Контрольный список вопросов для анализа работы руководителя

1. Наименование должности.

2. Кому подчиняется руководитель?

3. Кто подчиняется руководителю?

4. Каково общее число персонала, находящегося в подчинении у руководителя?

5. Каков общий объем финансовых и материальных ресурсов, находящихся под контролем руководителя?

6. Есть ли дополнительные критерии объема работ, например пропускная способность, количество управляемых руководителем подразделений, число клиентов?

7. Какова общая цель работы?

8. Каковы основные задачи по работе?

9. Какое оборудование находится в ведении руководителя?

10. Каковы контакты руководителя внутри и за пределами ор­ганизации?

11. В чем заключается наиболее сложная (ответственная) часть работы?

12. Какие знания и навыки требуются для выполнения работы?

13. Какой опыт требуется для выполнения работы?

14. Какое образование (подготовка) требуется (включая знание языков)?

15. Какие личностные качества необходимы для достижения ус­пеха в работе?

16. Каковы возрастные ограничения?

17. Есть ли какие-либо особые требования, например загранич­ные командировки, ночные рабочие часы, опасная или требующая значительных физических усилий труда работа?

18. Каковы условия найма: заработная плата, премии, служеб­ная машина, пенсия, страхование, рабочие часы, отпуск, периодуведомления об увольнении, особенности трудового соглашения
(контракта), другие дополнительные пособия, льготы?

Существует три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к про­цессам сбора информации. К ним относятся: наблюдение, собе­седование, вопросники.

Наблюдение. Когда работа является открытой, то прямое на­блюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросы о самой ра­боте и для суждения о требованиях, предъявляемых к работни­ку. Некоторые виды работы сами предполагают прямое наблю­дение, например рутинные работы с высоким содержанием руч­ного труда, где большинство операций можно наблюдать, так как они не требуют существенных умственных усилий или проявления индивидуальной свободы действий, и где стандартизированные операции с коротким циклом являются нормой. Более сложные работы в области управления менее пригодны для анализа пу­тем наблюдения.

Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем вто­рое является более сложным, чем первое. При выборочном на­блюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, ин­формация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является по­лучение моментной картины того, что работник делает в иссле­дуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.

Собеседование. Большинство собеседований представляют со­фой интервью «индивидуального» типа — прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить «групповые» интервью — собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует, однако, всегда пом­нить об относительной точности информации, получаемой в про­цессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же опе­рации могут по-разному восприниматься исполнителями рабо ты, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспри­нимать (и записывать) полученную информацию. Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации це­лесообразно разработать процедуру ее перепроверки, например либо путем консультаций с непосредственным начальником ана­лизируемого работника, либо путем регулярной стыковки записей различных интервьюеров (аналитиков) по схожим операциям (ра­ботам). Целесообразна также комбинация собеседования с дру­гими методами анализа работы.

Одним из условий эффективного применения метода собесе­дования при анализе работы является четкое планирование со­беседования заранее, его общей схемы, последовательности за­даваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседо­ванию составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности. Справочники, инструкции и таблицы помогают установить последовательность операций.

Определить последовательность вопросов по управленческим должностям довольно просто. Лучше всего начать с описания ра­боты отдела или сектора. Затем аналитик может вернуться к обя­занностям руководителя и обсудить их по следующим аспектам:

• цели, задачи и стандарты работы — каковы они и кто их устанавливает;

• планы — какие планы и как они составляются, какую от­ветственность несет руководитель за планирование;

• организация — каковы действия руководителя по формированию и изменению организационной структуры своего под­разделения;

• персонал — каковы обязанности руководителя в отноше­нии назначения и увольнения персонала, его оценки, под­держания дисциплины, выдвижения и поощрения работ­ников, каким образом он решает проблемы внутрипроиз­водственных отношений и рассматривает жалобы;

• операции — какую работу выполняет лично руководитель в своем отделе, какие проблемы ему чаше всего приходит­ся решать и какие наиболее важные решения ему прихо­дится принимать, каково его положение в организации и каковы его финансовые полномочия;

• контроль — каким образом руководитель контролирует ра­боту своего подразделения, какие отчеты он получает или со­ставляет, как оценивается эффективность его подразделения.

Вопросники. Вопросники имеют то важное и очевидное пре­имущество, что они структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить совокупность рабочих операций.

Собеседования также могут быть структурированы, но при их про­ведении возможны отклонения. Более того, вопросники пред­ставляют собой экономичный метод (с позиции времени) сбора информации от большего количества людей, работающих на раз­ных рабочих местах. Очевидно, что информация может изменять­ся. Вопросник составлен качественно, если в нем преобладают вопросы типа: что? кто? как? почему? когда? где? Однако сле­дует иметь в виду, что четко и ясно поставленные вопросы мо­гут по-разному интерпретироваться отвечающими. Данные, по­лученные при использовании этого метода, можно легко выра­зить в количественной форме и ввести в компьютер. Источником базовой информации для анализа могут служить анкеты типа «Ин­формационный стандарт анализа работы (рабочего места)». Ан­кета заполняется работником, занятым на данном рабочем мес­те. Образец анкеты приведен ниже.

