Предупреждающие действия

Должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) установлению потенциальных несоответствий и их причин;

б) оцениванию необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;

в) определению и осуществлению необходимых действий;

г) записям результатов предпринятых действий (4.2.4);

д) анализу предпринятых предупреждающих действий.

ПРОЦЕДУРА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Процедура предупреждающих действий состоит из следующих этапов:

♦ регистрации потенциального несоответствия;

♦ определения и планирования предупреждающих действий;

♦ выполнения предупреждающих действий;

♦ оценки эффективности предупреждающих действий.

. РЕГИСТРАЦИЯ ПОТЕНЦИАЛЬНОГО НЕСООТВЕТСТВИЯ

Потенциальное несоответствие может зарегистрировать любой сотруд­ник организации. Для этого он должен создать документ «Протокол предупреждающего действия» и сформулировать потенциальное несоот­ветствие. Формулировка потенциального несоответствия должна быть подписана сотрудником, ее оформившим.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающие действия должны планироваться исходя из следую­щих моментов:

-- уровня риска потенциального несоответствия;

- затрат при превращении данного потенциального несоответствия в реальное;

- затрат на выполнение предупреждающих действий.

Если потенциальное несоответствие имеет невысокий уровень риска и не грозит большими затратами в будущем, то предупреждающие дей­ствия по нему допускается не проводить. Если же потенциальное несо­ответствие имеет высокий уровень риска и грозит большими затратами при превращении его в реальное несоответствие, то предупреждающие действия должны быть выполнены в кратчайшие сроки.

Если предупреждающее действие принято к выполнению, то назна­чается ответственный за его выполнение и дата окончания. Также на данном этапе необходимо определить и зафиксировать срок и метод оп­ределения эффективности предупреждающего действия.

. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающее действие должно быть выполнено в срок, определен­ный на предыдущем этапе. О выполнении предупреждающего действия исполнитель должен отчитаться перед ответственным но потенциаль­ному несоответствию. Если замечаний к исполнителю нет, то данное ПД считается закрытым

Разработка корректирующих действий

Если в ходе аудита выявлены несоответствия или замечания, по каждому из них, обязательно, должны быть предложены соответствующие корректирующие действия.

Ответственность по разработке корректирующих действий полностью возлагается на руководителя подразделения, который возлагает ответственность по каждому конкретному корректирующему действию персонально на сотрудника, с обязательным закреплением срока исполнения.