованию документов следует соблюдать следующие требования:

- использование документов проводится только с разрешения руководства;

- обеспечение физической сохранности документов;

- дела, выдаваемые для изучения, должны быть полностью обработаны и оформлены;

- при пользовании делами запрещено подчеркивать текст документов, делать на них пометки, загибать листы, курить и принимать пищу, просматривая дела;

- снимать копии с документов с разрешения завархивом;

- при организации выставок подлинные документы постоянного хранения не выставляются, для этого используются копии;

- при выемке дела на его место вкладывается лист-заместитель.

Исследователи должны быть ознакомлены с правилами работы с документами и предупреждены об ответственности за их сохранность и физическое состояние.

Наименование организации

Наименование ведомственного архива

Лист использования дела

Фонд № ____________ Опись № __________________ Дело № ____________________

Заголовок дела _____________________________________________________________