Информационный стандарт анализа работы (рабочего места)

Название вашей работы______________ Код-------------- Дата------

_ Отдел ________ ---- .Подготовлено (кем?).

Ваш разряд______________ Сектор---------------------------------------

Ваша фамилия_____________

. Кол-во отработанных часов___

Должность вашего начальника. Фамилия вашего начальника —

1. Какова основная цель работы, которую вы выполняете?

2. Чем вы занимались до этого? Укажите, если вы работали в дру­гой организации.

3. На какие повышения по службе вы рассчитываете?

4. Если вы регулярно проверяете работу других, то укажите их фамилии и название работ.

5. Если вы проверяете работу других, какими из приведенных ниже занятий вы занимаетесь: прием на работу, советы по трудо­устройству, обучение, планирование, повышение квалификации,
инструктирование, консультирование, управление, учет произво­дительности труда, продвижение работников по службе, учет за­ работной платы, наблюдения за дисциплиной, увольнение, прочие
виды работ.

6. Что вы можете сказать об успешности и результативности ва­шей работы?

7. Ваши обязанности. Обрисуйте вкратце, что вы делаете и, ес­ли это возможно, как вы это делаете. Назовите те обязанности, ко­торые вы считаете наиболее важными или наиболее трудными:

а) обязанности одного рабочего дня;

б) периодические обязанности (укажите период — еженедель­но, ежемесячно или раз в квартал);

в) обязанности, которые вы выполняете время от времени;

г) как долго вы выполняете эти обязанности?

д) выполняете ли вы сейчас какие-либо ненужные обязанности? Если «да», то опишите их;

е) какие бы обязанности, не входящие в вашу работу сейчас, вы хотели бы выполнять?

8. Уровень образования. Выберите из приведенных ниже тот уро­вень образования, который необходим для выполнения вашей ра­боты (но не ваш собственный уровень образования): а) не нужно
никакого образования, б) ниже уровня средней школы, в) аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, г) незакончен­ное высшее образование, д) законченное высшее образование.

Укажите уровень образования, с которым вы пришли на вашу должность.

9. Опыт. Выберите из приведенных ниже критериев тот, кото­рый необходим для выполнения вашей работы: а) никакого, б) менее 1 месяца работы, в) от 1 до 6 месяцев работы, г) от 6 месяцев до
I года, д) от I до 3 лет, е) от 3 до 5 лет, ж) от 5 до 10 лет, з) более 10 лет.

Укажите степень вашего опыта, когда вы пришли на эту долж­ность.

10. Навыки. Укажите все навыки, необходимые для выполнения вашей работы (например, степень точности, внимания и аккурат­ности при использовании инструментов, методов или систем и т.д.).

Укажите те навыки, с которыми вы пришли на эту должность.

11. Оборудование. Требует ли выполнение вашей работы исполь­зования какого-либо оборудования? Да Нет.

Если «да», то укажите, как часто вам приходится пользоваться оборудованием:

	Редко	От случая к случаю	Часто
а)
б)
в)
г)

12. Требования, предъявляемые работой к здоровью человека¹. Укажите все ненужные требования, предъявляемые к вам, и как час­то вам приходится их соблюдать:

	Редко	От случая к случаю	Часто
а) переносить тяже­лые предметы
б) неудобная или стесненная поза
в) слишком большая скорость рабочего про­цесса
г) высокие требова­ния, предъявляемые к органам чувств (к зре­нию, слуху, обонянию, способности определять на ощупь, к громкости голоса)

13. Отрицательные эмоции. Укажите нежелательные эмоции, ко­торые вызывает у вас работа, и как часто это случается:

	Редко	От случая к случаю	Часто
а) контакты с людьми
б) контакт с посетите­лями
в) постоянное внима­ние начальства
г) работа под постоян­ным давлением сверху
д) скользящий график работы
е) работа в одиноче­стве
ж) большое количество переездов
з) другие

14. Расположение вашего рабочего места. Считаете ли вы его
удовлетворительным или неудовлетворительным?

Расположение рабочего места

Удовлетворительное Неудовлетворительное

а) на открытом воздухе ________________ _________________

6} в помещении _________________ _________________

в) в подземном поме­
щении ------------------------------ ____________________

г) в шахте ____________________

д) на возвышении

15. Окружающая обстановка. Считаете ли вы окружающую вас на работе обстановку неудобной, располагающей или отличной?

	Неудобная	Располагающая	Отличная
а) освещение
б) вентиляция
в) резкие перепады температур
г) вибрация
д) комфортность мебели

16. Состояние окружающей среды. Укажите нежелательные факторы, с которыми вам приходится иметь дело во время рабо­ты, и как часто вы с этим сталкиваетесь.

