Сущность информационного обеспечения в менеджменте

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - 1) обеспечение фактическими данными управленческих структур; 2) использование информационных данных для автоматизированных систем управления; 3) использование информации для обеспечения деятельности различных потребителей

Информационная система менеджмента – это система, подсистемами которой является система технологий управления, что использует менеджмент конкретной организации, система информационного обеспечения и система современных информационных технологий, которая включает системы программного и технического обеспечения. Для создания окончательного информационного продукта в информационной системе менеджмента необходимо взаимодействие всех указанных подсистем.

Общая структура информационной системы менеджмента схематично изображена на рис. 1.1. Компоненты должны быть совместимыми, минимально избыточными, полными и хорошо согласованными друг с другом.

Рис. 1.1. Общая структура ИМС

Обработка элементов информационного обеспечения в среде информационной системы менеджмента осуществляется с помощью процессов формализации. Начальными шагами формализации информационного обеспечения является классификация всего множества информационного обеспечения по определенным признакам.

К классу ретроспективной информации относиться историческая управленческая информация, которая может быть использована для формирования управленческих отчетов о деятельности организации с целью прогнозирования и принятия управленческих решений. Ретроспективная информация служит основой для проведения факторного анализа состояния бизнеса и ранжирования характера влияния различных факторов. Для накопления ретроспективной информации в информационной системе менеджмента должны быть предусмотрены соответствующие базы данных, а для обработки этой информации – соответствующее программное обеспечение. Дополнительным источником ретроспективной информации в информационной системе менеджмента могут быть также базы данных других организаций, которые могут предоставлять информацию на коммерческих условиях, или глобальная компьютерная сеть Интернет.

Новая информация – это актуальная информация, которая отображает изменения и фактическое состояние во внутренней или внешней среде организации. Источником новой информации является, в первую очередь, маркетинговая информация о состоянии конкуренции на рынке сбыта, изменения в законодательстве, нормативных актах, которые регулируют деятельность организаций.

Каждый класс информационного обеспечения менеджмента первого уровня классификации может иметь внутренние и внешние источники.

Эффективность сохранения и обработки информации может повышаться, если информационное обеспечение будет классифицировано по признакам условно-постоянной и переменной части. Условно-постоянная часть информационного обеспечения менеджмента – это, в первую очередь, наиболее важный показатель стратегических, тактических и оперативных планов организации, они сохраняются в соответствующих базах данных информационной системы менеджмента. К условно-постоянной информации также принадлежит нормативно-справочная информация определенной сферы деятельности. Переменная часть информационного обеспечения менеджмента – это фактическая управленческая информация.

Информационный продукт, который производит информационная система менеджмента, распределяется между уровнями управления, поскольку каждый из них в менеджменте организации играет свою роль, согласно своих полномочий. В управляющей части системы управления уровни делят на три звена управления: высшее, среднее и низшее. Каждая из них характеризуется собственными информационными потребностями, которые обусловлены набором соответствующих функций, уровнем компетенции. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, стратегические планы, стратегия их реализации. Среднее звено управления – уровень тактического управления. В нем складываются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и др. Низшее звено управления реализует оперативные календарные планы, осуществляет оперативное управление, оперативный контроль и учет.

Каждый руководитель должен определить границы полномочий и ответственности, функциональные обязанности, которые определены его должностью, а отсюда и определен круг информации, которая необходима для выполнения им его должностных задач, поэтому информационное обеспечение должно ориентироваться на информационные требования каждой должности руководителя.

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.