Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

Денежные средства организации – совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских счетах, в открытых аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением об организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденных ЦБ РФ.

В соответствии с указанными документами предусматривается:

- наличие специально оборудованного помещения кассы

- ведение кассовой книги и др. документах по установленной форме

- применение контрольно-кассовых машин

- хранение свободных денежных средств на счетах в банках

- расходование денежных средств, полученных из банка строго на цели указанные в документах

- хранение денежных средств в кассе в пределах установленных лимитов, установленных банком.

Фактическое поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером. Кассир на основании приходных и расходных документов ведет кассовую книгу

При сдаче наличных денег в банк выписывается объявление на взнос наличными.

Учет кассовых операций ведется на счете 50.

Для открытия в банке расчетного счета организация предоставляет следующие документы:

- заявление на открытие расчетного счета

- документы о регистрации организации

- учредительные документы

- карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера, их заместителей и оттиском печати

- документы о постановке на налоговый учет и о постановке в качестве плательщиков взносов в ПФ, Фонд соцстраха.

Порядок совершения операций по расчетному регламентируется правилами, инструкциями и положениями ЦБ.

С 1-го января 2002 года установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов:

· суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке – 100 рублей

· расходы по найму жилья – исходя из фактических затрат, подтвержденных документами, но не более 540 рублей в сутки

При отсутствии подтверждающих документов – 14 рублей.

Также оплачивается проезд от пункта назначения и обратно на всех видах автомобильного и ж/д транспорта, кроме такси.

При командировках за границу суточные и расходы по найму жилья оплачиваются исходя из установленных в каждом конкретном случае норм.

В отдельных случаях по решению руководителя организации командировочные расходы могут оплачиваться сверх норм. В этом случае разницы включаются в доход работника и облагаются налогом на доходы физ. лиц.

Аналитический учет расчета с подотчетными лицами ведется по каждому работнику.

Синтетический учет ведется на сч 71 – «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активный, по Дт отражается получение работником денег из кассы под отчет: Дт 71 Кт 51

По Кт отражается списание утвержденных расходов. Дт 25,26 Кт 71

Если работник несвоевременно возместил деньги в кассу, то указанные суммы оформляются как недостача. Дт 94 Кт71 Дт 73 Кт94

Аналитический и синтетический учет ведется в журнале-ордере №7.

Расчет с работниками ведутся по предоставляемым займам и по возмещению материального ущерба. Расчеты по данным операциям учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет активный, имеет следующие субсчета:

73.1 расчеты по предоставленным займам. Учитываются суммы кредитов и займов, полученных работником из банка через организацию на индивидуальное жилищное строительство.

По Дт 73.1 отражается предоставляемый кредит работнику

Дт 73.1 Кт 50,51,55

73.2 Расчеты по возмещению материального ущерба. Учитываются суммы потерь в результате недостач, хищений, брака по вине работника.

По Дт 73.2 отражаются суммы ущерба, которые возмещает виновное лицо

Дт 73.2 Кт 94