Информационное обеспечение управления коммерческой деятельностью предприятия. Автоматизация торговли

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка – дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение. Информационное обеспечение как информационное обслуживание управления – действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления.

В основе процесса управления лежит обработка информации. Информация- сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей.

Комплекс текущих мероприятий, организация контроля, анализ состояния организации, оценка тенденций развития организации - все это требует информационного обслуживания, создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Требования, предъявляемые к коммерческой информации – достоверность, оперативность, надежность, полнота, компактность.

Управленческая информация подвергается ряду операций, которые носят название информационные процессы, к ним относятся получение, передачу, обработку, хранение, накопление и реализацию выходной информации, уничтожение информации.

Информационный поток- это совокупность циркулирующих между отдельными структурными элементами системы, а также между системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления.

Потоки делятся на горизонтальные и вертикальные, внешние и внутренние, входящие и исходящие.

Система, обеспечивающая прохождение и обработку информации, называется информационной системой. Она делится на 2 подсистемы: функциональную (состоит из совокупности решаемых задач) и обеспечивающую (включает техническое, информационное и математическое обеспечение).

При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности предприятия, информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.

Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки, горизонтальная – на горизонтальные. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

· разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;

· уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;

· возрастает скорость обработки и обмена информацией;

· повышается эффективность использования результирующей информации;

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы.

В настоящее время неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников на предприятиях становятся персональные компьютеры, в том числе и в коммерческой службе, обладающие многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстродействием при запрограммированной обработке данных, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:

· унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;

· адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;

· обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установленного времени;

· высокая эффективность применения технологии: «человек-машина».

Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка.

Применение экономико-математических методов и современных технических средств позволяет автоматизировать процесс информационного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой деятельностью. Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентируемое время.

При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение включает: классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации. Информация здесь реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления. Информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение идентификации управляемого объекта.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является банк данных. Он строится из отдельных баз данных, ориентированных на определенный порядок записей, манипулирования и хранения информации. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых нацелен на использование и решение поставленных задач. При этом особое внимание уделяется непрерывному поддержанию аналитической информации.

1.Автоматизацию информационного обеспечения можно представить как множество согласованных, непрерывно принимаемых и реализуемых решений, направленных на достижение поставленных целей коммерческой деятельности. Проектирование и функционирование автоматизированной технологии основывается на ряде принципов:

1) адаптированность и расширение возможностей используемых технических средств и программно-математического обеспечения;

2) единство информационного обеспечения, включающего унифицированные информационные массивы, которым свойственно на любом уровне вырабатывать и принимать коммерческие решения;

3) согласованность пропускных способностей сопряженных элементов задействованных технических средств, что обеспечивает заданные скоростные режимы ввода, обработки и выдачи информации;

4) комплексность автоматизированного процесса, представляющего выполнение разных вариантов целевых задач;

5) сочетаемость методического, организационного и технологического обеспечения.

В последнее время широко распространен автоматизированный процесс в диалоговом режиме работы с машинным контролем информационных процедур. В этом случае при обработке информации достигается высокий уровень автоматизации информации, устраняются возможные ошибки при вводе исходной информации в машину, повышается надежность логических процедур, а также достоверность и качество выходных результатов, сокращается трудоемкость документооборота, выполняемого вручную.

2.В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Для их создания необходимы данные:

· товарооборот предприятия и его подразделений, динамика товарооборота;

· выручка от реализации товаров и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

· динамика розничных и оптовых цен по товарным группам, информация о надбавках и скидках;

· финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;

· поставщики – их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

· контракты – исполнение контрактов, платежи по ним;

· трудовые ресурсы;

· реклама – расходы на рекламу и ее эффективность.

3.Информационная система используется для стратегического и оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных решений в текущей работе. На среднем предприятии использование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.

В сферах общественного питания: ресторанах, клубах, кафе использование специализированных компьютерных программ в наши дни стало обычным явлением, позволяющим решать задачи:

- учет специфики товаров и движения товаров;

- создание калькуляционных и технологических карт блюд;

- автоматизированный расчет себестоимости блюд и списание продуктов и полуфабрикатов на основе реализации блюд;

- многофункциональная инвентаризация товаров и полуфабрикатов;

- формирование унифицированных, оперативных и аналитических отчетов;

- документирование товарооборота как типовых, так и специализированных документов;

- импорт журнала проводок и сводных проводок, книги покупок и продаж из системы в 1С: Бухгалтерию;

- ведение истории калькуляции.

