Информационные технологии управления проектами. Современные модели управления проектами и тенденции их развития

Основы проектного менеджмента. Методология планирования проекта и его реализация с использованием средств автоматизированных систем управления проектами.

Раздел содержит сведения о возможностях и перспективах применения ИТ и специального программного обеспечения для использования при управлении проектами.

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или реконструируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов, программных и технических средств, технической и организационной документации, материальных, финансовых, временных и других ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

К основным характеристикам проекта относятся: уникальность, наличие конкретной цели, ограничения по времени, затратам, ресурсам, требования к качеству выполнения работы. Управление проектами основано на системном подходе, который является обязательным инструментом квалифицированного менеджера. Необходимость интегрирования проектов со стратегией организации может потребовать от организации преобразования всего процесса управления или установления связей между имеющимися разрозненными подсистемами для переноса внимания на систему в целом. Следует отметить, что практическое осуществление стратегии реализуется через проекты. В процессе управления проектом можно выделить два аспекта: первый – техническая сторона процесса управления, которая состоит из формальных, упорядоченных, чисто логических частей процесса. Техническая сторона зависит от наличия формальной информационной системы, с помощью которой осуществляются планирование, расписание работ и контроллинг. Определяются и документируются четкие границы и масштаб проектов, чтобы связать проект и заказчика и способствовать процессу планирования и контроля. Процессу планирования и наблюдения за ходом выполнения работ по проекту способствует создание отчетов о промежуточных результатах и структуре работ. Структура работ служит своеобразной базой данных, связывающей все уровни организации (основные, промежуточные результаты и все задачи) в единый пакет работ. Любое изменение какой-либо части можно проследить до его источника при помощи интегрированных связей в системе. Такой подход к интеграции информации может обеспечить всех менеджеров проектов и всех клиентов информацией соответственно их уровню и потребностям. Хороший управляющий проектом должен быть подготовлен в техническом аспекте управления проектами.

Социокультурный аспект процесса управления проектом сосредоточивает внимание на создании внутри организации временной социальной среды, объединяющий способности разных профессионалов, работающих над выполнением проекта.

Структуризация проектов необходима для того, чтобы проектом можно было управлять. Суть ее состоит в разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты. В терминах управления проектами структура представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами, информацией, полученными в результате реализации проекта.

Структура проекта – это организация связей и отношений между ее элементами. Инвестиционные проекты, как правило, имеют иерархическую переменную структуру, которая формируется применительно к конкретным условиям функционирования.

К основным задачам структуризации проекта нужно отнести следующие:

§ разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;

§ распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);

§ точная оценка затрат – средств, времени и материальных ресурсов;

§ создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;

§ увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;

§ переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;

§ определение комплексных работ/подрядов.

Процесс структуризации проекта (ПСП) может быть представлен в виде следующей последовательности действий:

1. Определение проекта – должны быть четко определены характер, цели и содержание проекта, а также все конечные продукты проекта с их точными характеристиками. В данной ситуации полезно использовать иерархию целей, показывающую полную цепь конечных результатов и/или средств их достижения.

2. Уровень детализации – необходимо обдумать различные уровни детализации планов и количество уровней элементов в структуре разбивки проекта.

3. Структура процесса – должна быть подготовлена схема жизненного цикла проекта.

4. Организационная структура – организационная схема проекта должна охватывать все группы или отдельных лиц, которые будут работать на проект, включая и заинтересованных персон из внешнего окружения.

5. Структура проекта – это схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также географическое распределение.

6. План бухгалтерских счетов организации – система кодов, применяемых при структурировании проекта должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки

7. Структура разбивки проекта – четыре вышеперечисленных пункта (3 – 6) объединяются в единую структуру проекта

8. Генеральный сводный план проекта – может быть в дальнейшем детализирован в процессе поиска критического пути. В ходе реализации проекта сводный план может использоваться для докладов высшему руководству.

9. Матрица распределения ответственности – результат анализа взаимоотношений между элементами структуры проекта и организацией, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы организации компании столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни ответственности тех или иных действующих лиц обозначают при помощи специальных условных обозначений или кодов.

10. Рабочий план бухгалтерских счетов – при необходимости следует проработать систему субсчетов, стыкующихся с планом счетов.

11. Рабочий сетевой график – реализация первых десяти шагов позволяет разработать детализированный график, включающий по каждой из работ временные и ресурсные оценки.

12. Система наряд-заданий – вытекает из предварительной структуры (пункт 7) и матрицы. На этом этапе задания должны быть абсолютно конкретны во времени и ресурсах

13. Система отчетности и контроля.

На основе проделанных шагов строится т.н. матрица распределения ответственности, которая приписывает каждому пакету работ конкретных исполнителей.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей: дерево целей, дерево решений, дерево работ, организационную структуру исполнителей, матрицу ответственности, сетевую модель, структуру потребляемых ресурсов, структуру затрат. При этом методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум: «сверху вниз» – определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта; «снизу вверх» – определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Дерево целей – это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня (дерево – это связанный граф, выражающий соподчинение и связи элементов).

Дерево решений – граф, отражающий структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви отображают различные события, которые могут иметь место, а узлы – точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы различны – в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер, а в других выбор от него не зависит. В таких случаях менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного события.

Дерево работ. На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Могут быть определены подразделы и отдельные группы (пакеты) работ. Эта процедура называется структура разбиения работ (СРР).

Пакет работ является также самостоятельной финансовой единицей: должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычленение пакетов работ представляет большое удобство при составлении сетевого графика проекта. СРР служит и другой цели – разработке организационно-административного управления проектом.

Матрица работ связывает пакеты работ с организациями-исполнителями на основе СРР и ССО (структурной схемы организации). В матрице определяются основные исполнители по пакетам работ.

Методы управления проектами позволяют:

§ определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

§ определить необходимые объемы и источники финансирования;

§ подобрать исполнителей, подготовить и заключить контракты;

§ определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;

§ рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски;

§ обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

Пользователи, владеющие профессионально электронной таблицей MS Excel, могут использовать ее для создания своей собственной информационной системы для управления проектом.

Автоматизированные системы управления проектами (MS Project Standard 2002, MS Project Professional 2002, Ms Project Server 2002, Time Line 6.5, Open Plan и др.) являются современными, удовлетворяющими самым современным требованиям проектного менеджмента прикладными программными средствами, позволяющими организовать коллективную работу над проектом. Автоматизированная система управления проектами MS Project 2002 помогает достичь целей проекта вовремя и в пределах бюджета.

Компьютерное программное обеспечение значительно упрощает управление проектами, являясь инструментом записи, расчетов, анализа и подготовки презентаций, помогающих сообщить подробности проекта. Преимуществом является упрощение и надежность расчетов благодаря автоматически составляемому на основе вводимых данных календарному плану, возможность отображения оценочных затрат на проект. Программой реализуется возможность поиска оптимального плана проекта, а также обнаружения несоответствий и проблем в плане. Особое внимание уделяется визуализации результатов в печатном или графическом виде. Кроме того, MS Project осуществляет текущий мониторинг и выявляет потенциальные сложности при реализации проекта.

Эффективность совместного применения MS Project Standard 2002 MS Project Server 2002 для управления проектами в условиях корпоративной информационной системы управления обеспечивается строгим распределением задач, функций, ресурсов и затрат, а также контролем за их использованием со стороны главного менеджера проекта, использующего технологию системного администрирования.