Функции и задачи контроллинга

В рыночных условиях хозяйствования информационные ресурсы возрастают как по объему, так и по смыслу информации (новые явления, процессы, события). Более сложными становятся коммуникационные связи, процедуры принятия решений, которые требуют дополнительной информации, отсутствующей в традиционной системе финансового и управленческого учета.

Управление информационным процессом ставит перед менеджерами все большие требования относительно понимания роли информации и знаний руководителя в области создания информационных систем. Функции управления постоянно усложняются. Так, планирование «от достигнутого» трансформируется в проблемно-ориентированное планирование, сбыт продукции – в маркетинговую деятельность, финансовый и управленческий учет дополняется интегрированной системой контроллинга.

Единая система учета дифференцируется на подсистемы финансового, управленческого учета и контроллинга. Учет приобретает функцию сервисного обеспечения менеджмента в информации, необходимой для принятия решений.

Контроллинг выполняет функции создания, обработки, анализа и передачи системной управленческой информации. Контроллинг – технология управления различными областями финансово-хозяйственной деятельности компании, включающая в себя [10,11,12]: определение целей деятельности; отражение этих целей в системе эффективных и сбалансированных показателей (KPI); регулярный контроль (измерение) фактических значений показателей; анализ и выявление причин отклонений фактических значений показателей от плановых; принятие на этой основе управленческих решений по минимизации отклонений.

Целевая задача контроллинга – построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений. При этом основные задачи, которые нужно решить, это:

· оптимизация управления организационной структурой компании,

· организация эффективной системы учета операций и результатов,

· внедрение систем планирования, контроля и анализа деятельности,

· обеспечение мотивации персонала в повышении эффективности работы компании,

· автоматизация систем учета и управления компанией.

Необходимость создания системы контроллинга обусловлена нестабильностью внешней среды и требует: усиления внимания к прогнозированию будущего состояния объектов; ускорения реакции субъектов управления на изменения в деятельности предприятия; разработки и постоянного корректирования стратегических прогнозов и планов.

Функции контроллинга представлены в таблице 9.3.

Таблица 9.3 – Функции контроллинга

Название функции	Характеристика функции
Установление целей	определение качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей
Планирование	превращение целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования – анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей (SWOT-анализ). На основе этого разрабатывают стратегию предприятия, а затем – план. План – это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Для процесса планирования создается нормативно-справочная база, определяются объем и структура необходимой информации, разрабатываются методики составления планов по времени и содержанию
Оперативный управленческий учет	отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Специфика управленческого учета состоит в ориентации на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений. Для этого определяются потребности системы в информации, разрабатывается система показателей контроллинга и отчетные формы для сбора и обработки данных
Органзация информационных потоков	Процесс управления рассматривают как процесс преобразования информации: управленческое воздействие – это информация особого рода. Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии. Информация – это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Информация должна быть достоверной, полной, релевантной, понятной, полезной, своевременной, регулярной
Мониторинг	отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми
Анализ планов, результатов и отклонений	направлен на оценку результатов прошлой деятельности, определение происходящего на предприятии в настоящее время, анализ возможностей предприятия добиться поставленных целей в будущем
Контроль	занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия
Интегрирующая функция	координация усилий каждого подразделения предприятия и отдела управленческой системы на достижение целей, которые ставит перед собою предприятие в производственной, финансовой и управленческой деятельности

Поясним некоторые функции.

В области планирования задачи контроллинга формируются таким образом: создание нормативной базы для прогнозирования развития фирмы; содействие разработчикам стратегических планов в определении целей и направлений развития; координация работ по планированию и составлению бюджетов; участие в определении количественных и качественных параметров работы фирмы; согласование промежуточных целей и планов и складывания общих стратегических планов.

В области учета задачи контроллинга требуют: создания современной системы информационного обеспечения и отчетности; определения специфических потребностей менеджеров в необходимой информации и отчетности; периодического представления информации относительно отклонений фактических показателей от плановых; представления руководству отчетов с объяснением факторов, которые вызвали отклонения; анализа отклонений и обсуждение с заинтересованными лицами.

В области информационно-аналитического контроллинга необходимо: разработать архитектуру информационной структуры; отобрать показатели, носители информации, каналы их передачи; определить контрольные точки хозяйственной и финансовой деятельности; составить схему сбора и систематизации данных; разработать инструментарий для планирования, учета, контроля, анализа и принятия решений; консультировать менеджеров по вопросам функционирования системы контроллинга.

Степень проявления и эффективность использования функций контроллинга зависит от таких факторов, как: масштаб организации, финансовое состояние, понимание руководством важности выполнения функций контроллинга, уровень диверсификации производства, виды деятельности, квалификация управленческого персонала, других факторов. Значимость функций контроллинга существенно различается для крупных, средних и малых предприятий. В крупных компаниях больше внимания уделяют координационным (интегрирующим) свойствам конроллинга, для средних и малых – важна информационно-аналитическая работа.

Работа персонала службы контроллинга должна направляться на такие области контроля, как: стратегические цели; критические условия внешней и внутренней среды, которые лежат в основе стратегических планов; узкие и слабые места, которые выявлены в процессе планирования и анализа работы предприятия.

При определении системы подконтрольных показателей необходимо обеспечить следующие требования:

· объем показателей должен быть адекватным сложности объекта управления;

· показатели планируются в целом по предприятию и по структурным подразделениям;

· показатели не изменяются на протяжении планового периода (дает возможность сравнения и выявление отклонений);

· сравнимость показателей с показателями других предприятий.

Контроллинг не принимает непосредственного участия в процессе принятия управленческого решения, а выполняет сервисную функцию в нем (собирает, обрабатывает, анализирует и комментирует явления), обеспечивая информацию для менеджеров. Контроллинг находится в таком же положении, как финансовый или управленческий учет, которые являются подсистемами общей информационной системы, которые обслуживают систему менеджмента.

Считая контроллинг системой, можно построить его модель (представлена на рисунке 9.1). На входе системы находятся планы, бюджеты, проекты, программы, анализ системы, а на выходе – разработка стандартов, нормативов, измерение и учёт фактов, коррекция и анализ отклонений.

Рис. 9.1. Системная модель функционирования контроллинга на промышленном предприятии

Как следует из рисунка 9.1, контроллинг – непрерывный процесс, который постоянно совершенствуется под влиянием внешней и внутренней среды. Необходимость развития методических аспектов использования контроллинга на производственных предприятиях следует из его методологии и практики применения.