4.Помимо систем складского учета сегодня на рынке представлены и другие не менее известные и качественные высокотехнологичные программные решения для автоматизации торговли:

1) по управлению закупками, продажами и товарными запасами (ведение справочника поставщиков и изготовителей, формирование заказов и ведение взаиморасчетов, ведение справочника покупателей, реализация стимулирующих программ, гибкое управление ценами, проведение инвентаризации);

2) по управлению производством и реализацией (учет движения материальных ценностей, калькуляция блюд, списание продуктов, автоматическое формирование заказа, прогнозирование и анализ деятельности предприятия, выявление закономерностей и тенденций);

3) по обслуживанию посетителей (автоматизация работы с заказами в зале, регистрация и передача заказов, дозаказов, отказов, распечатка гостевого счета);

4) по ведению бухгалтерского учета (ведение операций по всем участкам бухгалтерского учета);

5) по автоматизации всей работы предприятия (организация кассового обслуживания, прием дисконтных карт, распечатка чека, отслеживание выполнения заказов, администрирование в зале).

Планирование и организация коммерческой деятельности на предприятиях оптовой торговли.

Оптовая торговля – торговля товарами с последующей перепродажей или профессиональным использованием. Оптовая торговля выполняет посредническую роль между производством и розничной торговлей.

Задачи:

- анализ состояния целевых рынков сбыта и оценка потребностей покупателей

- укрепление материально-технической базы

- поддерживание товарных потоков и каналов распределения с учетом потребительского спроса и предложения товаров.

- формирование тз

- оказание информационных и консультационных услуг

Достижение целей и задач возможно только на основе планирования. Планирование - первоначальная стадия осуществления хозяйственной деятельности.

Планирование подразумевает определение целей и задач предприятия на определенную перспективу, нахождение и анализ способов их реализации и ресурсного обеспечения в

виде разработки общего курса, методов и программ деятельности.

Составление планов дает возможность установить потребность в трудовых и материальных ресурсах, рассчитать сумму ожидаемого годового дохода и спланировать другие показатели. На основе сравнения отчетных показателей с плановыми проводится анализ отклонений. Если есть отклонения от плана, то выясняются причины отклонения и предпринимаются соответствующие меры.

В соответствии с этим планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Долгосрочный план обычно охватывает трехлетний или пятилетний периоды, он вырабатывается руководством компании и содержит главные стратегические цели предприятия на перспективу.

Среднесрочный план содержит вполне конкретные цели и количественные характеристики. Среднесрочные планы составляются обычно на двухлетний период. Краткосрочное планирование может быть рассчитано нагод, полгода, месяц и т.д.

Важнейшими целями, которые преследуются при планировании коммерческой деятельности предприятия, как правило, являются определения объема продаж товарной массы, прибыли и доли на рынке.

Для организации коммерческой деятельности оптовые предприятия выполняют следующие задачи:

- изучение товарных рынков и всех конъюнктурных явлений - спрос, поставщиков, цены, конкуренты;

- организация закупки товаров у различных поставщиков (выбор поставщика, организация хоз. связей);

- складирование - на складе выполняется целый комплекс разнообразных последовательно выполняемых операций по поступлению, хранению и отпуску товаров. Эти операции в совокупности составляют складской технологический процесс. Его содержание и объем зависят от вида склада, физико-химических свойств товаров, хранящихся на нем, объема грузооборота и других факторов;

- формирование оптимального ассортимента - при принятии решений по ассортименту необходимо учитывать степень близости между товарами различных товарных групп, возможности предприятия (финансовые, кадровые, складские и т.д.), требования покупателей, наличие конкурентов;

- организация сбыта - для продажи товаров используются следующие методы оптовой продажи: личная отборка товаров покупателями; подборка товаров в соответствии с заявками, заказами, оформленными письменно, по телефону, факсу со стороны потребителей; через торговых представителей; посылочная форма торговли и торговля через автосклады. Использование маркетинговых решений в системе сбыта имеет цель оказать поддержку в реализации планируемого объема товаров на местном и региональных рынках.

- организация послепродажного обслуживания - развитие рыночных отношений способствует возникновению новых элементов в деятельности оптовых предприятий - в перечень специализированных услуг входят консультации по использованию товаров, их ремонту и гарантийному обслуживанию.

- оценка эффективности коммерческой деятельности.

Правильно организованная коммерческая работа в оптовой торговле способствует удовлетворению запросов потребителей, росту товарооборота и прибыли. Для этого осуществляется комплекс взаимосвязанных функций:

- анализ текущего состояния оптовых рынков и их запросов

- оценка конкурентной ситуации в сфере оптовой торговли

- предоставление статистической информации по всем аспектам сбыта продукции

- установление надежных и долгосрочных партнерских отношений с поставщиками-производителями.

- создание резервных источников финансового обеспечения процесса товароснабжения

- широкое использование коммерческих методов во взаимодействии оптового предприятия с поставщиками-производителями и посредниками.