Шикізаттар мен материалдарды сатып алу, кірістеу және қоймадан жұмсау бойынша құжат айналымы

Егер ауыл шаруашылығы өнімдері немесе басқа материалдық қорлар (концентрациялық мал азығы, жем-шөптің басқа түрлері, химиялық тыңайтқыштар және т.б.) басқа ұйымдардан сатып алынатын болса, онда ұйымның жабдықтау бөлімі дайын өнімдерді жеткізу келісім шартының орындалуын, дайын өнімнің түсуін және кірістелуін бақылауды жүзеге асырады. Түскен дайын өнім бойынша есеп айырысу құжаттары (төлем тапсырмалары, шот фактуралар және т.б.) оларға тіркелген басқа да құжаттармен бірге жабдықтау бөліміне немесе ұйымның басқа да ұқсас бөлімдерге жіберіліп, ол жердегі жауапты тұлғалар құжаттарды «Түскен дайын өнімнің есебі журналына» тіркеп, онда тіркеу нөмірін, жазудың күнін, жабдықтаушының аталауын, көлік құжатының күні мен нөмірін, шоттың нөмірі мен сомасын, дайын өнімнің сипатын, кіріс ордерінің немесе қабылдау актісінің нөмірі мен күнін, жүкті іздестіру жөніндегі белгі анықтамасын (ескерту бөлімінде шоттың төленгенін немесе қайтарылғанын белгілеп) көрсетіп, осы құжаттардағы мәліметтерді материалдарды жеткізу келісім шартындағы, яғни олардың саны, бағасы, жөнелту мерзімі сияқты мәліметтермен сәйкестігін салыстырады; карточкаға немесе жедел есеп кітабына жеткізу келісім шартының орындалғаны жөнінде тиісті жазуларды көрсетіп, есеп айырысу құжаттарын акцептеп немесе акцептеуден бас тартудың негіздемесін жасап, жауапты тұлғаға дайын өнімді немесе материалдық қорларды алу және жеткізу үшін тапсырма бергеннен кейін, құжаттарды қаржы немесе есеп бөліміне тапсырады.

Экспедитордан дайын өнімдерді қоймаға қабылдау кезінде материалдық-жауапты тұлға (қойма меңгерушісі) жабдықтаушының құжаттарымен түскен материалдардың санын, сапасын және түрлерінің сәйкестігін тексереді. Көрсеткіштер сәйкес келген жағдайда материалдық – жауапты тұлға «Кіріс ордерін» толтырады. Егер жүктер автокөлікпен тасымалданса, онда ұйымға дайын өнімдерді қабылдау жүк жөнелтуші жақтың «Тауарлық-транспорттық жүкқағазымен» жүзеге асырылады. «Тауарлық-транспорттық жүкқағазы» төрт данада толтырылады, оның біріншісі – дайын өнімді жөнелтуші жақтан өнімдерді есептен шығару үшін; екіншісі – қабылдаушы ұйыммен жүкті қабылдау үшін; үшіншісі – автокөлік ұйымымен есеп айырысу үшін; төртіншісі – транспорттық жұмыстардың есебін жүргізу үшін негіз болып табылады.

Егер материалдық қорлар темір жол немесе су транспортымен келсе, онда көлік ұйымының түбіртектері экспедиторға беріледі. Экспедитор бекетке келген материалдардың орын сандары және массасы бойынша қабылдап алады. Жүктің толықтай сақталғанына күмән болатын болса, экспедитор көлік ұйымынан жүктерді тексеру жөнінде талап ете алады. Егер жүк орындарының немесе массасының жетіспеушілігі, ыдыстар мен материалдардың бұзылғаны анықталса, онда олар көлік ұйымына немесе жабдықтаушыға талап қоюдың негізі болып табылады.

Егер ұйымның қоймасына дайын өнім немесе басқа материалдық құндылықтар құжатсыз түскен жағдайда келіп түскен дайын өнім немесе материалдар актімен кірістеледі. Актіні қабылдау комиссиясы материалдық жауапты тұлғаның, жабдықтаушы жақтың өкілінің немесе мүдделі жақтың міндетті қатысуымен екі данада толтырылады. Дайын өнімді немесе материалдарды қабыдағаннан кейін актінің бір данасы құжаттардың қосымшасымен (жүкқағазы, сенім хат және т.б.) материалдар қозғалысынң есебін жүргізу үшін есеп бөліміне, екінші данасы жабдықтаушыларға талап қою үшін жабдықтау бөліміне немесе есеп бөлімшесіне тапсырылады. Ұйымға түсетін материалдар дер кезінде тиісті қоймаларға кірістелуі қажет.

