Разработка технологической схемы внедрения документов

Работы по внедрению разработанной отчетной документации являются завершающим элементом всего процесса разработки новой отчетной документации. Во многом, успех данной работы зависит от скорости внедрения разработок в непосредственную трудовую деятельность, степени адаптации и обучения персонала по работе с новыми документами.

Даже, когда проект нового документа уже готов, остается вопрос о его внедрении и эффективном использовании. Поэтому особенно важно разработать оптимальную технологическую схему внедрения этих документов.

В обобщенном виде эта схема отображена на рис.10.

Рисунок 10

Основной целью разработки технологической схемы внедрения документов является обеспечения процесса беспрепятственного внедрения новых форм документации в повседневную рабочую среду.

При внедрении новой отчетной документации в отеле в частности необходимо следовать определенному алгоритму (рис.11).

Рисунок 11

В процессе внедрения новой документации, нельзя обойтись ни без одного из вышеперечисленных пунктов, так как каждый из них играет важную роль. На первом этапе, в сущности, решается вопрос об актуальности новых разработок. На следующем этапе новые идеи уже приобретают конкретную форму. Решающими этапами являются этапы согласования проекта с руководителем и утверждение проекта, так как именно в этот промежуток определятся судьба документов. Последующие этапы по обучению сотрудников, ведению и контролю за ведением отчетной документации, непосредственно влияют на эффективность использования новых разработок. Важно, чтобы от этапа разработки новой отчетной документации до ее выпуска не прошло слишком много времени, так как это может привести к потере документом своей актуальности.

Итак, технологическая схема, должна быть разработана таким образом, чтобы контролировать документ от этапа появления идеи до ее реализации и контроля за ее исполнением.

Только при грамотном исполнении всех этих пунктов, возможно, получить максимальную пользу от новой отчетной документации.

Так же необходимо отметить, что даже утвержденный и выпущенный документ, может нуждаться в корректировках и изменениях. Это становится ясно в процессе работы. Так что технологическая схема так же должна учитывать возможность оперативного внесения изменений в документы.

Для этого процесса необходима аналогичная схема (рис.12).

Рисунок 12

Вывод. Итак, мы имеем две технологические схемы: технологическая схема внедрения новой отчетной документации и технологическая схема внесения изменений в новую отчетную документацию. Эти схемы могут применяться как к отчетной, так и к любой другой документации.

Главной задачей данных технологических схем является совершенствование процесса ведения отчетности. Очень важно, чтобы они позволяли оперативно реагировать на изменения во внешней и внутренней среде отеля, тем самым, модернизируя и упрощая процесс делопроизводства, как в конкретной службе, так и во всем отеле.