Microsoft Excel

Электронные таблицы предназначены для представления данных в виде таблиц, с возможностью их автоматической обработки и построения диаграмм.

При запуске приложения Excel на экране отображается большая пустая сетка. Вдоль её верхней части располагаются буквы (названия столбцов), а вдоль её левой части — числа (названия строк). В нижней части экрана располагаются ярлычки с именами «Лист1», «Лист2» и т. д.

Начнем с основных понятий, которые необходимы при вводе данных в приложении Excel.

Полоса в верхней части окна приложения Excel 2007 называется лентой. Лента состоит из вкладок. Каждая вкладка относится к определенной категории работ, выполняемых в приложении Excel. Для просмотра команд на каждой вкладке необходимо щелкнуть эти вкладки в верхней части ленты. Первая слева вкладка — вкладка Главная — содержит наиболее часто используемые команды. Команды объединены в небольшие связанные группы. Например, команды редактирования ячеек объединены в группу Правка, а команды для работы с ячейками — в группу Ячейки.

Рис. 3.6. Меню в Excel.

Лента занимает верхнюю часть окна приложения Excel.

Связанные команды на ленте организованы в группы.

При запуске приложения Excel открывается файл, называемый книгой. Каждая новая книга содержит три листа, подобных страницам документа. Данные вводятся в листы. У каждого листа есть имя, отображаемое на ярлычке листа в левой нижней части окна книги: «Лист1», «Лист2» и «Лист3». Для просмотра листа щелкните соответствующий ярлычок. Для облегчения идентификации сведений на листе удобно переименовать ярлычок этого листа. Например, ярлычки листов для смет или оценок учащихся можно назвать «Январь», «Февраль» и «Март» и т.д. При необходимости к первым трем листам можно добавить дополнительные листы. Напротив, если все три листа не нужны, можно удалить один или два листа.

Для создания новой книги нажмите кнопку Microsoft Office в левом верхнем углу окна. После этого выберите команду Создать. В окне Новая книга выберите вариант Чистая книга.

Листы состоят из столбцов, строк и ячеек. Именно эта сетка видна при открытии книги. Каждая ячейка имеет адрес (А1, В2, D6 и т.д.) Следует запомнить, что адреса ячеек пишутся только латинскими буквами. Активная ячейка выделяется черной рамкой. Выделяются также заголовки столбца и строки, в которых расположена ячейка. Координаты активной ячейки отображаются в поле Имя в левом верхнем углу листа.

В ячейки листа можно вводить данные трех основных типов — числовые, текстовые и формулы.

Нажмите клавишу TAB для перемещения выделения на одну ячейку вправо. Нажмите клавишу ВВОД для перемещения выделения на одну ячейку вниз.

Рис. 3.7. Ввод данных в ячейки.

Формулы в Microsoft Excel всегда начинаются со знака равенства (=).

Чтобы узнать, как был получен результат, посмотрите на формулу в строке формул , расположенной в верхней части листа.

Рис. 3.8. Использование формул в Excel.

Например, чтобы подсчитать расходы за январь, щелкните в ячейке B7 и затем выполните следующие действия:

На вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Сумма.

Ячейки будут обведены цветовым индикатором, в ячейке B7 будет отображена формула.

Нажмите клавишу ВВОД, чтобы отобразить результат вычислений по формуле.

Щелкните в ячейке B7, чтобы отобразить формулу в строке формул.

По нажатии кнопки ВВОД в ячейке B7 будет отображен результат вычислений (95,94). Формула =CУММ(B3:B6) отображается в строке формул при каждом щелчке в ячейке B7.

Знаки «B3:B6» называются аргументом; аргументы сообщают функции «СУММ», какие значения требуется суммировать. Использование ссылки на ячейку (B3:B6) вместо самих значений в ячейках позволяет автоматически обновлять результат, если значение в ячейках изменится. Двоеточие (:) между B3 и B6 обозначает диапазон ячеек в столбце B, строки с третьей по шестую. Круглые скобки отделяют аргумент от функции. Использование этой функции упрощает суммирование, если требуется сложить большое число значений, при этом нет необходимости набирать формулу.

. Кнопка Сумма также находится на вкладке Формулы. Формулы можно использовать независимо от того, на какой вкладке вы работаете. Перейти на вкладку Формулы может потребоваться при работе с более сложными формулами. Чтобы увидеть все другие функции, щелкните стрелку на кнопке Сумма в группе Правка на вкладке Главная и затем щелкните пункт Другие функции в списке. Откроется диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2, в котором можно искать функции. Это диалоговое окно является еще одним способом ввода формул в приложении Excel. Можно также отобразить другие функции, щелкнув вкладку Формулы.

Иногда копирование формул существенно проще создания новых. В рассматриваемом примере формула для января будет скопирована и использована для вычисления суммы расходов за февраль.

Рис. 3.9. Копирование формул.

Удерживая левую кнопку мыши, переместите курсор в виде черного крестика из ячейки с формулой в ту ячейку, в которую требуется копировать формулу, и отпустите левую кнопку мыши.

Игнорируйте появившуюся кнопку Параметры автозаполнения.

Сначала выделите ячейку B7, в которой расположена формула для вычисления январских расходов. Затем поместите указатель мыши в правом нижнем углу ячейки так, чтобы он принял форму черного крестика (+). Перетащите маркер заполнения на ячейку C7. После того как кнопка мыши будет отпущена, в ячейке C7 появится сумма расходов за февраль (126,93). Формула =CУММ(C3:C6) отображается в строке формул в верхней части листа при каждом выделении ячейки C7. Ссылки на ячейки можно вводить непосредственно путем выделения ячеек, что помогает избежать ошибок при вводе.

Существуют следующие типы ссылок:

Относительные. Относительные ссылки в формуле автоматически изменяются при копировании в строке или столбце. Это сделало возможным копирование формулы, относящейся к январю, для вычисления февральских расходов в первом уроке. Как показывает приведенный здесь пример, при копировании формулы =C4*$D$9 из строки в строку относительная ссылка на ячейку изменяется с C4 на C5 и C6.

Абсолютные. Абсолютные ссылки на ячейки имеют постоянное значение. Абсолютные ссылки не изменяются при копировании формулы из ячейки в ячейку. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара ($), например $D$9. На рисунке показано, что при копировании со строки на строку формулы =C4*$D$9 абсолютная ссылка на ячейку $D$9 не изменяется.

Смешанные. Смешанная ссылка является абсолютной по столбцу и относительной по строке или относительной по столбцу и абсолютной по строке. Например, ссылка $A1 является абсолютной по столбцу A и относительной по строке 1. При копировании смешанной ссылки из ячейки в ячейку ее относительная ссылка меняется, а абсолютная остается неизменной.

Рис. 3.10. Типы ссылок.

Относительные ссылки изменяются при копировании.

Абсолютные ссылки при копировании не изменяются.

Создание диаграмм в Excel осуществляется с помощью «Мастера диаграмм». Например, в электронной таблице показано, сколько коробок чая «Борей» было продано каждым из трех продавцов в течение каждого из трех месяцев. Нужно создать диаграмму, где будет представлено сравнение деятельности этих продавцов по каждому месяцу первого квартала года.

Рис. 3. 11. Создание диаграмм.

Чтобы создать диаграмму, выберите нужные данные, включая заголовки столбцов (январь, февраль, март) и заголовки строк (имена продавцов).

Затем щелкните вкладку Вставка и в группе Диаграммы нажмите кнопку Гистограмма. Можно задать другой тип диаграммы, но для отображения сравнения обычно используются гистограммы, поскольку они наиболее наглядные.