Кейбір жағдайларда (дайын өнімдер мен материалдар партиясы техникалық қабылдау процесінде, зертханалық сынақтарда немесе шоттарды акцептеуден бас тарту жағдайында болса) ауыл шаруашылығы өнімдері мен басқа материалдық қорлар, яғни контенцтрациялық мал азығы, жем-шөп, химиялық тыңайтқыштар уақытша сақтауға қабылданады. Мұндай материалдарды қоймашы немесе қойма меңгерушісі дер кезінде арнайы кітапқа жазуы қажет. Бұл кітапқа жазу «Қабылдауды күтудегі дайын өнім», «Уақытша сақтаудағы дайын өнім» бөлімшелеріне, ал осы топтардың ішінде – дайын өнім партиясы бойынша жүргізілуі тиіс.

Мұндай өнімдер не материалдар қоймада бөлек сақталып, қабылдау нәтижесі толықтай анықталғанға дейін шығысқа жатқызылмайды. Ұйымның өзі дайындаған немесе өңдеген мал азығы, жем-шөп қоспаралры сияқты дайын өнімдерді қоймаға немесе арнайы сақтау орындарына тапсыру кезінде жөнелту үшін «Ішкі жүкқағазы-талабы» екі данамен толтырылады. Оның біреуі - тапсырушы-цехтан материалдарды есептен шығару үшін негіз болса, ал екіншісі – қоймаға жіберіліп, кіріс құжаты ретінде пайдаланылады.

Қоймаға кірістелетін материалдар жөнелтілім құжаттарындағы көрсетілген мәліметтермен, яғни түрлері, саны, сапасы, көлемі жағынан қатаң салыстырылуы қажет. Шикізаттар мен жартылай фабрикаттар және басқа материалдар тиісті өлшем бірліктермен (салмағы, көлемі, шоты бойынша) кірістелуі қажет, егер материал бір өлшем бірлікпен (салмақпен) кірістеліп, екінші өлшем бірлікпен (шот бойынша) жұмсалатын болса, онда оларды қабылдау, сақтау және жіберу құжаттары мен есеп регистрлерінде екі өлшем бірлікпен көрсетілуі тиіс.

Материалдық қорлар тек жабдықтаушылардан ғана емес, сонымен қатар есеп беруге тиісті тұлғалар арқылы да кірістеледі. Сатып алынған тауарлардың құндарын куәландыратын құжаттар болып шаруашылық операциялары, сатып алудың күні, орны, сатып алынған тауарлық-материалдық құндылықтардың атаулары, бағасы, саны көрсетілген тауар чектері (фискалдық чектер) немесе актілер (анықтамалар) табылады. Бұл құжаттар есеп беруге тиісті тұлғаның аванстық есебіне тіркеледі.

Ауыл шаруашылығында шикізаттар мен материалдарды, отын мен жартылай фабрикаттарды өндіріске жөнелту деп олардың тікелей өнім өндіруге немесе малдарды азытандыруға жіберілуін айтамыз.

Сонымен қатар бұған жөндеу және шаруашылық мақсаттары үшін, басқа жаққа, сондай-ақ артық немесе өтімсіз материалдық қорларды сату үшін жіберілгендерді жатқызуға болады.

Материалдар, отын, жартылай фабрикаттар мен басқа қосалқы материалдар өндіріске салмағы, көлемі немесе шоттар бойынша бектілген шығын нормативтері және өндірістік бағдарламаларға қатаң сәйкестендіріліп жіберілуі қажет.

Ұйымның әрбір қызмет бөлімінде қоймадан материалдарды алу үшін, сонымен қатар ұйымнан материалдарды шығару үшін құжаттарға қол қою құқығына ие тұлғалардың тізімі болуы тиіс.

Ауыл шаруашылығында өндіріске материалдарды жіберу алдын ала бекітілген лимиттердің (нормалардың) негізінде жүзеге асырылуы қажет.

Өндіріске материалдарды лимитттеу алдына ала бекітілген материалдар шығынының прогрессивті нормаларына, есепті айдың басындағы учаскіде пайдаланылмай қалған материалдарды есепке ала отырып, учаскінің өндірістік бағдарламаларына негізделуі қажет.

Өндіріске жіберілетін материалдарды лимиттеу ұйым басшысының тапсырмасы бойынша жоспарлау бөлімінің есептеулеріне негізделіп жабдықтау бөлімімен немесе басқа да бөлімдермен жүзеге асырылады.

