Размещение и отсылка заказа

Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики.

Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экс­педирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного конт­роля.

Этапы осуществления процедуры закупок:

1. Размещение заказа

2. Подготовка заказа на закупку

3. Отслеживание заказа на закупку

4. Контроль выполнения и экспедирование заказа

5. Получение и проверка товаров

6. Оплата поставок

4. 1. Подготовка заказа на закупку.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют взаимоотношения между покупателем и продавцом.

Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, даты поставки, условий отгрузки и оплаты.

Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом.

Наиболее общими типами заказов являются следующие

Типы заказов на закупку

Тип заказа	Характеристика
Заказ на закупку	используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов и условия закупки
Общие заказы	дают простую систему для закупки дешевых и стандартных товаров. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые потребуются ей в течение какого – то времени. После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию
Электронное снабжение	использует электронный обмен данными для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов
Контракт	подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, условия выполнения. Контракт заключается если речь идет о долгосрочных услугах
Субконтракт	заключается поставщиком в случае передачи части работ субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организаций и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком

4. 2. Отсылка заказа на закупку.

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону или курьерской связью. Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронного обмена данными являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации.

4. 3. Контроль выполнения и экспедирование заказа.

Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества реклама­ций и брака. Контроль поставок включает в себя также от­слеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния за­пасов материальных ресурсов.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отставания графика.

4. 4. Получение и проверка товаров (приемка товара).

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара (рис. 15.).

методы приемки партий 1. Сплошной контроль 2. Выборочные методы: -приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам; -непрерывный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий -приемочный выборочный контроль по качественным признакам; -ревизионный выборочный контроль

Меры по обеспечению качества товаров

методы приемочного контроля 1. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества; 2. Апробаци применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров; 3. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика; 4. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

Рис. 15. Классификация мер по обеспечению качества товара

4. 5. Оплата поставок.

Заключительный этап выполнения контракта – получение счетов на оплату заказанных товаров. Все счета проверяются и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется безналичный расчет, могут производиться и наличные платежи, если иное не установлено законом.

Организация снабжения предусматривает создание инфраструктуры процесса организации снабжения и организационной структуры управления снабжением.

Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств.

Организационная структура управления снабжением может иметь децентрализованную и централизованную формы.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки для своего отдела (рис.16.).

Директор подразделения А (производство компьютеров)

Главный исполнительный директор

Отдел закупок

Директор подразделения Б (производство оборудования для компьютеров)

Директор подразделения С (производство потребительских товаров)

Отдел закупок

Отдел закупок

Рис. 16. Децентрализованная форма организации снабжения

Преимущества такого подхода:

· пользователь лучше знает потребности отдела;

· возможность более быстрого удовлетворении потребности в материальных ресурсах.

Недостатки:

· решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;

· недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;

· сложность проведения функционального анализа в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование и.п.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредотачивающий все функции снабжения организации (рис.17.).

Главный исполнительный директор

Директор подразд-я А (произв-во компьют-в)

Дир-р подраз-я Б (произв-во оборудования для комп-в)

Директор подразд-я С (произв-во потреб. товаров)

Отдел снабжения

Рис.17. Централизованная форма организации снабжения

Такой подход дает определенные преимущества:

· объединение всех закупок аналогичных материалов, что дает возможность получения скидок за большие заказы;

· устранение дублирования операций;

· наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;

· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.