	Редко	От случая к случаю	Часто
а) пыль
б) грязь
в) жара
г) холод
д) вредные выхлопы
е) запах
ж) шум
з) сырость
и) другие

17. Здоровье и безопасность. Укажите все нежелательные фак­торы, влияющие на состояние вашего здоровья и безопасность, и как часто во время работы вам приходится с ними бороться.

	Редко	От случая к случаю	Часто
а) высота, иа которой вы работаете
б) излучения
в) механическое воз­действие
г) движущиеся объекты
д) взрывчатые веще­ства
е) возможность электрошока
ж) возможность воз­горания
з} другие

Подпись

Замечания и уточнения начальника

Прочтите ответы работника на вопросы анкеты: точно ли он об- _; рисовал требования, предъявляемые к работе, и соответствует ли его понятие о данной работе степени ответственности, которую к ней предъявляют?

_____________ Да__________ Нет

Если «нет», то объясните почему и укажите возможные упуще­ния; если у вас есть добавления, то внесите их.

_______

Рис. 9.1. Последовательность и назначение анализа и описания работы

Описание работы включает следующие типовые разделы:

а) наименование работы (рабочего места);

б) кому подчиняется работник;

в) за кого непосредственно отвечает работник;

г) общая цель работы;

д) основные направления деятельности и задачи (их число ог­раничено основными задачами, которые характеризуют ключе­вые аспекты работы и отражают действия работника с помощью
глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

е) условия работы и рабочая среда — температура, освещен­ность, вредные воздействия и т.п.;

ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные кон­такты данной работы (рабочего места) с другими как внутри ор­ганизации, так и вне ее;

з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описания работы могут и должны использоваться в интере­сах всей организации и самого работника. Они используются ор­ганизацией для определения задач отдельного исполнителя; изу­чения производительности труда; создания спецификации работ­ника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, под­готовки и повышения квалификации кадров; определения непри­годности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, ар­гументации в суде в случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; воз­можность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой дея­тельностью.

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Мас­штаб работы непосредственно связан с ее содержательной сто­роной и представляет собой количество задач или операций, ко­торые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественный харак­тер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в органи­зации. Отношения по работе являются «мостиком» к формиро­ванию структуры организации, основным первичным элементом которой является «должность». Основой для составления по каж­дой должности должностной инструкции является анализ и опи­сание работы по этой должности.

Считается, что ответственность за составление описания рабо­ты (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

• лучшим подходом является случай, когда исполнитель го­товит сам проект описания своей работы, обсуждает и со­гласовывает его со своим непосредственным начальником.
Затем с целью обеспечения согласованности с более широ­кими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;

• когда исполнитель работы не может подготовить проект опи­сания самостоятельно, проект составляется и согласовы­вается совместно исполнителем и его непосредственным
руководителем, затем утверждается у руководителя следую­щего уровня.

Оказание помощи в составлении описания и обучение этому должно возлагаться на специалиста-аналитика данного вида работы или другого специалиста службы управления персоналом. Описания необходимо разрабатывать для работников всех уровней. Объек­том анализа и описания может быть как непосредственно работа, так и рабочее место, на котором выполняется данная работа.

Поскольку «трудовые действия» или «трудовой процесс» это и есть, по сути, «работа», то все, что было рассмотрено выше по поводу анализа и описания работы, относится и к рабочему месту. А так как для категории служащих рабочее место рассматрива­ется обязательно в сочетании с должностью, то анализ и описа­ние должности также проводится аналогично тому порядку, ко­торый был рассмотрен выше.

В чем заключается отличие понятий «должность» и «рабочее место»? Через понятие «должность», характерное для категорий руководителей, специалистов, технических исполнителей, отра­жается социально-экономическая сторона понятия «рабочее ме­сто», которую дополняет и структурно-организационный аспект (наличие обязанностей, прав, ответственности). Но «должность» является лишь частичной характеристикой «рабочего места».

Рабочее место наряду с социально-экономической включает организационно-техническую и пространственную сторону. За­дачи (работы), которые должны выполняться на том или ином рабочем месте, определены в количественном и качественном от­ношении в описании рабочего места.

Описание рабочего места — всесторонняя информация о тре­бованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем месте. Оно используется при подборе, отборе и найме персонала, при про­ведении аттестации рабочих мест и работников. Описание рабо­чего места включает типовые разделы: наименование рабочего места; классификационная группа рабочего места; количество ра­ботников на рабочем месте; характеристика органов управления им; подчиненность органу управления; схема замещения долж­ностей на рабочем месте; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики ра­бочего места (содержание, средства и организация труда); тре­бования, предъявляемые к квалификации работника (уровень об­разования, профессиональное обучение, профессиональный опыт); требования физического характера (мышечная нагрузка, осанка, острота зрения, слух, влияние окружающей среды); тре­бования психического характера (монотонность работы, способ­ность к регулированию, готовность к кооперации усилий, наличие коллективистского духа).