Материалдарды жіберуге бектілген лимиттер материалдар қалдығының лимитін нақтылау кезінде, материалдарды ауыстыру немесе қателерді түзету барысында өзгертілуі мүмкін. Лимиттерді өзгерту оларды бекіткен тұлғалар арқылы орындалады.

Лимиттенген шикізаттар мен материалдарды өндіріске жіберу «Шектеп-алу карталары» негізінде рәсімделеді.

Шектеп-алу карталарын жабдықтау бөлімі материалдардың бір немесе бірнеше түрлері бойынша шығынның (тапсырыстың) бір түріне екі данамен бір айлық мерзімге жазып береді.

Шектеп-алу алу картасының бір данасы - ай басталғанға дейін материалдарды тұтынушы – бригадаға (учаскіге), екінші данасы – қоймаға немесе бригаданың (учаскінің) сақтау орнына беріледі.

Қоймашы бригаданың немесе учаскінің өкілінің қатысуымен жіберілетін материалдарды міндетті түрде өлшеп шектеп – алу картасының екі данасына да материалдарды жіберген күнді, олардың санын және көлемін көрсетіп, материалдың номенклатуралық нөмірі бойынша лимиттің қалдығын анықтайды. Қоймашы цехтың (учаскінің) шектеп алу картасына, ал цех (учаскі) жұмысшысы қоймашының шектеп-алу картасына қол қояды.

Шектеп-алу картасы бір данамен де жазылуы мүмкін. Мұндай жағдайда цех (учаскі) жұмысшысы материалдарды алу кезінде қойма есебінің карточкасына қол қояды, ал қоймашы шектеп-алу картасына қол қояды.

Шектеп – алу картасы бойынша сонымен қатар өндірісте пайдаланылмаған (қайтарылған) материалдардың да есебі жүргізіледі. Бұл жағдайда ешқандай қосымша құжаттар толтырылмайды.

Шектеп-алу карталарының сандарын азайту үшін карталарды тоқсанға (жыртпалы айлық талондармен) жазып беруге болады. Онда операцияның түрі, материалды жіберіп отырған қойманың нөмірі, қабылдаушы цехтың (учаскі), шығынның шифірі, жіберілетін материалдың номенклатуралық нөмірі және атауы, айлық материалдар шығысының лимиті және өлшем бірлігі көрсетіледі.

Материалдарға деген қажеттілік жие болған кезде, онда шаруашылық не болмаса учаскі материалдарды жіберу үшін «Талап-жүкқағазын» толтырады, ал өндіріске материалдардың жіберілуі, сондай-ақ өндірістен материалдар қайтарылуы немесе қоймадан учаскінің сақтау орындарына материалдардың орын алмасуы талап-жүкқағаздарымен рәсімделеді. Лимит шегінде материалдардың жұмсалуын бақылау «Лимиттерді пайдалану ведомостісі» (картасы) арқылы жүзеге асырылады. Талап-жүкқағаздары негізінде жасалынған бұл ведомостілер материалдарды жіберу лимиттерінің пайдалануын ағымдағы бақылау үшін арналған жедел құжаттар ғана болып саналады.

Өндіріске лимиттен артық материалдарды жұмсау немесе материалдарды басқа материалдармен ауыстыру үшін арнайы талаптардың көшірмелерін толтыру қажет.

Материалдардың лимиттен тыс жұмсалуына: учаскінің өндірістік бағдарламаны артық орындаған кезде материалдардың қосымша жұмсалуы, материалдардың артық жұмсалуын және ақаудың орнын жабу үшін материалдардың қосымша жұмсалуы жатады.

Құжаттардың санын азайту үшін материалдардың жөнелтілуін рәсімдеу жүйесін (мысалы, бригаданың қоймасындағы) тікелей қойма есебі карточкаларында жүргізу қажет. Мұндай жағдайда материалдарды жіберу үшін шығыс құжаттары толтырылмайды, ал операцияның өзі бір данамен жасалатын, бухгалтерлік құжаттары болып табылмайтын шектеп-алу карталары немесе кітапшалары негізінде жүзеге асырылады. Өсімдік немесе мал шаруашылығына жіберілетін лимитті карточканың өзінде де көрсетуге болады. Мұнда шығын бағыттары да (калькуляциялық объект, учаскілік және басқа да қажеттіліктер) көрсетіледі. Мұндай жүйеде қойма есебінің карточкасы талдамалық есептің регистрі және бір уақытта айғақтайтын құжаттың қызметін де атқарады.